La automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation – RPA) es un sistema que permite a las empresas automatizar los procesos y las tareas que normalmente realizan los empleados. Además, RPA puede funcionar en diferentes aplicaciones, plataformas y departamentos, al integrarse perfectamente con la infraestructura de TI existente, ya que no requiere ninguna instalación adicional. Anteriormente habíamos publicado los casos de uso de RPA cuando recien empezamos a hablar sobre esa tecnología que está cambiando la forma de hacer negocios. Dos años después te traemos una actualización de esos caso de uso a fin de brindarte inspiracion sobre los procesos que puedes automatizar en este panorama post pandemia, y en el que las tecnologías han demostrado lo importantes que son en los negocios.
Top 10 casos de uso de RPA en 2021
La automatización robótica de procesos puede funcionar en diferentes aplicaciones, plataformas y departamentos. RPA se integra bien con la infraestructura de TI existente y no requiere ninguna instalación adicional. Las empresas no tienen que invertir mucho para automatizar los procesos esenciales. Hay varias formas de usar RPA de manera efectiva como:
1. Servicio al cliente
Los clientes modernos están acostumbrados a respuestas rápidas y soluciones eficaces. Es posible entregar los resultados que los clientes desean, con la ayuda de la automatización. Los sistemas automatizados de atención al cliente pueden clasificar consultas y ofrecer respuestas iniciales a los clientes. El sistema automatizado puede segregar consultas en diferentes categorías, como departamento de tecnología, departamento de servicio y más. La clasificación garantiza que las consultas lleguen al agente de atención al cliente adecuado para una resolución rápida. No es necesario que la llamada del cliente se transfiera de un ejecutivo a otro. El servicio al cliente tiene varios procesos basados en reglas que se pueden automatizar y optimizar. Según la investigación, más del 70% al 80% de los procesos basados en reglas se pueden automatizar, y es una buena idea comenzar con el servicio al cliente.
2. Procesamiento de facturas
El gran volumen de procesamiento de facturas tiene tareas manuales repetitivas que pueden resultar en pagos retrasados e incorrectos. Los pagos oportunos pueden ofrecer bienes / servicios de calidad del proveedor. El procesamiento de facturas tiene muchos desafíos, requieren datos consolidados de varias fuentes en un sistema de base de datos único. RPA procesa automáticamente las facturas una vez recibidas. El formato de factura en papel se puede automatizar mediante OCR. RPA puede automatizar la entrada de datos, el error de conciliación e incluso puede procesar ciertas decisiones necesarias para el procesamiento de facturas, lo que minimiza la necesidad de intervención humana.
3. Órdenes de venta
La coherencia de los datos en los sistemas empresariales es una tarea muy tediosa. El representante de ventas debe dedicar su tiempo crítico a ingresar datos en el sistema CRM y en el sistema ERP. Los analistas financieros tienen que replicar los datos e ingresarlos en otro sistema o módulo. Esto puede resultar en duplicaciones, producir errores y afectar la productividad. RPA puede realizar actividades de ventas de un extremo a otro mediante la automatización de tareas como la entrada de pedidos de ventas, facturación, etc. Ayudará a mantener una base de datos al eliminar datos duplicados, mejorar la experiencia del cliente y aumentar la satisfacción de sus empleados de ventas al eliminar todos los tareas que requieren mucho tiempo, como la entrada de datos, y pueden concentrarse en su tarea principal: prospectar y generar más negocios.
4. Pago de nómina
El procesamiento de la nómina todos los meses es una tarea repetitiva y que consume mucho tiempo para el equipo de recursos humanos de todas las organizaciones y esto también requiere un gran volumen de esfuerzos de entrada de datos. Esto puede resultar en datos inexactos que pueden causar retrasos en el pago e insatisfacción de los empleados. RPA puede verificar la coherencia de los datos de los empleados en varios sistemas, validar las hojas de tiempo, cargar ingresos y deducciones. También puede automatizar la creación de cheques de pago, administrar beneficios y reembolsos. RPA puede realizar la automatización de las transacciones relacionadas con la nómina de un extremo a otro para evitar imprecisiones y retrasos.
5. Comparación de precios
Las empresas a menudo tienen que realizar compras al por mayor para fabricar productos o prestar servicios. El costo de estos artículos puede afectar los ingresos o las ganancias de la empresa; las empresas siempre investigan en línea para tomar una decisión informada. El proceso de investigación puede llevar mucho tiempo y ser complicado, razón por la cual muchas empresas han comenzado a utilizar RPA. El sistema no solo compara precios de diferentes proveedores, sino que también puede comparar los atributos y la calidad de los productos. Las empresas pueden comprar los mejores recursos a los mejores precios posibles.
6. Almacenamiento de información del cliente
RPA puede ayudarte a almacenar, clasificar y organizar todo tipo de información del cliente para garantizar que todo sea fácilmente accesible. El sistema categorizará automáticamente diferentes datos como información de contacto, historial de compras, preferencias, información personal como cumpleaños o aniversarios.
El sistema puede mostrar toda la información a ejecutivos de atención al cliente, vendedores y empleados similares. No es necesario ingresar manualmente esta información ni preocuparse por su precisión. RPA es más precisa que las personas y tiene un margen de error más bajo. El almacenamiento de información es uno de los trabajos más laboriosos y puede causar mucho estrés. La adopción de RPA puede reducir las tareas repetitivas en casi un 80%.
7. Procesamiento de información de recursos humanos
Almacenar y procesar información de recursos humanos es una tarea desafiante. Lleva mucho tiempo y puede ser un proceso tedioso. Una empresa exitosa genera grandes cantidades de datos de empleados, que pueden ser difíciles de clasificar y organizar. El sistema RPA puede recopilar y organizar toda la información que requiere su departamento de recursos humanos. La información como el historial de empleados, la nómina, los reembolsos, el nivel de capacitación, se puede clasificar y almacenar a través de RPA. Puedes manejar todas las tareas del día a día y permitir que tus empleados de recursos humanos se concentren en el aspecto humano. Pueden trabajar para mejorar la productividad de los empleados y la cultura laboral, lo que no puede manejarse mediante la automatización.
8. Procesamiento de reembolsos rápidos
La reputación de una empresa depende de la rapidez con la que puedan procesar los reembolsos. Los clientes quieren que este proceso sea rápido y fluido, pero es más fácil decirlo que hacerlo. Las quejas y las solicitudes de devolución generan una gran cantidad de datos que pueden resultar tediosos de clasificar. El sistema RPA resuelve el asunto de manera eficaz y procesa el reembolso sin demora. Eso mejora la experiencia general del cliente y tiene un impacto positivo en tu reputación.
9. Reclutamiento
La automatización robótica de procesos también puede ayudar con el reclutamiento, lo que puede ayudar a agilizar considerablemente el proceso. El sistema puede obtener currículums de diferentes plataformas, acceder al valor, clasificar el spam o las aplicaciones no deseadas y otros factores similares. Esto puede agilizar el proceso de contratación por un margen considerable. Puede reducir el estrés de los reclutadores y permitirles acceder a todos los solicitantes de manera más exhaustiva.
Alrededor del 90% al 95% de los procesos de contratación vitales, como la selección, la evaluación, la medición, la incorporación y la administración, pueden ser manejados por RPA.
10. Extraer datos de diferentes formatos
Los datos pueden aparecer en diferentes formatos que van desde texto editable hasta notas escritas a mano. Los profesionales del ingreso de datos luchan por leer la información e ingresarla en el sistema. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres puede leer fácilmente la información de diferentes fuentes de formato e ingresarla en el sistema.
Todo el proceso se puede automatizar con poco compromiso en la precisión de la información. Si tu empresa necesita recopilar y almacenar información de diferentes fuentes, RPA es una gran inversión. Los empleados dedican alrededor del 10% al 20% de sus horas hombre en tareas recitativas de computadora como esta. Puedes ahorrar todo ese tiempo y dirigirlo hacia algo más productivo.
Conclusión
Como puedes ver, la automatización robótica de procesos se puede implementar de varias formas interesantes. Requiere algo de práctica, pero sus empleados pueden adaptarse fácilmente a los cambios y trabajar de manera productiva. En AutomationEdge RPA, animamos a las empresas a probar el sistema. No es necesario implementar la automatización en todo el sistema desde el principio. Comienza poco a poco y automatiza un proceso a la vez para ver si es la opción correcta para la empresa.
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