Todos los negocios de todas las industrias están listas para la adopción de la automatización. Sin embargo, el contratar una herramienta de automatización no garantiza el éxito, al contrario hacerlo sin realizar el análisis adecuado y la estrategia correcta puede retrasar tu transformación digital y generar perdidas de tiempo y dinero. En este artículo revisaremos los principales puntos a considerar al momento de automatizar los procesos de tu empresa.
En el mundo empresarial actual, la automatización va a todas partes y se convierte en un tema candente. Con la automatización, la organización puede mejorar significativamente el tiempo de respuesta empresarial, la eficiencia, la precisión y reducir las horas de trabajo dedicadas a tareas rutinarias y repetitivas. La automatización es universal y se puede aplicar en cualquier vertical o industria.
Puede sentir la tentación de automatizar todos los demás procesos, pero es bueno tener un plan para hacerlo bien la primera vez y aprovechar al máximo el tiempo y los recursos necesarios para implementar la automatización.
Consejos para una automatización robótica de procesos exitosa
A continuación se muestran los consejos para una automatización robótica de procesos exitosa:
1. Comprender completamente el proceso que está automatizando
Debemos comprender completamente el proceso antes de planificar cualquier automatización de proceso. No se debe automatizar el proceso con conocimiento a medias. Debemos identificar, evaluar y documentar los procesos, luego validarlos y probarlos para asegurarnos de que brinden los resultados deseados después de la automatización.
Una vez definidos, los procesos deben tener vida. No pueden simplemente ser capturados y documentados. El proceso debe usarse activamente, refinarse dinámicamente y actualizarse y automatizarse, luego evaluarse y actualizarse continuamente durante la vida del proceso. Las organizaciones deben seguir las tareas para asegurarse de que adoptan las mejores prácticas para los procesos, tales como:
- Proporcionar supervisión
- Método de revisión y validación
- Optimizar la consistencia y consolidación de las herramientas
- Documentar y probar antes de la producción
- Recomendar mejoras
- Retirar procesos automatizados
2. Falta de documentación para los procesos
Comenzar a establecer una cultura de documentación de procesos, comenzando con procesos estándar y repetitivos. Comenzar es una parte intrincada. Simplemente pon las cosas en papel, aunque no sean perfectas. Concéntrate en las tareas rutinarias que son muy repetitivas y priorizan los resultados comerciales, lo que afectará positivamente al negocio. Los líderes deben formalizar la documentación del proceso y las expectativas de automatización y hacerlas parte de las descripciones de puestos, las estructuras de recompensa y los modelos de compensación. Las organizaciones siguen las siguientes tareas para garantizar las mejores prácticas para la documentación.
- Empezar a documentar los procesos estándar
- Proporcionar una capacidad de documentación de procesos para capturar y registrar los conceptos iniciales del proceso
- Proporcionar plantillas para establecer estándares comunes para la documentación
- Establecer repositorios compartidos para documentar los flujos de trabajo
- Establecer un equipo o comité de revisión de procesos para evaluar y revisar por pares el proceso recomendado antes de la automatización
3. Ayuda a tu equipo a adoptar la automatización
Las personas que trabajan en procesos manuales deben estar muy ocupadas con su trabajo de rutina. La introducción de la automatización puede llevar a la pérdida de identidad y la renuncia personal en la organización.
La adopción de la automatización debe incluir un enfoque en la ganancia de eficiencia. Debemos centrarnos en el resultado comercial e implementar métricas de extremo a extremo para rastrear y comunicar el progreso. Alinea las métricas de desempeño, los sistemas de reconocimiento y compensación para impulsar y recompensar el comportamiento deseado cuando los resultados mejoren.
4. Escasez de personal y habilidades en automatización de procesos robóticos
Los proveedores de herramientas de automatización continúan agregando capacidades de automatización y definición de procesos a las herramientas de administración, monitoreo y soporte. Estas herramientas de automatización son utilizadas por especialistas para simplificar las actividades del día a día dentro de sus áreas de especialidad. Estas herramientas de automatización se desarrollan para mejorar la velocidad y la agilidad y ayudan a centrarse en el ciclo de vida de la aplicación, desde el desarrollo hasta la prueba y la producción. En muchas situaciones, estas herramientas tienen una orientación de programabilidad, con un apoyo importante para la integración y el registro.
5. Centrarse en objetivos específicos
El objetivo de cualquier proyecto de automatización debe ser claro. Debemos documentar y comunicar el objetivo principal y lograr hitos de éxito.
Los gerentes deben asegurarse de que todas las partes interesadas estén en la misma página, con una comprensión clara de los beneficios técnicos y comerciales. Necesitas definir un conjunto específico de objetivos medibles. Primero debes hacer las cosas correctas. Establecer y gestionar las expectativas, luego comunicar con regularidad y frecuencia.
6. Automatizar, incrementar y priorizar
Iniciar la automatización creando una lista de las medidas que tendrán un impacto en el negocio y luego establecer prioridades según el esfuerzo y el riesgo involucrados en la implementación de la automatización. La automatización requiere mucho tiempo y recursos, los cuales se recuperarán si lo haces bien.
7. Piensa en una solución a largo plazo
Al optar por la automatización, debes considerar una solución a largo plazo. La herramienta debe ser flexible para crecer y adaptarse a futuros cambios en su aplicación.
8. Primero, necesitas encontrar soluciones
Muchas herramientas tienen adaptadores que podemos usar directamente para la automatización. Por lo tanto, investiga sobre las cosas disponibles antes de decidir desarrollar tu propia automatización, lo que te ahorrará tiempo y dinero.
9. Planifica con anticipación el cambio a la automatización
Debemos hacer las cosas manualmente y luego cambiar a la automatización porque tu comprendes mejor el dominio. Cuando crees un producto nuevo, ten cuidado con la cantidad de tareas que automatiza. Es probable que debas revertirlo.
10. Calcula el ROI de la automatización
Tenemos que estimar el ahorro de tiempo y costo que dará la automatización de un proceso y compararlo con el tiempo y el costo requeridos para automatizar ese proceso. Asegúrate de priorizar la automatización de los procesos que ahorrarán más tiempo y tendrán el mayor ROI.
Conclusión
RPA hace su magia solo cuando se implementa de manera inteligente
A pesar de que las empresas de todas las industrias están listas para adoptar RPA a nivel mundial, todavía hay muchas de ellas que temen hacer el cambio. La RPA está rodeada de muchos conceptos erróneos que la obligan a fallar. Recuerda, RPA puede convertirse en una herramienta fenomenal para las empresas, ya que aumenta la eficiencia y la productividad. Sin embargo, el proceso exige una fuerte inversión en planificación y mantenimiento.
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