Para mantenerse competitivos como proveedores de servicios profesionales para empresas en rápido crecimiento y evolución, los consultores deben lidiar con un entorno empresarial cada vez más complejo. Muy a menudo, los proyectos tienen un alcance amplio, que involucra ubicaciones globales y, por supuesto, altas expectativas de los clientes. Los rápidos cambios en los negocios exigen que los proveedores de servicios profesionales se muevan a la misma velocidad, como analizamos en este blog, además de como enfrentar estos nuevos desafíos con una herramienta de gestión inteligente de contenido como M-Files.
2 claves para mejorar el rendimiento de los proveedores de servicios profesionales
Por lo general, los proyectos que no cumplieron con sus objetivos fallaron en alcanzar algunos o excedieron los presupuestos o los cronogramas. Ciertamente, los consultores profesionales trabajan con la gestión de proyectos para anticipar y planificar los obstáculos; sin embargo, nadie puede tomar buenas decisiones sin acceso oportuno al flujo de información adecuado. Las personas necesitan acceso a la información requerida en el momento preciso. A su vez, deben tener una forma de compartir, colaborar e incluso alertar a otros sobre las acciones requeridas. Eso lo lleva a las dos características esenciales que su conjunto de herramientas debe aportar: visibilidad y flujo de información.
Visibilidad
Los proyectos generan muchos documentos. Algunos ejemplos obvios incluyen contratos, memorandos, cartas, especificaciones, hojas de cálculo y recibos. Con la mayoría de las empresas, y particularmente con proyectos que involucran a múltiples partes interesadas, es posible que encuentres estos documentos almacenados en lugares como discos duros de PC, bases de datos o servidores en la nube.
Para tomar buenas decisiones rápidas, es importante asegurarse de que los empleados tengan acceso a un conjunto diverso de documentos que podrían almacenarse en varios lugares. Dado que las empresas de consultoría dependen en gran medida de su propiedad intelectual como activo, es particularmente importante que estos profesionales demuestren que saben cómo acceder y controlar toda su información, sin importar cuán dispersa pueda estar.
Como consultor, es posible que también tuvieras problemas con el acceso a la información de otra manera. A veces puedes trabajar en el sitio de un cliente, en la oficina local o, más comúnmente, en estos días, en casa. No solo necesitas un sistema que brinde visibilidad en el escritorio, también uno que permita el acceso desde diferentes dispositivos y desde casi cualquier lugar. No importa dónde te encuentres, el sistema correcto y una conexión a Internet brindarán la misma productividad que disfrutarías dentro de la oficina.
Flujo de información
No es suficiente tener información accesible y disponible para mejorar los procesos comerciales. Por lo general, los documentos deben aprobarse o editarse antes de pasar al siguiente paso. Los retrasos o la confusión debido a que la actividad se administra desde Outlook y se perdió un archivo adjunto en una carpeta de correo electrónico pueden costar un tiempo valioso. Esto, a su vez, tendrá un impacto en los costos y presupuestos. Como solución a este problema común, los buenos sistemas de gestión de la información pueden desplegar alertas automáticas, para que el responsable sepa que es hora de atender su tarea.
No es suficiente simplemente mantener la información en movimiento a través del sistema. También necesita pistas de auditoría y control de versiones, para que puedas rastrear el historial de cualquier documento en cuestión. De esa forma, no solo tendrás una vista estática, sino una vista de 360 grados del historial de un documento. Si algo cambia, puedes averiguar exactamente cuándo y cuánto cambió.
Esto también ayuda a evitar el tipo de errores de versión que ocurren comúnmente con docenas de archivos adjuntos enviados por correo electrónico que son revisados por varias personas. Por ejemplo, si envías un documento por correo electrónico a seis personas para solicitar modificaciones y luego obtiene seis versiones editadas, ¿Cuánto tiempo llevará revisar, consolidar y compilar todos esos cambios en algo coherente? ¿No ahorrarías tiempo y sería más fácil evitar errores si pudieras ver un documento de origen con todos los comentarios y cambios registrados?
Cómo M-Files transforma a los proveedores de servicios profesionales
Algunas características de un sistema de gestión de información inteligente como M-Files incluyen:
- Distribución de documentos a personas responsables para mantenerlos en movimiento a través de su proceso de ciclo de vida.
- Pistas de auditoría, controles de versión y seguridad certificada con configuración de roles sofisticada
- Funciones de búsqueda inteligente que pueden encontrar documentos en cualquier lugar
- La capacidad de establecer reglas de edición para minimizar los errores.
A menudo, la parte más difícil de un proyecto consiste en averiguar el estado de las tareas actuales y quién debe dar el siguiente paso. M-Files no solo puede responder a estas preguntas, también puede mantener el flujo de información de una persona a otra y ayudar a los equipos a adherirse a procesos comerciales eficientes. Los controles de versión y las funciones de edición ayudan a minimizar los errores y, si ocurren, rastrearlos. Nadie necesita perder el tiempo buscando documentos en múltiples sistemas cuando M-Files permite búsquedas completas, rápidas y complejas de toda la información desde una interfaz. Agrega acceso remoto con seguridad certificada y tendrás un sistema que puede transformar el negocio de consultoría.
M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Comienza tu transformación digital y cambia tu forma de hacer negocios. Contacta a nuestros experto y solicita una demostración personalizada.
Consulta la información original en inglés.
