En 1992 se enviaron los primeros archivos adjuntos en un correo electrónico, una innovación para ayudar a la colaboración, sin embargo, al mismo tiempo surgieron los problemas que entorpecerían el trabajo en equipo como la gestión de versiones del mismo archivo, problemas de almacenamiento, control de accesos entre otros. Revisamos en esta publicación cuales son los problemas de adjuntar archivos en correos electrónicos y como una solución de Enterprise Content Manager (ECM) nos ayuda a superarlos.
Los problemas de archivos adjuntos
¿Con qué frecuencia te piden que edites, apruebes o comentes un documento enviado como archivo adjunto de correo electrónico? Para muchos de nosotros, esto pasa diario.
Un escenario típico: un compañero de trabajo bien intencionado envía un correo electrónico a varias personas con un documento de Word en busca de comentarios. Un colega hace algunas ediciones, presiona responder a todos y adjunta el archivo editado, agregando una persona más al correo electrónico del grupo. Otro compañero de trabajo hace lo mismo, y de repente, tu bandeja de entrada está repleta de archivos adjuntos, todos con nombres de archivo ligeramente diferentes (muchos usuarios agregan sus iniciales al nombre).
Horas más tarde, finalmente tienes tiempo para abordar el documento ¿Cuál de la docena de archivos adjuntos enviados por correo electrónico utilizas?
Los archivos adjuntos de correo electrónico alguna vez fueron una adición novedosa a los correos electrónicos, una característica aparentemente ventajosa que permitía compartir e intercambiar información rápidamente. Sin embargo, se hicieron rápidamente difíciles de manejar. Si tu organización administra el trabajo a través de archivos adjuntos de correo electrónico, comprendes los dolores de cabeza.
¿Cómo mejorar la gestión de archivos adjuntos?
Una solución de administración de contenido empresarial como M-Files permite a los usuarios colaborar, coordinar y administrar proyectos de trabajo de manera más eficiente.
Echemos un vistazo más de cerca a los desafíos que plantean los archivos adjuntos de correo electrónico y por qué.
3 desafíos comunes al adjuntar archivos
1. Control de versiones
Una cadena de correos electrónicos con archivos adjuntos, como en el ejemplo anterior, crea importantes problemas de calidad. Existe la frustración natural que enfrentan muchos usuarios cuando intentan averiguar qué versión usar. Usar la versión incorrecta o no incluir la lista completa de revisores empeora el problema para todos.
Para el trabajador responsable del documento final, es muy fácil pasar por alto una edición o sugerencia debido a la letanía de diferentes versiones del documento en juego. Lo que es peor, el proceso puede disuadir a algunas personas de participar en la revisión de documentos, cuando se cansan de recibir correos.
Un sistema de control de versiones ECM permite el seguimiento de cambios y quién los realizo, además, sigue siendo un enfoque mucho más sensato para la revisión de documentos compartidos.
2. Problemas de almacenamiento
Considera todas esas versiones del mismo documento. Imagina que es una presentación de diapositivas con muchas fotos de alta resolución. Dichos archivos ocupan grandes cantidades de espacio de almacenamiento. Si los usuarios descargan y guardan esas innumerables versiones en su escritorio o en sus propios archivos de red, el sistema puede obstruirse rápidamente con gigabytes de archivos duplicados.
La congestión del sistema puede ralentizar la operatividad de cualquier otra persona que necesite usar servidores para acceder o guardar sus propios archivos de trabajo. Si un servidor se llena, tendrá un efecto dominó en toda la organización.
Resolver un problema de almacenamiento a menudo implica que un empleado de TI aumente el tamaño de almacenamiento para un servidor obstruido; sin embargo, muchas organizaciones establecen límites estrictos en el tamaño de los servidores y pueden cobrar a las unidades comerciales por capacidad adicional.
3. Errores de Colaboración
La realidad es que los archivos adjuntos no cumplen con el objetivo con el que fueron creados: la colaboración. Con la confusión, la frustración, la ineficiencia y la inexactitud que pueden surgir, las oportunidades perdidas son innumerables.
La colaboración es un factor necesario e importante de cualquier lugar de trabajo efectivo. Hay una razón por la que los compañeros de trabajo quieren información sobre los documentos. Los archivos adjuntos de correo electrónico no son la forma de obtener comentarios valiosos de manera eficiente.
Por qué una solución de administración de contenido empresarial
Los sistemas de administración de contenido empresarial (ECM) alivian los problemas de depender de los archivos adjuntos de correo electrónico. Las herramientas de ECM capturan, entregan, administran, conservan y almacenan documentos de todo tipo. Además, permiten una mejor colaboración mediante procesos predefinidos que garantizan que todos sepan dónde encontrar y utilizar los documentos.
Hay dos funciones principales de los ECM cuando se trata de colaboración. Uno es tener una sola fuente para la ubicación de un documento. La segunda es la funcionalidad que permite que múltiples usuarios accedan, usen y editen un documento, a menudo en tiempo real.
Estas soluciones permiten a los usuarios “desproteger” documentos para editarlos individualmente, pero los cambios se realizan y rastrean dentro de la ubicación del archivo compartido. Otras características clave del flujo de trabajo que brindan las principales soluciones de ECM incluyen:
- Gestión de acceso, incluida la capacidad de compartir para “solo lectura”
- Funciones de auditoría
- Cumplimiento regulatorio
- Historia del documento
- Compatibilidad con varios tipos de archivos
- Acceso público a través de un hipervínculo
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La solución de Gestión de Contenido Empresaroal de M-Files
M-Files proporciona una solución que elimina la necesidad de archivos adjuntos de correo electrónico. Algunas características de un sistema de gestión de información inteligente como M-Files incluyen:
- Distribución de documentos a personas responsables para mantenerlos en movimiento a través de su proceso de ciclo de vida.
- Pistas de auditoría, controles de versión y seguridad certificada con configuración de roles sofisticada
- Funciones de búsqueda inteligente que pueden encontrar documentos en cualquier lugar
- La capacidad de establecer reglas de edición para minimizar los errores.
A menudo, la parte más difícil de un proyecto consiste en averiguar el estado de las tareas actuales y quién debe dar el siguiente paso. M-Files no solo puede responder a estas preguntas, también puede mantener el flujo de información de una persona a otra y ayudar a los equipos a adherirse a procesos comerciales eficientes.
Los controles de versión y las funciones de edición ayudan a minimizar los errores y, si ocurren, rastrearlos. Nadie necesita perder el tiempo buscando documentos en múltiples sistemas cuando M-Files permite búsquedas completas, rápidas y complejas de toda la información desde una interfaz. Agrega acceso remoto con seguridad certificada y tendrás un sistema que puede transformar el negocio de consultoría.
M-Files se puede implementar en la nube, on premises o como una solución híbrida, brindando facilidad de actualizaciones automáticas para todas las plataformas. Contacta a nuestros expertos y descubre porque es la única plataforma de servicios de contenido de nube híbrida verdadera en el mercado
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