La automatización convierte los procesos administrativos de un entorno confuso, a un centro de eficiencia. Elimina la necesidad de enviar facturas manuales, buscar y procesar documentos. Automatizar los procesos de tu negocio puede ser muy simple, desde pasar de un sistema basado en papel a una solución digital. El área administrativa es donde reina el pragmatismo y la sencillez; es donde la eficiencia conduce a la productividad. Desde los contratos hasta las facturas, es la culminación final de todo el trabajo que has realizado para hacer crecer tu negocio.
Puede ser que hayas invertido mucho tiempo en pulir tu forma de trabajo, de tal forma que ha funcionado para ti, pero a mediano plazo podrías ver afectada a tu compañía si no usas las ventajas de la automatización. A continuación te presentamos 3 tareas de administración cotidiana que puedes resolver con la automatización, prepárate, y da el siguiente paso en el manejo inteligente de la información con el sistema de gestión de contenido empresarial de M-Files.
Tres tareas cotidianas que debes automatizar ya
1. Cuentas por pagar
El proceso de facturación siempre se convierte en una pesadilla para las empresas. La función más importante del área de CP es maximizar el flujo de dinero haciendo cualquier cosas en todo momento para que los pagos ser reciban a tiempo. Hay pasos que puede seguir para simplificar sus operaciones para ayudar a que sea una realidad. Si tu oficina administrativa tarda varios días en preparar y enviar una factura, está perdiendo tiempo valioso y pagos que pueden afectar gravemente el flujo de caja.
La automatización facilita y acelera el envío de facturas además de reducir la probabilidad de algún error humano. Una de las funciones principales de cualquier sistema de manejo de documentos es la automatización de procesos clave de el área de CP. Un sistema intuitivo de manejo de documentos reduce el tiempo para enviar facturas, estandariza los procesos además de los documentos actuales, esto hará más fácil para los clientes realizar sus pagos de manera inmediata.
El aumento del flujo de efectivo generará mayor capital de trabajo que se puede reinvertir otra vez en la empresa. Incluso es solo reducir los días del proceso de facturación te impulsará al crecimiento, considerando el impacto que este tiempo tiene en cientos o miles de facturas. Además, tus clientes tendrán una mejor impresión de ti y del flujo de tus procesos, mejorando la experiencia del cliente. Si tu proceso de facturación es lento o confuso, tus clientes se frustraran tratando de descifrar cuanto, que día deben hacer sus pagos, o, incluso peor, donde están las facturas cuando ya sea tarde.
2. Búsqueda de datos
Si tu personal pasa varias horas al día aclarando información, o buscando documentos enterrados en pilas de más documentos, entonces la automatización puede ser la diferencia en las áreas de administración de tu negocio. Si todavía estás utilizando un sistema de archivo tradicional, es probable que funcione para tu empresa. Después de todo, tienes un pedazo de papel concreto en la mano con una firma verificada en lugar de un archivo virtual que vino de quién sabe dónde.
Incluso el mejor sistema de archivo no puede salvar a una empresa de las horas que toma ordenarlos manualmente y encontrar los documentos que necesitan. Además, simplemente hay demasiadas situaciones puntuales que lo convierten en una estrategia insostenible. Crear procesos automatizados en torno a la contextualización de la información con metadatos simplemente hace que los datos sean más fáciles de encontrar para todos.
Si un cliente te llama, sabes exactamente dónde buscar para ayudarlo. Pero si al día siguiente, un cliente de hace cinco años te llama y no estás tan seguro de dónde está su información. ¿Está en una hoja de papel en un archivador? ¿Está en la computadora portátil de alguien? Al día siguiente te harán una auditoria, necesitas mostrar los recibos de los últimos tres años. Algunos podrían estar en trozos de papel en todas partes. Otros, puede que estén digitalizados en un sistema de archivo. Pero, las mejores empresas, implementan un sistema automatizado que permite clasificar y organizar la información en archivos digitales de manera mucho más efectiva para que, incluso los datos más antiguos, se puedan encontrar en segundos.
3. Procesamiento de papeleo
¿Cuánto tiempo pasas en papeleo? buscando, ordenando, procesando… y hasta la trituración; incluso, contabilizando los salarios por hora, es probable que esté gastando más de lo que piensa. Además, el papeleo le está quitando tiempo a los empleados que podrían estar usando en tareas de mayor valor.
Tu empresa puede liberar su presupuesto eliminando el papel y los costos administrativos relacionados. Además, puedes procesar documentos automáticamente en una plataforma segura. La automatización actual se centra en gran medida en la seguridad, especialmente cuando los ciber-delincuentes encuentran formas cada vez más creativas de acceder a la información privada. Cuando las empresas son pirateadas, su reputación sufre tanto como su balance final.
Pero con las medidas de seguridad digital adecuadas que ofrecen los sistemas de gestión de documentos, las empresas no tienen que sacrificar la comodidad por la privacidad. La automatización le brinda a tu personal los medios para recibir información de forma segura, catalogar documentos y tomar medidas de seguimiento apropiadas más rápido que nunca.
Pasa menos tiempo recortando montañas de papeleo y más tiempo atendiendo a tus clientes.
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