Una de las cosas más importantes que los líderes empresariales deben tener en cuenta es que la tecnología obsoleta, especialmente una solución de administración de documentos, no solo es frustrante. Literalmente, puede estar costando dinero a una organización en más de un sentido. En este artículo, analizaremos cuatro beneficios de un sistema de gestión de documentos.
El gran volumen de información que su empresa crea a diario es enorme, hasta el punto de que hacer un seguimiento de todo puede ser una batalla cuesta arriba. Sin el tipo correcto de estructura de administración de documentos, sus empleados se verán abrumados rápidamente por sus datos, en lugar de usarlos para ayudar a que el negocio avance.
Afortunadamente, el sistema de gestión de documentos adecuado, como M-Files, puede ayudar a aliviar estos problemas en las empresas de casi todas las industrias. De hecho, un sistema de gestión de documentos traerá consigo una serie de beneficios y oportunidades distintos, los cuales merecen una mirada más cercana.
Los 4 beneficios de un sistema de gestión de documentos
Potenciar las capacidades de cumplimiento
Dependiendo de la industria en la que opere, es probable que tu empresa tenga una buena cantidad de requisitos de cumplimiento con los que lidiar. Una de las cosas más importantes que mucha gente no comprende (hasta que es demasiado tarde) es que si su tecnología no cumple con las regulaciones como ISO 9001 o ISO 13485, su negocio tampoco.
Afortunadamente, este es uno de los principales beneficios que aporta un sistema de gestión de documentos como M-Files: le permiten demostrar el cumplimiento normativo de una manera eficaz, al mismo tiempo que mejora la visibilidad y el control de su propia información de la misma.
M-Files le permite comprender finalmente cómo fluyen los datos y los procesos comerciales en su empresa, lo que le permite finalmente llevar a cabo un enfoque basado en el riesgo para los procesos de calidad. Además, el historial de aprobaciones y las pistas de auditoria permiten rastrear los documentos además de cumplir con las normas de seguridad.
Seguridad de documentos superior
Hablando de seguridad de documentos, un sistema de gestión de documentos sobresale para ese fin al ofrecer un único repositorio para ofrecer una mejor protección a la información crítica que está creando a diario. Cuando la información esencial de su empresa se almacena en unidades de nube personales y empresariales, almacenamiento local, recursos compartidos de red y en otras ubicaciones dispersas, es difícil saber es dónde se almacenan y mucho menos protegerlo todo.
Sin embargo, al reunir todo en una única fuente de información y conocimiento, esa información se vuelve menos accesible para los piratas informáticos y otros softwares maliciosos de terceros.
Búsqueda sólidas
Otro problema de tener los datos tan dispersos, es la dificulta para encontrar lo que está buscando. Esto es especialmente problemático dado el gran volumen de documentos que se generan en una empresa todos los días. Si los empleados tardan una media de diez minutos en encontrar el documento que están buscando solo para poder COMENZAR su trabajo, son diez minutos en los que no estaban haciendo nada significativo para generar ingresos para su organización. Multiplique ese costo de oportunidad por la cantidad total de empleados que tiene y la cantidad total de documentos que pueden necesitar cada día y podrá comenzar a tener una idea de cuán grave puede ser este problema.
Sin embargo, con un sistema de gestión de documentos adecuado, todo esto desaparece. No importa DÓNDE se almacene algo en ese momento porque siempre que sus empleados sepan QUÉ están buscando, podrán encontrarlo. Del mismo modo, con el control de versiones y funciones similares, siempre puede asegurarse de que su gente esté recuperando la versión correcta de un documento en todo momento.
Colaboración mejorada en cualquier momento y en cualquier lugar
Finalmente, llegamos a las formas en que un sistema de gestión de documentos no solo admite la colaboración interna, sino que la mejora. El trabajo importante que sus empleados están haciendo para sus clientes no se crea en el vacío. A menudo, los proyectos exitosos son el resultado del arduo trabajo de innumerables personas, todas trabajando en conjunto para contribuir con algo más efectivo de lo que podrían hacerlo de forma individual.
Pero cuando la información aún está atrapada en silos de datos, es casi imposible que esto suceda porque esos documentos no llegan a las manos de las personas que los necesitan. Sin un control de versiones adecuado, la colaboración se convierte en un proceso desarticulado y frustrante. Es posible que tres personas diferentes deban revisar un documento antes de que pueda pasarse a un cliente, pero ¿cómo puede estar seguro de que están revisando la misma versión de ese documento? Si se realiza un cambio que finalmente se cuestiona, ¿cómo sabe quién lo hizo? ¿Cómo puede lograr que todas las partes interesadas clave estén en la misma página, y en la misma dirección?
Un sistema de gestión de documentos de alta calidad como M-Files elimina estos problemas al proporcionar una única fuente de información a la que todas las partes pueden acceder de forma segura en cualquier lugar y en cualquier momento. No importa si su fuerza laboral operará fuera de las oficinas: todos pueden acceder a las mismas versiones de documentos al mismo tiempo y contribuir al trabajo.
Esto no solo elimina los recursos desperdiciados, sino que promueve una productividad mucho mejor y también ofrece más valor a sus clientes.
Si la información es la base de su negocio, debe hacer de la gestión eficaz de esa información una de sus principales prioridades. Eso, en esencia, es para lo que está diseñado un sistema de administración de documentos: crea una oportunidad para dejar de preocuparse por cosas como el cumplimiento, la seguridad, la pérdida de productividad y la mala colaboración, para que pueda concentrar la máxima atención en la ejecución.
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Consulta la información original en inglés.
