4 estrategias para una gestión de documentos paperless

4 estrategias para una gestión de documentos paperless

HIXSA

13 junio, 2023

Los archivos en  papel se siguen usando diariamente y con mucha frecuencia en la mayoría de las empresas. Parece una costumbre tan arraigada que a las personas les cuesta adaptarse completamente a otras formas digitales de trabajo. El término paperless se refiere a la practica de eliminar la necesidad de uso de documentos impresos y archivos físicos en las empresas. Este concepto ya existe desde hace medio siglo, pero, desde las últimas décadas, cada vez más empresas ponen este concepto en práctica.

Paperless refiere a eliminar el uso de papel y archivos impresos con la gestión de documentos. En este post exploramos 4 estrategias para implemantar en tu negocio desde hoy, para llevarlo al siguiente nivel en tu viaje a la transformación digital. En pleno 2023 y con la evolución de las tecnologías en automatización y gestión de documentos, es tal vez el mejor momento para implementar estas nuevas prácticas.

¿Están los pasillos de tu espacio de trabajo plagados de carpetas manila, montones de documentos cotejados e interminables filas de archivadores que contienen quién sabe qué? Las montañas de papel no son solo una señal de que tu oficina tiene un problema, son una señal de que es hora de adoptar soluciones sin papel o paperless.

Si bien puede parecer simple al principio, tener toda tu oficina sin papel no es tan fácil como encender un interruptor. La gestión de documentos verdaderamente sin papel requiere dedicación de arriba hacia abajo, inversiones en nueva tecnología y un compromiso de seguir nuevas prácticas. Pero una vez que hayas hecho el cambio, no solo estarás ayudando al medio ambiente, también tu oficina podrá realizar negocios de manera más inteligente, rápida y eficiente que nunca.

¿Listo para eliminar el papel de tu dieta corporativa? Utiliza estos útiles consejos para convertir en tu oficina en un lugar libre de papel o paperless:

Estrategias para convertir tu oficina paperless

Adopta gradualmente la administración paperless

Puede sonar obvio, pero si deseas que tu oficina se vuelve paperless, debes dejar de usar papel. Comienza por identificar a los principales culpables del uso de papel y determina una estrategia para reducir esos hábitos. Si se trata de impresiones y fotocopias, por ejemplo, considera restringir el acceso a la impresión o quitar algunos de los dispositivos de tu oficina. Si te preocupa que los viejos hábitos se dificulten y que tus empleados tengan problemas para dejar el papel de golpe, está bien. Introduce tus reemplazos digitales gradualmente con el tiempo para que tu fuerza laboral se acostumbre a la nueva forma de hacer negocios. Comienza con las transiciones más convenientes y fáciles de implementar, como la firma electrónica de documentos. Al igual que meterse en un jacuzzi, a veces es más cómodo meterse poco a poco en lugar de sumergirse de cabeza.

Considera los ahorros de costos

Reemplazar el papel con equivalentes digitales no solo es conveniente: es rentable. Una vez que consideras los costos de la tinta, el almacenamiento y el equipo de impresión, el precio colectivo de una pila de papeles se vuelve astronómico. De hecho, en un webinar realizado por M-Files, estimaron que el costo total de la presentación en papel en una oficina de diez personas era de aproximadamente $57 mil dólares (y esa es una cifra muy conservadora).

En promedio, el almacenamiento de documentos en archivadores puede costar más de $1,400 dólares al año, y en un estudio de la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información, el costo promedio de un formulario en papel es de $4.6 dólares. Una simple pila de archivos fácilmente digitalizados, como registros de empleados, podría costarle a tu organización una pequeña fortuna.

Eso ni siquiera incluye el costo humano del trabajo desperdiciado. Cuando los registros no están disponibles en una base de datos de fácil búsqueda y, en cambio, viven en algún cajón, tus empleados deben tomarse un tiempo de tu día para rastrear esa única copia de un archivo. Un estudio encontró que las organizaciones empresariales pueden desperdiciar hasta $48 mil dólares por semana, casi $2.5 millones de dólares, debido a la incapacidad de localizar y recuperar información.

Cuando el papel cuesta millones de dólares, es hora de dejar el hábito.

Considera todas las soluciones digitales

Convertirse en una oficina verdaderamente sin papel significa eliminarlo de todos los rincones y grietas ocultos. Explora tus procesos comerciales para encontrar tareas y herramientas que aún podrían estar atadas al papel. Si los empleados todavía registran las hojas de tiempo a mano, adopta un software de seguimiento de tiempo electrónico. Para departamentos de contabilidad que recolectan recibos, escanean copias digitales y desechen las físicas.

Existen algunas soluciones realmente geniales y asequibles para ayudar a que tu oficina no utilice papel. Incluso algo tan simple como un letrero que se coloca en una sala de conferencias puede ser reemplazado por una solución ecológica como Joan, una solución de papel electrónico que se mantiene actualizada automáticamente con el horario de su sala de conferencias. Las potentes aplicaciones de mensajería de oficina también pueden ayudar a agilizar la forma en que se comunica el equipo, aumentando la productividad y eliminando otro elemento imprimible de tu lista. Mueve la comunicación de tu equipo en el lugar de trabajo a aplicaciones como Slack, lo que reduce por completo la necesidad de correos electrónicos y fomenta una comunicación más rápida.

Prácticas de gestión inteligente de la información

Deshacerse del papel no significa deshacerse de los documentos. Pero con las potentes soluciones digitales que ayudan a las organizaciones a realizar un seguimiento de los registros, colaborar entre equipos y compartir archivos, es probable que tu organización comience a preguntarse cómo se quedó con el papel tanto tiempo en primer lugar.

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Gestión inteligente de la información de M-Files para una oficina paperless

M-Files lleva la gestión de documentos sin papel de un concepto a una realidad. M-Files es una solución integral de administración de información inteligente, ya que lleva los documentos digitales a un nuevo nivel con una solución sin carpetas organizada de manera inteligente respaldada por una sólida automatización. Con capacidades de búsqueda ultrarrápidas, intercambio de documentos sofisticados y aplicaciones digitales nativas que funcionan en iOS y Android, M-Files administra tus tareas de documentos críticos, pero elimina la necesidad de papel por completo. Ya sea capturando una firma electrónica, escaneando un documento o viendo si alguien más está tratando de modificar el mismo documento, M-Files mantendrá tu oficina mejor organizada que nunca.

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