Una de las cosas más importantes que los líderes empresariales deben tener en cuenta es que la tecnología obsoleta, especialmente una solución de administración de documentos, no solo es frustrante, literalmente, puede costarle dinero a una organización en más de un sentido. En este artículo, analizaremos cuatro beneficios de un sistema de gestión de documentos.
El gran volumen de información que tu empresa en promedio está creando a diario es enorme, hasta el punto en que simplemente hacer un seguimiento de todo puede ser una batalla cuesta arriba. Sin el tipo correcto de estructura de gestión de documentos, tus empleados se verán abrumados rápidamente por sus datos, en lugar de usarlos para ayudar a que el negocio avance.
Afortunadamente, un sistema de gestión de documentos adecuado como M-Files puede ayudar a aliviar estos problemas en empresas de casi todas las industrias. De hecho, un sistema de gestión de documentos traerá consigo una serie de ventajas y oportunidades distintas, todas las cuales merecen una mirada más de cerca.
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4 beneficios de la gestión de documentos
1. Potenciar las capacidades de cumplimiento
Dependiendo de la industria en la que operes, es probable que tu empresa tenga una parte justa de los requisitos de cumplimiento con los que lidiar. Una de las cosas más importantes que mucha gente no comprende (hasta que es demasiado tarde) es que si su tecnología no cumple con regulaciones como ISO 9001 o ISO 13485, su negocio tampoco lo hará.
Afortunadamente, este es uno de los principales beneficios que aporta un sistema de gestión de documentos como M-Files: te permiten demostrar el cumplimiento normativo de una manera eficaz, al mismo tiempo que mejora la visibilidad y el control de su propia información.
M-Files te permite comprender cómo fluyen los datos y los procesos comerciales en tu empresa, lo que te permite llevar a cabo un enfoque basado en el riesgo para procesos de calidad. Además, el historial de aprobaciones y las pistas de auditoría significan que los documentos siempre son altamente rastreables de una manera que también cumple con tus expectativas de seguridad.
2. Seguridad de documentos superior
Hablando de seguridad de documentos, un sistema de gestión de documentos sobresale para ese fin al ofrecer un único repositorio para una mejor protección a la información crítica que estás creando a diario. Cuando la información esencial de tu empresa se almacena en unidades de nube personales y empresariales, almacenamiento local, recursos compartidos de red y en otras ubicaciones dispersas, es difícil saber simplemente dónde esta todo y cómo protegerlo.
Sin embargo, al reunir todo en una sola fuente de información y conocimiento, hace que esa información sea inmediatamente menos accesible para los piratas informáticos y otros tipos de terceros malintencionados.
3. Búsquedas robustas fáciles
Otro problema de tener tus datos tan dispersos, en última instancia, implica lo difícil que puede ser encontrar lo que estás buscando. Esto es especialmente problemático dado el gran volumen de documentos que se abren paso en una empresa todos los días. Si tus empleados tardan en promedio diez minutos en encontrar el documento que están buscando solo para poder COMENZAR su trabajo, son diez minutos en los que no estaban haciendo nada significativo para generar ingresos para tu organización. Multiplica ese costo de oportunidad por la cantidad total de empleados que tienes y la cantidad total de documentos que pueden necesitar cada día y podrá comenzar a tener una idea de cuán grave puede ser este problema.
Sin embargo, con un sistema de gestión de documentos adecuado, todo esto desaparece. No importa DÓNDE se almacena algo en ese momento, porque siempre que tus empleados sepan QUÉ están buscando, podrán encontrarlo. Del mismo modo, con el control de versiones y características similares, siempre puede asegurarse de que tu gente esté recuperando la versión correcta de un documento en todo momento.
4. Colaboración mejorada en cualquier momento y en cualquier lugar
Finalmente, llegamos a las formas en que un sistema de gestión de documentos no solo admite la colaboración interna, sino que la mejora. El trabajo importante que tus empleados están haciendo para sus clientes no se crea en el vacío. A menudo, los proyectos exitosos son el resultado del arduo trabajo de innumerables personas, todas trabajando en conjunto para contribuir con algo más efectivo de lo que podrían hacerlo como individuos.
Pero cuando la información aún está atrapada en silos de datos, es casi imposible que esto suceda porque esos documentos no llegan a las manos de las personas que los necesitan. Sin un control de versiones adecuado, la colaboración se convierte en un proceso desarticulado y frustrante. Es posible que tres personas diferentes deban revisar un documento antes de que pueda pasarse a un cliente, pero ¿Cómo pueden estar seguros de que están revisando la misma versión de ese documento? Si se realiza un cambio que eventualmente se pone en duda, ¿Cómo sabe quién lo hizo? ¿Cómo puedes lograr que todas las partes interesadas clave estén en la misma página, y mucho menos siempre en la misma dirección?
Un sistema de gestión de documentos de alta calidad como M-Files elimina estos problemas al proporcionar una única fuente de información a la que todas las partes pueden acceder de forma segura en cualquier lugar y en cualquier momento. No importa si tu fuerza laboral operará fuera de las oficinas en casa en el futuro previsible: todos pueden acceder a las mismas versiones de documentos al mismo tiempo y contribuir al trabajo que debe realizarse.
Esto no solo elimina los recursos desperdiciados, sino que promueve una mejora en productividad y también ofrece más valor a tus clientes.
Si la información es la base de tu negocio, es seguro decir que debe hacer de la gestión eficaz de esa información una de tus principales prioridades. Eso, en esencia, es para lo que está diseñado un sistema de administración de documentos: crea una oportunidad para dejar de preocuparse por cosas como el cumplimiento, la seguridad, la pérdida de productividad y la mala colaboración, todo para que pueda concentrar la máxima atención en la ejecución. del negocio.
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Información original en inglés.
