4 razones para adoptar una estrategia agile de gestión de documentos

HIXSA

12 marzo, 2020

El enfoque de gestión de negocios agile son la forma de eliminar cualquier obstáculo que le impida llevar a cabo las operaciones de la empresa para brindar el servicio que los clientes esperan. En esta época donde los accionistas y demás partes interesadas exigen cambios y resultados más rápido. En este artículo te contamos más sobre por qué es urgente que tu empresa adopte este nuevo modelo en la gestión de datos.

El negocio ágil ha ido más allá de referirse a un marco de desarrollo particular. Como dijo David Roe de CMSWire , puede pensar en las prácticas comerciales ágiles como formas de eliminar los impedimentos para realizar el trabajo y, por supuesto, satisfacer a los clientes. Una tarea tan compleja como administrar la información en una organización parece particularmente adecuada para tal agilidad.

Enfoque ágil para los negocios

¿Cómo saber si tu organización ha adoptado un modelo de negocio ágil? Para responder a esta pregunta, piensa en la filosofía y las características que definen la agilidad empresarial.

Por ejemplo, McKinsey dice que el enfoque ágil se originó a partir de una visión cambiante de las organizaciones. Hace unas décadas, la gente comparaba los procesos comerciales con los engranajes de una máquina. Hoy, esa misma organización, su jerarquía y sus procesos se consideran más como un organismo vivo. En ese sentido, el negocio tiene que permitir el crecimiento orgánico y el cambio.

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McKinsey ilustró la necesidad de agilidad al presentar cuatro características de los entornos empresariales modernos:

  1. Las demandas de los accionistas cambian rápidamente.
  2. La información se digitaliza y democratiza a un ritmo acelerado.
  3. Muchas empresas establecidas han sido reemplazadas o cambiadas a productos básicos.
  4. Las empresas requieren propuestas de valor establecidas para retener clientes y talento.

En este entorno empresarial cambiante y exigente, las empresas pueden seguir prosperando utilizando prácticas ágiles aumentar la velocidad, la productividad y la flexibilidad. Por lo tanto, es posible calificar la agilidad de la empresa en términos de estas tres características:

  1. Una organización tiene la voluntad y las herramientas para responder rápidamente a los cambios.
  2. Existe una buena comunicación de, individuos, equipos departamentos y compañías con empleados, clientes socios e inversores .
  3. La administración capacita a las personas y los equipos con el poder de mejorar, permanecer flexibles y buscar oportunidades de crecimiento.

Cuando tu empresa pueda satisfacer estos criterios, los cambios no causarán problemas. Más presión estimulará más productividad ya que cada unidad dentro de la organización está facultada para satisfacer las demandas cambiantes.

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Beneficios de la estrategia agile de gestión de documentos

La sección anterior describe la agilidad comercial. Para ver cómo las empresas confían en la gestión de la información para respaldar la agilidad, es útil pensar en cómo funciona la gestión de documentos. Un sistema básico de gestión de documentos permite que varias partes procesen, encuentren, almacenen y rastreen su información de forma controlada. Esta descripción podría definir cualquier cosa, desde archivos en papel hasta un sistema de gestión de documentos moderno con todas las funciones y mejorado por IA.

  • Administra la información independientemente de cómo está almacenada

Hace unos años, una empresa requería de un sistema de gestión de documentos con un sistema central de almacenamiento y acceso. La información puede haber sido excluida debido al medio de almacenamiento, formato o accesibilidad del dispositivo. En estos días, las partes interesadas exigen la capacidad de acceder a la información desde sus dispositivos móviles tan bien como pueden desde su computadora de escritorio. Además, puede tener documentos relevantes almacenados como hojas de cálculo en un servidor, guardados en la base de datos de una aplicación de administración de información, etc. No desea excluir nada solo porque no está almacenado en una ubicación centralizada.

Necesita acceso a los datos sin importar el dispositivo y la plataforma. Los empleados y clientes deben acceder a la información de la manera que necesitan o quieren y no de la manera que les impone el sistema de gestión de documentos.

  • Habilitar flujos de trabajo eficientes

Los sistemas de gestión de documentos ágiles deberían alentar e incluso iniciar flujos de trabajo eficientes. Los sistemas modernos podrían incluir la capacidad de definir y ejecutar la automatización del flujo de trabajo. Por ejemplo, un ajustador de una compañía de seguros podría aprobar un reclamo. Esa aprobación podría desencadenar un pago. Del mismo modo, un cliente puede hacer un pedido, ese pedido puede activar automáticamente documentos y notificaciones de envío.

Estos tipos de flujos de trabajo eficientes y automatizados pueden mejorar la productividad y minimizar los errores. Le dan a las personas más tiempo para desarrollar ideas porque el sistema maneja las tareas manuales.

  • Control de acceso flexible

Pocas empresas pueden ignorar los beneficios de las políticas de gobernanza sólidas y la ejecución automática. Un sistema moderno de gestión de documentos debe dar a las empresas la capacidad de crear reglas de acceso basadas en roles, grupos o individuos. Esta capacidad minimiza el acceso no autorizado y los errores. Además, su sistema puede rastrear la cadena de custodia de toda la información para permitirle rastrear y solucionar problemas rápidamente.

  • Solidas funciones de búsqueda

Los principales sistemas de gestión de documentos actuales utilizan software inteligente para proporcionar resultados en búsquedas de palabras clave. Más allá de eso, un sistema de gestión de documentos ágil tendrá la capacidad de buscar en todos sus sistemas y no solo en un repositorio central.

Al mismo tiempo, las compañías ágiles invertirán tiempo para asegurarse de que ayudan al software a funcionar de manera óptima al etiquetar los documentos con las palabras clave y frases correctas dentro de los metadatos . Las empresas deben involucrar a varios interesados para desarrollar una estrategia de palabras clave, y luego pueden dejar que la plataforma, y la inteligencia artificial, apliquen estas reglas para sugerir automáticamente etiquetas de metadatos. No tendrá que depender de la suerte o del tiempo perdido para encontrar los documentos que busca.

Un moderno sistema de gestión de documentos le dará a su empresa una herramienta robusta para usar los flujo de trabajo actuales. Además, vendrá con la flexibilidad para permitir el crecimiento y los cambios futuros. Las empresas de hoy funcionan con información, y cuando disfrutas de una gestión ágil, habrás dado un gran paso para tener una mejor empresa..

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Consulta la información original en inglés.