5 funciones clave de una herramienta de gestión de la información

HIXSA

11 noviembre, 2020

Los servicios en la nube y la desaparición del manejo de documentos en papel a puesto un nuevo reto a las empresas de servicios profesionales. La gestión de datos es vital para cualquier negocio de servicios profesionales, el mal uso y administración de la información le cuesta anualmente a las empresas millones. La respuesta a este desafío está en la tecnología, pero ¿cómo elegir la herramienta correcta? En este artículo hablaremos sobre las características principales que debes de buscar en una herramienta de gestión de la información.

Para las empresas de servicios profesionales como consultoría, contaduría, derecho y otros, el éxito a menudo se reduce a su capacidad para forjar relaciones más profundas y duraderas con sus clientes. Cualquiera puede proporcionar un servicio: lo que las empresas realmente necesitan hacer para destacarse entre la multitud es brindar una experiencia excepcional en todos los sentidos de la palabra.

Gran parte de tu capacidad para hacer esto se reduce a la información que crean y con la que trabajan todos los días. A medida que tu empresa continúa creciendo, llegará un momento en el que ya no podrás administrarlo todo por tu cuenta, lo que significa que necesitarás una plataforma de administración de información que te ayude a extraer la información que necesitas de esos datos para tomar mejores decisiones informadas en el futuro.

Pero al mismo tiempo, no todas las soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM) son iguales. Si realmente deseas asegurarte de que estás invirtiendo en la solución adecuada para tu empresa de servicios profesionales, hay algunas características clave a las que debe prestar atención.

Romper los silos de información de una vez por todas

De lejos, una de las cosas más importantes que debe buscar en un ECM implica un conjunto de características que te permite finalmente romper esos silos de información de una vez por todas.

Los silos de información son más que un inconveniente menor: en realidad, le están costando a su empresa una cantidad significativa de dinero en más de un sentido. Si la información sobre un consumidor está atrapada en tu departamento de marketing, el área de ventas no tendrás la información para darle un buen servicio a los clientes. Una solución ECM debería ayudarte a liberar esas restricciones; lo último que necesita es terminar creando accidentalmente otro silo de datos que requiere una migración masiva porque ha elegido la solución incorrecta.

Un sistema como M-Files es una oportunidad perfecta para conectarte a todos tus sistemas comerciales para permitirte el acceso a la información necesaria a las personas que las necesitan, independientemente de donde se localizan. Mejor aún, estas capacidades de integración total pueden desbloquear el flujo libre de información en su empresa SIN perturbar a ninguno de sus sistemas existentes.

Potenciando el acceso remoto para cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier momento

En la misma línea, cualquier solución de ECM que elija utilizar también debe permitir el acceso remoto tanto como sea posible: las personas deben poder obtener información en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Este tipo de acceso remoto siempre ha sido el futuro del trabajo, pero gracias a la pandemia actual de COVID-19 con más personas trabajando de forma remota que nunca, se ha convertido en una idea aún más crítica de lo que ya era.

Una solución como M-Files no solo ofrece este acceso remoto y conectividad por diseño, sino que también lo hace de la manera más segura posible. M-Files utiliza encriptación y otros estándares de seguridad de datos para asegurarte siempre de que tu información confidencial permanezca así, pero también tiene los permisos dinámicos y los controles internos que necesitas para configurar el sistema para cumplir con sus objetivos. Puedes limitar el acceso a los archivos por directorio, por tipo de contenido o incluso por la descripción del trabajo de alguien que intente acceder a esa información. La elección es tuya según lo que necesites.

Por supuesto, esto se convierte directamente en otro beneficio que tu solución de gestión de documentos debe aportar: características que potencian la colaboración entre tu y los miembros de tu equipo. Solo habilitando:

  • El acceso remoto
  • Los estándares de seguridad más altos
  • Crear un sistema seguro en el que puedas compartir información fácilmente con tus colegas tanto internamente como externamente con los clientes según sea necesario.

Esto es de suma importancia en términos de las empresas de servicios profesionales que avanzan, y también es un objetivo que un sistema de administración de información como M-Files está diseñado para ayudarlo a lograrlo.

Optimización de los flujos de trabajo en todos los ámbitos

Cualquier solución de ECM con la que elijas trabajar también debe permitirte adoptar por completo la automatización, minimizando esas tareas repetitivas manuales con flujos de trabajo y automatización de procesos comerciales, todo para que pueda centrar más su atención en aquellas tareas que realmente lo necesitan.

M-Files puede ayudar en términos de automatización de tareas como el procesamiento de factura. M-Files puede manejar automáticamente TODAS las facturas entrantes y cubrir todos los pasos necesarios de su departamento de cuentas por pagar, desde la extracción de datos hasta la validación, la liberación y más. Esto no solo crea un mayor grado de transparencia del proceso, también reduce los costos y elimina los errores humanos.

Ha comenzado la era de reducción de papel

Cualquier solución de ECM que valga la pena también debería ayudar con la reducción de papel, un paso que finalmente le permitirá liberarse de la forma de hacer las cosas de la “vieja escuela” para que pueda crear un lugar de negocios más eficiente y con visión de futuro.

M-Files, por ejemplo, ofrece capacidades de captura y digitalización que permiten a empresas como la tuya eliminar prácticas de documentos en papel costosas e ineficientes. No solo puede liberar un valioso espacio en el piso de tu oficina ahora que ya no se necesitan esos archivadores masivos de documentos antiguos, sino que el dinero que ahorrarás con una forma más eficiente de hacer las cosas se puede canalizar hacia otras áreas de tu oficina donde realmente se necesita.

Escalabilidad

Finalmente, llegamos a la idea de escalabilidad, un concepto en el que demasiadas personas tienden a no pensar demasiado hasta que es demasiado tarde. Cualquier solución de ECM que elijas debe satisfacer tus necesidades actuales, sí. Pero también debe ser tan útil dentro de cinco años como lo es en el momento de la compra.

A medida que tu negocio crezca, el volumen de información que estás creando a diario también crecerá. Por lo tanto, tu plataforma de gestión de información debe crecer junto con tu negocio, lo que le permitirá abordar constantemente las demandas actuales y al mismo tiempo prepararse mejor para enfrentar los desafíos del futuro.

M-Files se conecta a todos sus sistemas de información desconectados (CRM, ERP, carpetas de red, sistemas heredados, SharePoint, Google G Suite, correo electrónico) para que tu empresa siga funcionando, en caso de que tu  entorno cambie.

M-Files se puede implementar en la nube, on-premises o como una solución híbrida, brindando facilidad de actualizaciones automáticas para todas las plataformas. Es la única plataforma de servicios de contenido de nube híbrida verdadera en el mercado. Consulta a nuestros expertos y comience la automatización de su negocio.

Consulta la información original en inglés.