Las últimas semanas han cambiado la forma en la que trabajamos, pero debemos aceptar los nuevos desafíos para encontrar nuevas oportunidades y salir de esta cuarentena más productivos con la nueva fuerza laboral remota. En el siguiente artículo les daremos algunos consejos para fortalecer a los equipos de trabajo en esta temporada y en el futuro.
El distanciamiento social, nueva normalidad, sana distancia, quédate en casa y servicios no esenciales son frases comunes en un mundo cambiante. A medida que el mundo hace frente a las realidades de una pandemia global, las empresas enfrentan desafíos para continuar las operaciones mientras se mantiene la salud y la seguridad de la fuerza laboral, sus familias y sus clientes.
Para muchas empresas, la transición a operaciones predominantemente digitales se produjo sin mucha advertencia, si es que hay alguna, y los planes de crisis se están probando en tiempo real a medida que las empresas realizan negocios casi por completo a través de correo electrónico y videoconferencia con empleados y clientes separados geográficamente.
Durante más de 20 años, hemos estado trabajando con miles de líderes de TI, profesionales y personal para ayudar con los desafíos diarios y estratégicos. Desde nuestra experiencia, creo que deberías comenzar con estas cinco prácticas
5 prácticas para fortalecer al equipo
1. Apoyo a la fuerza laboral
Desafío: si hemos aprendido algo de esta crisis, es que todas las empresas sostenibles requieren una fuerza laboral saludable. Debemos tomar medidas para garantizar la salud de la fuerza laboral (física, mental, emocional). Cuando se pierde el factor de unión de la presencia física, las organizaciones deben compensar para evitar islas de empleados desinformados y aislados. ¿Cómo realizan las empresas esta tarea cuando la mayoría de los empleados deben trabajar de forma remota?
Solución: Cada negocio son personas, y las personas prosperan con la comunicación. En esencia, las personas quieren ser conocidas, entendidas y aceptadas. Para satisfacer estas necesidades, los líderes deben establecer protocolos de comunicación regulares para abordar los estados de salud, la disponibilidad, las asignaciones de trabajo y el progreso, los problemas y las preocupaciones de los empleados. Desarrolle métodos de comunicación para mantener a todos comprometidos e informados. No deje atrás a ninguna persona o departamento. Los gerentes deben tomar medidas empáticas para cuidar a su fuerza laboral. Use todas las herramientas de comunicación disponibles, incluido el correo electrónico, las redes sociales, las herramientas de mensajería como Microsoft Teams o Slack, teléfono, seminarios web y transmisión en vivo.
2. Identificar dispositivos y datos seguros
Reto: los entornos de trabajo remotos han introducido dispositivos no seguros en las redes corporativas, creando vulnerabilidades en los datos y el intercambio de datos. Los empleados poseen dispositivos potentes para la comunicación y el entretenimiento, y están comenzando a incorporarlos en su vida profesional. ¿Es aceptable que los empleados se registren en un seminario web de la empresa a través de su teléfono inteligente, tableta o Xbox? Si es así, ¿cómo protege los dispositivos y los datos para la fuerza de trabajo remota?
Solución: desarrolle una estrategia empresarial utilizando una plataforma de gestión de dispositivos móviles (MDM), gestión de puntos finales o virtualización de clientes. Use una red privada virtual (VPN) para permitir conexiones seguras a los datos corporativos, incluso desde puntos de acceso Wi-Fi públicos no seguros. Actualice constantemente los parches de seguridad del software a todos los dispositivos que controle. Segmente, realice copias de seguridad y cifre sus datos corporativos para protegerse contra compromisos y pérdidas.
3. Humanizarlo
Reto: nuestra fuerza laboral abarca varias generaciones. Tal fuerza laboral naturalmente exige formas creativas y diversas para motivar a los equipos y organizar el trabajo. Operar remotamente agrava estos desafíos.
No todos lo experimentan de la misma manera. Al igual que las empresas segmentan a los clientes, deben acercarse a los empleados de la misma manera. Las organizaciones inteligentes crean personas para determinar cómo los empleados interactúan con sus servicios de TI en función de sus roles y experiencias. Por ejemplo, un contador de 50 años tendrá una mentalidad diferente a la de un consultor de 28 años. Con cada generación con diferentes antecedentes de TI y niveles de comodidad, ¿cómo optimizamos la experiencia de TI para todos los empleados?
Solución: Transforme a su personal de TI en un modelo de empresa a consumidor (B2C). Trate a todos los empleados como clientes y humanice su experiencia. Este cambio requiere mensajes simples, apelaciones emocionales y un enfoque láser para proporcionar valor.
Por ejemplo, la mayoría de las corporaciones tienen un centro de ayuda de TI. Sin que lo supieran las personas que llaman, las mesas de ayuda se miden en función del número de tickets cerrados, y los administradores desarrollan listas de verificación de preguntas para facilitar el cierre de tickets lo más rápido posible, independientemente de si el problema está resuelto.
Compare eso con una mesa de ayuda más pequeña que sirve a una fuerza de trabajo remota. Ingresan tickets a través de un sistema similar; sin embargo, para resolver el problema, la mesa de ayuda de TI no sigue listas de verificación específicas. Más bien, el equipo busca resolver el problema de un empleado. El proceso puede llevar más tiempo, pero el problema se soluciona y la experiencia de los empleados mejora enormemente. Han recibido la asistencia necesaria de una persona que se comprometió a resolver el problema.
4. Piensa en grande; Gana pequeño
Reto: los proyectos de TI grandes y complejos pueden ser difíciles de administrar, y los proyectos a menudo se disparan más allá del alcance inicial, los plazos y los presupuestos. Estos desafíos se complican cuando los equipos trabajan de forma remota. ¿Cómo logran las empresas objetivos estratégicos con una fuerza laboral dispersa?
Solución: las empresas deben replantear los proyectos de TI en soluciones específicas e iterativas. Los enfoques ágiles para la gestión de proyectos ofrecen ganancias más pequeñas y de alto valor en plazos más cortos para lograr metas y objetivos más amplios. A través de una mayor comunicación, responsabilidad y flexibilidad, Agile ofrece una mayor calidad y productividad, una mejor moral y una mayor satisfacción del cliente. De hecho, los marcos de TI como ITIL incorporan metodologías similares a Agile en el núcleo de la entrega de valor a los empleados.
5. Repensar los equipos: redes vs. Silos
Reto: las organizaciones deben estar diseñadas para reflejar las necesidades de visión, estrategia y propósito. La estructura también debe permitir que el liderazgo y la fuerza laboral alcancen objetivos y sirvan a los clientes. Sin embargo, a menudo, las decisiones son demasiado lentas para satisfacer las demandas comerciales de los trabajadores remotos y el comercio digital. ¿Cómo debe estructurarse una organización para satisfacer las demandas de liderazgo, empleados y clientes?
Los equipos de TI deben integrarse en todas las funciones comerciales para comprender las necesidades únicas de cada función; por ejemplo, el conjunto de herramientas necesarias para el desarrollo empresarial no es el mismo que el conjunto necesario para RRHH. Repensar las jerarquías que alargan el tiempo entre problemas y soluciones. Aproveche los conceptos retirados del “equipo de equipos” del general Stan McChrystal que crean equipos en red (no aislados) de expertos en la materia, y aprovechan sus herramientas de comunicación dentro y entre los equipos. Estas redes crean éxito al crear soluciones oportunas y multidisciplinarias a los problemas a medida que surgen mientras se mantienen alineados con la visión y los objetivos corporativos.
Las últimas semanas ya han cambiado la forma en que trabajamos, pero incluso el cambio forzado se puede aprovechar para obtener resultados positivos. Aceptemos el desafío de una fuerza laboral remota al empoderar y equipar a nuestra gente. Cuidemos los unos de los otros mientras también nos ocupamos de los negocios, a través de esta crisis y en el futuro.
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