5 consejos no técnicos para aprovechar la automatización de documentos

HIXSA

29 febrero, 2024

A medida que las disrupciones globales continúan apareciendo en los titulares, nunca es mala idea aprender cómo maximizar la efectividad en todos tus procesos comerciales, incluida la automatización de documentos. En este post compartimos algunos consejos sobre cómo prepararse y aprovechar al máximo la automatización de documentos y, por extensión, las eficiencias que se pueden sacar provecho de ella.

Consejos para aprovechar la automatización de documentos

A continuación te compartimos cinco consejos para automatización de documentos sin código que puedes aprovechar desde hoy para mejorar la eficiencia de la gestión de documentos de tu negocio.

1. Asegúrate de que tus plantillas estén actualizadas

Cuando la gente piensa en la automatización de documentos, probablemente piensa en el documento generado instantáneamente que aparece como resultado de unas pocas pulsaciones de teclas y clics en un cuestionario. En lo que probablemente no piensan es en cómo se llega a ese punto. Desafortunadamente, hay algunas cosas menos interesantes que se deben hacer en preparación, incluida la actualización de las plantillas.

Es probable que esto incluya cambios de redacción basados ​​en estándares de mercado, cambios regulatorios o cambios legislativos que hayan ocurrido desde la última actualización. También es probable que incluya revisión, cambios de formato y creación de coherencia en todas las plantillas. La automatización funciona según el principio ‘basura entra, basura sale’. Por lo tanto, cualquier plantilla que se utilice debe ser correcta, ya que se reproducirá a partir de la misma plantilla muchas veces. Ese error tipográfico flagrante se reproducirá muchas veces si se automatiza.

2. Consolidar donde sea posible

Es probable que con el paso del tiempo haya creado varias variaciones de una plantilla de acuerdo en particular, una para todas las ocasiones. Tendrá una redacción muy similar pero tendrá una redacción más enfocada a un tipo particular de cliente, sector o tipo de cliente. Cuando revise sus plantillas, es posible que desee considerar si alguna de esas variaciones ya no es necesaria y si puede consolidar alguna de las plantillas en preparación para la automatización. Estas plantillas refinadas se utilizarán más adelante como base para las plantillas automatizadas.

3. Redacta las políticas posteriores a la implementación

En una firma legal, por ejemplo, la respuesta probablemente sea un abogado. Diríamos que este no es siempre el caso. Hay dos formas en que la automatización de documentos puede ayudar a una función jurídica empresarial o a un bufete de abogados en particular. La primera es que los abogados senior pueden transmitir a los abogados junior la capacidad de crear primeros borradores de acuerdos, liberándolos de la redacción y también reduciendo la cantidad de tiempo necesario para su aprobación.

La segunda forma es más relevante para las empresas que para los despachos de abogados. Los asesores internos pueden brindar acceso a plantillas para que los usuarios comerciales puedan crear documentos por sí mismos. La confianza de un departamento jurídico en sus usuarios empresariales puede depender de si reciben el documento al final o si es necesario pasar por el Departamento Legal para su aprobación.

La consideración aquí gira en torno al proceso de redacción de documentos legales y si se puede lograr o lograr eficiencia al permitir que otros redacten con la ayuda de la tecnología. Desde la perspectiva de la gestión, puede permitir una mayor capacidad dentro del equipo.

4. Considera cómo las personas necesitarán innovar

Implementar la automatización documental es un proyecto que requerirá algún cambio dentro de su empresa o despacho de abogados. Si no lo tenía antes, el cambio será que los empleados pasen de la redacción manual a la redacción automatizada. Para aquellos que ya utilizan la automatización de documentos, el cambio es lograr que las personas aprendan a utilizar una nueva aplicación.

En cualquier organización, hay diferentes tipos de usuarios, desde aquellos que están ansiosos por empezar a utilizar un nuevo software hasta aquellos que son completamente reacios al cambio. Es mejor contar con un plan sobre cómo persuadir a las personas para que adopten una nueva herramienta de automatización de documentos. ¿Cómo conseguirá que quienes se resisten al cambio adopten la nueva herramienta? ¿Cómo se asegurará de que la gente adopte y utilice la herramienta?

Las plataformas de automatización de documentos como M-Files Ment ofrecen una funcionalidad superior de cara al cliente que permite una captura de datos más sencilla y la capacidad de ofrecer plantillas en las suscripciones. Este tipo de funcionalidad requiere un cambio en el proceso establecido o en la forma de hacer las cosas y, por lo tanto, es otro ejemplo de una situación en la que se requiere un plan de cambio para maximizar el potencial.

5. Considera tus requisitos

Ahora que se ha asegurado de que sus plantillas estén lo más preparadas posible para la automatización (y que ha considerado algunos de los aspectos de la implementación relacionados con las personas y los procesos), el siguiente paso es determinar sus requisitos para la automatización de documentos. ¿Cómo puede la automatización de documentos optimizar en última instancia las eficiencias que ha logrado con las personas y los procesos?

Es posible que también desee considerar los requisitos de integración. Si durante la revisión de los procesos vio que los empleados tomaban información de una aplicación y la volvían a escribir en otra, es posible que desee evitarlo en el futuro con integraciones. Los ejemplos incluyen integraciones con CRM, sistemas de gestión de documentos, SSO y aplicaciones de firma electrónica.

Siguientes pasos

Una vez que haya completado el trabajo preparatorio, estará listo para salir al mercado y ver cómo las empresas de automatización de documentos se enfrentan a sus requisitos. Tenga esto en cuenta cuando realice demostraciones. Asegúrese de comparar cada uno con sus requisitos y por costo. Además, considere quién necesitará implementarlo y quién deberá mantenerlo, y evalúe también los costos de ello.

Ponte en contacto con nuestro equipo de especialistas para ver a M-Files Ment en acción, y empezar la automatización de documentos de tu negocio en minutos, además de conocer las diferentes capacidades de la plataforma y cómo pueden beneficiarlo.

Consulta el texto original en inglés.

Guía del CIO para la evaluación de soluciones RPA

En esta guía para CIO’s compartimos las claves para evaluar soluciones de RPA para tu negocio.

Guía de AI Service Desk y Automatización

En este documento te compartimos un modelo probado de automatización de la mesa de servicio de TI, que ayuda a analizar desafíos, evaluar soluciones y elegir el mejor enfoque de automatización.

10 consejos de lectura obligada para seleccionar un sistema ECM

En este eBook te mostramos cómo un sistema ECM y la gestión inteligente de la información puede hacer tu negocio más competitivo

Business Case para la Gestión de Contenido Empresarial

En este eBook te compartimos como la afluencia de contenido muy diverso de una variedad de sistemas y repositorios apunta a la urgente necesidad de las empresas invertir en la gestión de contenidos para tomar control de su contenido.