Los 5 principales casos de RPA para contabilidad en 2022

5 principales casos de uso de RPA para contabilidad en 2022

HIXSA

8 marzo, 2022

En un escenario familiar, con el cierre de fin de mes en el horizonte, una hoja de Excel que aparece en la pantalla de la computadora y el toque constante de palabras clave hace que los analistas financieros piensen por qué mi organización no se automatizó. En este post te compartimos los cinco casos de uso más importantes de RPA para contabilidad que sugerimos para tu negocio en este año. Según el informe de IMA , “Alrededor de dos tercios de los analistas financieros dijeron que la gran dependencia de las hojas de cálculo aumenta tanto el tiempo dedicado a los informes financieros como el riesgo de resultados inexactos. “ Teniendo en cuenta los riesgos y problemas asociados con las hojas de cálculo, incluidos los estándares contables cambiantes, los requisitos de tiempo, los errores de entrada y la vinculación de celdas de hojas de cálculo, la alta dependencia de las hojas de cálculo es alarmante. Por lo general, la contabilidad se compone de cuatro procesos clave:
  • Cuenta por pagar/por cobrar
  • Entrada de diario
  • Reconciliación de la cuenta
  • Cierre Financiero
En promedio, lleva casi siete días completar el proceso de cierre financiero. Al ser un proceso manual, basado en reglas y que consume mucho tiempo, RPA en contabilidad puede transformar genuinamente la forma en que los analistas financieros manejan la contabilidad. Profundicemos en este blog y aprendamos más sobre el proceso de contabilidad que RPA puede automatizar y su impacto en los informes financieros.

Automatización de procesos contables con RPA

Dado que la mayoría de los procesos contables consumen mucho tiempo y son repetitivos, y requieren alta precisión y exactitud, los bots RPA son útiles para acelerar la eficiencia y reducir los costos operativos. Los chatbots de RPA son capaces de automatizar el siguiente proceso de contabilidad:

1. Cuentas por pagar

La cuenta por pagar es uno de los procesos comerciales más cruciales que manejan la obtención, el procesamiento y el pago del dinero que las empresas deben por bienes y servicios. Los contadores financieros deben completar tareas repetitivas, como recibir la factura, examinar los estados de cuenta en busca de detalles como el nombre del proveedor, la autorización, la verificación de la orden de compra, la extracción de datos, el procesamiento de facturas a tiempo para el pago, etc. Para tener una cuenta por pagar eficiente proceso, los bots RPA pueden optimizar todo el proceso al eliminar la mayor parte del papeleo relacionado con la contabilidad, el procesamiento de facturas y la extracción de datos. Además, el uso de chatbots RPA con OCR e IA integrados reduce el tiempo necesario para la extracción de datos y mejora el funcionamiento diario.

2. Cuentas por cobrar

La cuenta por cobrar abarca todo, desde la solicitud de crédito hasta la factura, el seguimiento y el cobro de deudas. El enfoque tradicional de las cuentas por cobrar implica:
  • Extracción de datos de una hoja de cálculo de Excel para la generación de facturas
  • Coincidencia de facturas con los detalles exactos
  • Enrutamiento de facturas para aprobaciones
  • Procesamiento de pagos
Por otro lado, el proceso de seguimiento y cobranza manual implica error de evaluación de crédito, costo operativo de facturas y alto riesgo de crédito. La automatización del proceso de cuentas por cobrar con el chatbot RPA puede simplificar la entrega de facturas, actualizar el estado en tiempo real y notificar al cliente al instante sin ninguna intervención manual. Además, la RPA en las cuentas por cobrar permite a las instituciones financieras escalar hacia arriba y hacia abajo sin desafíos de personal ni capacitación, y mejora la precisión y la entrega del procesamiento de facturas.

3. Conciliación de cuentas

El proceso de conciliación de cuentas consta de varios pasos, como por ejemplo.
  • Escrutar la validez de los cheques emitidos
  • Actualización de registros de transacciones
  • Comparar facturas de clientes y proveedores
  • Identificación de transacciones no registradas en facturas, depósitos de préstamos, etc.
Además, el proceso de conciliación de cuentas depende en gran medida de facturas, archivos PDF y registros contables. Según un informe, el proceso de conciliación de cuentas lleva el 44% del tiempo para mantener el balance. El uso de un chatbot basado en reglas predefinidas permite al contador financiero agilizar todo el proceso de conciliación mediante la extracción rápida de datos, el cotejo y la comparación de facturas y la visibilidad en tiempo real del proceso de conciliación. Además, RPA en el proceso de conciliación contable elimina el riesgo del viejo mundo basado en papel, una verificación manual de la información de la hoja de cálculo y la creación de actualizaciones de registros posteriores a la verificación.

4. Automatización RPA de la entrada de datos

Las instituciones bancarias dependen en gran medida de la extracción de documentos y datos de múltiples sistemas heredados. Por ejemplo, antes de generar la factura final y el informe de transacciones, los contadores financieros deben leer archivos de texto y hojas de Excel para obtener datos del proceso de cuentas por pagar y por cobrar. Además, hacer coincidir manualmente los informes de conciliación, los detalles de las transacciones, los documentos de respaldo y cargar la información recopilada en el sistema heredado central requiere alta precisión y exactitud. La automatización de procesos financieros verifica e ingresa automáticamente los datos en tiempo real y transfiere, intercambia y registra de manera eficiente los datos de transacciones en el sistema ERP. Al subcontratar la entrada de datos a los bots RPA, se reduce significativamente la carga de trabajo financiera.

5. Cierre financiero

Producir un informe final que describa el estado financiero de la empresa requiere un esfuerzo manual considerable. Los desafíos que enfrentan los contadores financieros son:
  • Entrada manual de datos
  • Proceso de manipulación de datos
  • Segregación de datos de formato múltiple
  • Faltan recibos, asientos de diario y transacciones no coincidentes
  • Acceso a la información en tiempo real
Para superar estos desafíos y optimizar el proceso de cierre financiero, el bot RPA resulta útil. Los bots RPA pueden rápida y eficientemente
  • Importe hojas de cálculo de varios recursos a sistemas heredados centrales
  • Ejecute una lista de verificación automatizada para identificar y resaltar los problemas de la cuenta
  • Realice un seguimiento del progreso, el cronograma, la aprobación y el posible error
  • Comparar datos financieros utilizando detalles de conciliación

¿Cómo deberían las empresas automatizar la contabilidad con RPA?

RPA en contabilidad se puede aprovechar siguiendo tres enfoques. Estos are-RPA en contabilidad se pueden aprovechar siguiendo tres enfoques.

Automatización RPA lista para usar

El bot RPA basado en reglas puede manejar fácilmente tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, pero ¿qué pasa si su organización financiera quiere más que eso? Tener RPA conversacional es una solución de automatización de extremo a extremo que proporciona resoluciones más rápidas con IA y tecnologías de aprendizaje automático. Al aprovechar el soporte omnicanal, la RPA conversacional brinda asistencia para la toma de decisiones asistida por IA, comprende el contexto humano y proporciona una resolución instantánea. No más oportunidades perdidas e ingreso de datos erróneos; RPA conversacional genera automáticamente informes y actualizaciones.

Soluciones de automatización personalizadas

RPA es la solución más flexible para automatizar cualquier proceso. Y las organizaciones financieras que buscan automatizar sus procesos comerciales deben analizar internamente los costos de mantenimiento de los bots. Una solución personalizada como RPA como servicio (RPAaaS) permite a los clientes evitar confundir los precios en la adopción de RPA. El modelo de fijación de precios de RPA elimina con precisión el aire de incertidumbre y confusión y permite a las organizaciones financieras adoptar RPA en la contabilidad sin costos adicionales ni agujeros en el bolsillo.

Automatización de extremo a extremo

Antes de implementar RPA en el proceso financiero, las organizaciones prueban exhaustivamente nuevas soluciones y proveedores. Un socio de automatización de extremo a extremo lidera su organización evaluando su preparación, creando un caso de negocios, diseñando un modelo operativo, administrando el cambio comercial y desarrollando una hoja de ruta para escalar RPA comenzando de a poco.

Beneficios de Implementar RPA en Contabilidad

Con RPA en contabilidad, las organizaciones financieras tienen mucho que aprovechar mediante el uso de tecnologías de IA. La implementación de RPA en la contabilidad ayuda a

Evita los fraudes financieros

Los estafadores van un paso por delante de la tecnología cuando se trata de transacciones financieras. Para adelantarse a la curva de los estafadores, las organizaciones deben invertir en la próxima generación de gestión del riesgo de fraude. Según un informe, “ La automatización es el futuro de la gestión del riesgo de fraude. El uso de capacidades de inteligencia artificial como los sistemas de aprendizaje automático (ML) puede distinguir fácilmente entre transacciones sospechosas y legítimas. Además, las tecnologías de Machine Learning (ML) pueden analizar big data rápidamente y aprender continuamente con cada interacción y proceso y reaccionar más rápido ante nuevas sospechas fraudulentas.

Calidad de información mejorada

Las organizaciones financieras sufren de mala calidad de datos debido a la enorme cantidad de datos. Brindar una resolución a tiempo y enrutar los datos al lugar correcto es un desafío para los contadores financieros. RPA en el proceso comercial financiero elimina la tasa de error, mejora la precisión y proporciona una interacción más inteligente. Con el acceso a los datos en tiempo real, los contadores brindan instantáneamente una resolución y comparten información de forma independiente y limitan la intervención manual en toda la organización.

Promover la eficiencia de la auditoría

La auditoría de datos financieros es una de las funciones críticas en el proceso contable. Sin embargo, la recopilación manual de datos de fuentes dispares requiere mucho tiempo y trabajo. Con RPA en el espacio de la contabilidad económica, acelere el proceso de auditoría al recopilar con precisión toda la información requerida de los múltiples sistemas heredados y tomar decisiones de forma independiente. Además, a medida que avanza la tecnología, se espera que aumente el valor económico, proporcionando conocimientos proactivos y análisis de causa raíz.

Adoptar RPA para escalar a lo grande

La era de la Automatización Robótica de Procesos está aquí, y cuando se trata de integrar tecnología en su proceso financiero, la adopción de RPA es la necesidad del momento para las organizaciones financieras. Cargado durante mucho tiempo por tareas manuales y repetitivas, RPA puede entregar el trabajo duro a los bots digitales a quienes no les importan las largas horas de trabajo y las tareas repetitivas. Por lo tanto, con el bot en el espacio, los empleados pueden usar mejor su inteligencia donde se necesita el toque humano. Con las capacidades de RPA conversacional, IA y automatización, AutomationEdge tiene la misión de crear una experiencia de lugar de trabajo placentera para empleados y clientes con soluciones de IA, RPA y TI conversacionales. Solicite una demostración aquí o visite www.automationedge.com para saber cómo estas tecnologías pueden ayudarlo a dominar el juego de la transformación digital. AutomationEdge es una solución de la automatización inteligente garantiza que todas las operaciones en la oficina central, la oficina intermedia, la oficina administrativa y las operaciones de TI se realicen a una velocidad mayor y a un costo reducido, lo que puede ayudar a aumentar significativamente la línea superior y la línea inferior de la empresa. Comienza tu transformación a una Empresa Digital Autónoma, solicita una demostración con nuestro equipo de expertos.

Consulta la información original en inglés.

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