7 cambios en la gestión de documentos que marcan la diferencia

HIXSA

16 febrero, 2021

Las herramientas de gestión de documentos se han convertido en importantes aliados para las empresas al aprovechar todo el poder que los datos generan. Sin embargo, es probable que ya hayas implementado una herramienta de este tipo pero aún no ves todos los beneficios. En este blog analizaremos 7 mejores prácticas que te ayudarán a aprovechar todo el poder de tu herramienta de gestión de documentos.

7 cambios en la gestión de documentos

A lo largo de los años, los sistemas de gestión de documentos han evolucionado hasta el punto en que se han convertido en un factor importante que contribuye a la productividad de su organización. Entonces, ¿Cómo apoyarse en las fortalezas que hacen que estas soluciones sean tan poderosas, aprovechando “las mejores circunstancias” en cada oportunidad? Haciendo siete pequeños cambios en tu enfoque, generarán una gran diferencia antes de te des cuenta.

1. Crea una cultura que adopte el nuevo software

De lejos, lo más importante que puedes hacer para marcar una gran diferencia con respecto a tu sistema de gestión de documentos implica adoptar un nuevo software cuando la situación lo requiera. Pero no implementes una solución de un solo golpe. Comienza lentamente, programa sesiones de capacitación para asegurarte de que las personas realmente sepan cómo usarlo (algo que ciertamente aumentará la adopción) y debes estar disponible para responder cualquier pregunta o para abordar cualquier inquietud que puedan tener tus empleados. La gestión del cambio es clave aquí y cómo lo logra tu organización será clave para la adopción de tu sistema de gestión de documentos.

2. Potenciar la colaboración

También debes asegurarte de hacer de la colaboración un punto focal central de todos tus esfuerzos de administración de documentos. Tendrás un impacto casi inmediato en la creación de contenido, por ejemplo, ya que la calidad del trabajo que tus empleados podrán realizar siempre será mejor si puedan asociarse libremente entre sí durante el proceso.

Del mismo modo, los empleados deben comprender su papel para ayudar a organizar archivos, etiquetar documentos correctamente, eliminar archivos duplicados y más. Todo esto contribuye en gran medida a convertir tu sistema de gestión de documentos en algo que genere resultados.

3. Habilita una mejor comunicación

Si tuvieras que hacer una lista de todos los elementos que son la piedra angular de cualquier proyecto exitoso, la comunicación sin duda estaría en lo más alto. Una de las principales razones por las que los proyectos fracasan generalmente tienen que ver con una falla en la comunicación, razón por la cual tu sistema de administración de documentos está a punto de volverse invaluable para ese fin.

Al hacer de tu sistema de administración de documentos tu punto central de comunicación, está eliminando la necesidad de que las personas interactúen con múltiples aplicaciones solo para hacer las cosas. Además, eliminarás otro posible silo de datos en el que se pierda la información, por lo que este es un paso que debe tomar casi de inmediato.

4. Un único administrador de la comunidad 

Esta es una de esas pequeñas mejores prácticas que muchas organizaciones pasan por alto: tener un líder de proyecto (también conocido como administrador de la comunidad) para supervisar el avance de tu sistema de gestión de documentos.

5. El poder del control de versiones

El control de versiones es un gran cambio para implementar en tu sistema de administración de documentos porque permite a las personas realizar tantos cambios como deseen en un archivo, todo sin sobrescribir el contenido original que contiene.

En ese momento, siempre puedes consultar una versión anterior de un documento si lo necesitas, algo que es particularmente importante durante la edición. Además, podrás ver quién cambió un archivo, por qué y cuándo, todo lo cual puede ser útil a largo plazo.

6. La importancia de los derechos de acceso

Otra mejor práctica importante que querrás implementar consiste en definir los derechos de acceso para cada archivo y documento en tu sistema. Toma en cuenta que no todos los empleados necesitarán acceder a cada kilobyte de datos para poder realizar su trabajo correctamente.

Los derechos de acceso no solo ayudarán a evitar confusiones al asegurarse de que nadie pueda acceder o incluso editar un documento si no es necesario, sino que también contribuirá en gran medida a proteger esos documentos.

7. Etiquetado, etiquetado, etiquetado

Por último, uno de los cambios más importantes que puedes implementar en tu sistema de administración de documentos es enfocarse en los metadatos y el etiquetado, algo que hace que encontrar los datos críticos que estás buscando sea mucho, más fácil que nunca.

Como mínimo, debes eliminar todas las conjeturas de la ecuación capacitando a tus empleados sobre cómo etiquetar archivos y otros documentos de la manera correcta en el momento de su creación. Esto no solo puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo, sino que también puede aumentar la productividad.

Como puedes ver, mejorar tu sistema de gestión de documentos no es cuestión de implementar más software y se trata más de una serie de pequeños cambios. Pero estos pequeños ajustes se suman a algo mucho más poderoso de lo que podrían ser por sí solos, lo cual genera grandes beneficios para ti.

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Consulta la información original en inglés.