Actualización del sistema de gestión de documentos

HIXSA

30 noviembre, 2021

Es probable que ya cuentes con una herramienta de gestión de documentos, pero, también es probable que tu sistema ya no cubra todas los nuevos desafíos, debido a que no estaba pensada para escalara en tu negocio. Es por ello que tal ves sea un buen momento para darle una nueva revisión a tu estrategia, y pensar en renovar tu sistema. Preparamos la siguiente entrada para analizar los puntos más importantes que debes revisar de tu sistema de gestión de documentos para saber si ya es el momento de una actualización en tu sistema.

Una de las principales razones por las que la mayoría de las organizaciones adoptan la gestión de documentos en primer lugar es porque están intentando resolver una serie de desafíos cruciales, todos al mismo tiempo.

Si tu organización aún vive en un mundo de procesos basados en papel o incluso basados en hojas de cálculo, simplemente encontrar el documento que necesita cuando lo necesita puede convertirse en una batalla cuesta arriba. Si tus empleados tardan un promedio de 10 minutos en encontrar un dato antes de poder actuar sobre él, son 10 minutos que no están ganando dinero para tu negocio.

Del mismo modo, esta forma de hacer las cosas “a la vieja escuela” suele ser propensa a problemas de control de versiones en los que se encuentra el mismo documento en varias ubicaciones. En ese momento, no puedes estar seguro de que la versión que está viendo sea actual o incluso precisa, lo que retrasa aun más el proceso.

Por supuesto, esto no es nada comparado con los problemas en términos de seguridad de los documentos. Alguien puede salir fácilmente por la puerta principal con una carpeta de archivo importante con información patentada y no se sabe cuándo lo descubrirás. Tampoco tiene prácticamente ninguna forma de limitar el acceso individual a ciertos archivos, lo que en sí mismo es un problema que solo empeorará a medida que pase el tiempo.

La gestión de documentos fue durante muchos años ha sido la bala de plata que las organizaciones necesitaban para resolver todos estos desafíos y más. Pero al mismo tiempo, no todas las soluciones de administración de documentos se crean de la misma manera: algunas simplemente son menos efectivas para mantenerse al día con los cambios tecnológicos que otras y, si no tienes cuidado, puedes encontrarte en una posición similar a la que estabas cuando todo esto empezó.

A veces, puedes salirte con la tuya dando un ajuste a tu sistema de gestión de documentos existente. Otras veces es absolutamente necesario ponerlo a pastar y reemplazarlo con algo nuevo. ¿Cómo saber si tu situación se parece más a la primera o la segunda? Solo necesitas tener en cuenta algunas cosas clave.

Volviendo al corazón del proceso de gestión de documentos

Todo esto se debe al hecho de que la definición de un sistema de gestión de documentos eficaz en la actualidad varía enormemente de la definición aceptada incluso tan recientemente como hace una década. La ciberseguridad siempre ha sido una preocupación, por ejemplo, pero en el mundo online actual es una prioridad absoluta. El control de versiones siempre fue importante, pero ahora es fundamental, especialmente porque el gran volumen de datos con el que la mayoría de las empresas trabaja a diario ha crecido de manera exponencial.

Entonces, si miras una “guía de compra de sistemas de administración de documentos” de 2010, probablemente tendrías un conjunto de características completamente diferente a las que necesitarías buscar hoy. Por supuesto, no estás comprando un nuevo sistema, ya tienes uno.

Pero eso no significa que no debas abordar las cosas desde el mismo punto de vista.

En estos días, un sistema de gestión de documentos eficaz tendrá las siguientes características:

  • Genera una ubicación fácil y centralizada para acceder a cada kilobyte de datos con el que estás trabajando. No importa qué sea o dónde esté almacenado, no tienes que ir en 11 direcciones diferentes solo para encontrar lo que estás buscando.
  • Ofrecerá capacidades de captura / carga de contenido rápidas y eficientes. No debería ser difícil importar datos al sistema.
  • Debe tener funciones diseñadas para respaldar los flujos de trabajo de tus usuarios.
  • Deberá ofrecer espacio de almacenamiento más que suficiente y, al mismo tiempo, permitirle escalar fácilmente con el tiempo.
  • Además de las carpetas y directorios que son fáciles de entender, debería poder buscar tanto los nombres de los archivos como el contenido dentro de los documentos.
  • Incluirá funciones de colaboración útiles como intercambio seguro de archivos, control de versiones, funciones de reversión y más.
  • Con un gran énfasis en la seguridad de los archivos, el control de acceso y proporcionará las pistas de auditoría necesarias para mantener el cumplimiento en su industria.

Entonces, ¿Cómo saber si tu sistema de administración de documentos existente simplemente necesita una actualización o si debe ser reemplazado por algo nuevo?

Echa un vistazo a la lista anterior y compárala  con las funciones que ofrece tu sistema actual. Cuantos más elementos de esa lista NO tengas acceso, más probable será que haya una opción totalmente nueva en orden. En ese momento, un reemplazo sería la mejor manera no solo de evitar el caos de información, sino también de dejar de dañar la colaboración, frenar la productividad y, en última instancia, dañar tus resultados finales.

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Consulta la información original en inglés.