Para mantenerse por delante de la competencia, las empresas deben invertir mucho en marcas y promociones. Para comercializar cientos de marcas y productos , las empresas utilizan varios canales de ventas como TV, periódicos, redes sociales, eventos, etc. Solo para los comerciales de TV, el equipo de servicios de medios de la compañía se comunica con múltiples agencias, canales y soluciones de terceros que validan el tiempo de emisión real contra el estimado.
El equipo de servicios de medios gestiona este proceso manualmente para validar la estimación final aprobada por el administrador de medios con las facturas de las agencias de medios, las facturas de impuestos de los canales y el informe de la herramienta de monitoreo de tiempo al aire de terceros. Las herramientas de monitoreo del tiempo al aire se utilizan para rastrear el tiempo real del comercial de televisión.
En general, en una empresa global, el equipo de servicios de medios tiene que procesar más de 10,000 facturas de 100,000 comerciales de TV. Este proceso requiere aproximadamente más de 400 horas hombre para procesar. Este proceso manual es tedioso, propenso a errores y ocasiona retrasos en los pagos. Esto hace que el procesamiento de facturas de medios sea un candidato perfecto para la automatización utilizando la herramienta de automatización de procesos robóticos.
La automatización de procesos robóticos (RPA) es el proceso de automatización de las operaciones comerciales con la ayuda de robots de software para reducir la intervención humana.
Después de automatizar el procesamiento de facturas de medios utilizando la herramienta RPA como AutomationEdge, el primer paso es convertir las facturas en papel a un formato digital como excel o pdf utilizando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Usando la tecnología OCR, AutomationEdge leerá los datos de la copia escaneada de la factura en papel y la convertirá a formato digital.
Luego, el bot comparará más de 10,000 facturas de agencias de medios e informes de tiempo de emisión real con reglas comerciales como Spot Time, Spot Rate por 10 segundos, Spot Cost, Time Leniency, total Free Commercial Time (FCT) y Net Amount.
El bot creará un informe a partir de esta comparación en formato Excel y, si existe alguna discrepancia, lo compartirá con un miembro del equipo respectivo para su revisión en una hoja diferente. Si un miembro del equipo acepta la discrepancia, el bot moverá los registros aceptados en el informe de Excel.
Ahora, el bot comparará este informe de Excel con las estimaciones de los medios de las agencias y creará un informe con 2 hojas, llamado coincidencia y falta de coincidencia. Estas 2 hojas se enviarán al administrador de medios para su revisión. El administrador de medios aceptará o rechazará el registro de discrepancia. Los registros aceptados se moverán para coincidir con la hoja y los registros rechazados se guardarán en la hoja de desajuste. Esta hoja de desajuste será manejada por el equipo manualmente. La hoja de coincidencias se comparte para la aprobación del pago.
Con la inclusión de RPA, las empresas pueden eliminar errores en el proceso de reconciliación y validación y el proceso automatizado reducirá el tiempo de procesamiento de más de 10,000 documentos de factura hasta un 99%.
Beneficios de automatizar el procesamiento de facturas de medios de comunicación
- Reglas de coincidencia automatizadas
El procesamiento automatizado de facturas utiliza reglas de coincidencia de 2 o 3 vías para garantizar que los productos de medios facturados se alineen con los pedidos y recibos. - Aprobación en cualquier momento desde cualquier lugar
Con la automatización de facturas, los usuarios pueden aprobar directamente desde sus dispositivos móviles. Pueden aprobar desde su correo electrónico sin necesidad de iniciar sesión. La notificación de facturación automatizada reduce los seguimientos manuales. - Tolerancias ajustables
El procesamiento de facturación automatizado establece la función de facturación, que controla qué proceso requiere una coincidencia automática y qué requiere una revisión manual con la configuración de tolerancia. Esta función de facturación automática puede ser configurada globalmente o a nivel de producto por el equipo comercial - Enrutamiento y revisión de excepciones
Según las reglas de tolerancia y enrutamiento, en la automatización del procesamiento de facturas, las facturas que no coinciden se marcan y se enrutan para su revisión y resolución. - Descuentos por pagos anticipados
Las oportunidades de descuentos por pagos anticipados se pueden notificar para priorizar y procesar los pagos con la automatización del procesamiento de facturas. - Pago rápido y facturación sin recordatorios
Con la automatización de facturas, las facturas coincidentes se pagan y facturan a las respectivas cuentas de gastos sin recordatorios - Procesamiento centralizado de facturas
Elimina el costo, el riesgo y el retraso del envío de productos con instalaciones centrales de procesamiento
La automatización del procesamiento de facturas puede beneficiar a cualquier industria al garantizar los pagos a tiempo, mayor precisión y la eliminación de discrepancias en las facturas. Por lo tanto, este proceso de automatización no solo acelera el procesamiento de facturas, además, puede obtener visibilidad y control financiero.
AutomationEdge es la plataforma RPA más rápida para procesar datos. Si desea obtener más información sobre la automatización del procesamiento de facturas, solicite una demostración.
Consulta la información original en inglés.
