Automatización de la gestión de procedimientos operativos estándar

Automatización de la gestión de procedimientos operativos estándar

HIXSA

14 noviembre, 2023

Los sistemas de calidad en muchas empresas y organizaciones se basan en procedimientos operativos estándar (o Standard Operating Procedures – SOP) bien documentados que se comunican y capacitan de manera eficiente a los empleados y otras partes interesadas. Introducir los SOP y garantizar su cumplimiento contribuye directamente a la calidad del producto y servicio, por lo tanto, al éxito general de una organización.

La gestión de SOP incluye la creación, actualización y difusión de información sobre procesos de misión crítica y, a menudo, está vinculada a requisitos de cumplimiento y actividades continuas de garantía de calidad. Se podría simplificar todo esto diciendo que los sistemas de calidad consisten en documentar los procesos actuales y asegurarse de que las partes interesadas los conozcan y los sigan.

Las organizaciones militares, las empresas manufactureras, los proveedores de atención médica, las empresas farmacéuticas y las empresas de muchas otras industrias enfrentan los desafíos diarios de la gestión de SOP. Hay que confirmar que los procesos existentes cumplen con las regulaciones y demostrar que se han seguido las políticas es un desafío, pero ¿qué pasa con la gestión de este proceso cuando las cosas cambian?

Desviaciones en procedimientos operativos estándar y CAPAs

Inevitablemente se producen desviaciones y los resultados pueden variar desde cambios indetectables hasta catastróficos. Por ejemplo, es posible que una máquina de fabricación haya sido calibrada incorrectamente. Como resultado, los estándares de calidad del producto se ven comprometidos. Una investigación descubre el problema de calibración y, en última instancia, resalta la necesidad de un cambio en las instrucciones y el proceso de aprobación.

Cuando se descubre cualquier desviación significativa, el equipo de gestión de calidad debe definir, documentar y comunicar una acción correctiva y preventiva relacionada (o Corrective And Preventative Action – CAPA). Luego se debe realizar un seguimiento de la CAPA para verificar que las personas afectadas hayan leído y comprendido los nuevos SOP asociados.

Por lo tanto, la gestión exitosa de los SOP abarca tanto la gestión del contenido como de los procesos para garantizar que hayan sido leídos y comprendidos por las personas adecuadas.

Simplificación de la gestión de procedimientos operativos estándar con ECM

Aprovechar un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) para gestionar la creación, modificación y gestión de la documentación SOP tiene sentido, ya que estos sistemas suelen ofrecer funciones sólidas de gestión de control de acceso y control de versiones. Sin embargo, los sistemas ECM modernos ayudan a las organizaciones a agregar valor mucho más allá del simple almacenamiento de los documentos SOP con características como:

Gestión de la formación

La formación sobre nuevos procedimientos se puede administrar a través de una solución ECM basada en los roles de los empleados en la organización mediante el uso de flujos de trabajo y asignaciones de tareas. Los empleados “aprueban” sus requisitos de aprendizaje con firmas electrónicas, que proporcionan evidencia y verificación de las tareas completadas. Las asignaciones basadas en roles también garantizan que a los nuevos empleados se les asignen automáticamente requisitos de aprendizaje relevantes.

Gestión de cambios

un sistema ECM puede ayudarle a especificar un proceso de cambio controlado procedimientos operativos estándar. Las tareas para los requisitos de aprendizaje se reenvían automáticamente a los empleados si el proceso ha cambiado significativamente y pueden ver fácilmente los cambios resaltados en comparación con la versión anterior.

Recopilar evidencia

demostrar a los auditores que la organización está siguiendo los procesos descritos en los SOP puede resultar complicado. Los sistemas ECM registran la finalización de tareas recurrentes, lo que sirve como evidencia durante el proceso de auditoría. Si un SOP dice que la temperatura del refrigerador debe verificarse todos los días, puede asignar esta tarea a los empleados correspondientes, quienes luego pueden verificar la finalización de esta tarea con una firma electrónica.

Agilización de procedimientos operativos estándar

los sistemas ECM ayudan a reemplazar las listas de verificación en papel y en Excel con formularios electrónicos que aprovechan las firmas electrónicas y/o digitales. Lo mismo se aplica a todos los procesos de aprobación: en lugar de perseguir a las personas en la oficina en busca de firmas en tinta, se pueden utilizar aplicaciones móviles y firmas digitales para agilizar drásticamente los procesos de aprobación y gestión de tareas.

La gestión de SOP puede suponer una carga importante para los equipos de calidad, pero las mejores soluciones de ECM pueden aliviar esta carga y ayudar a los equipos a operar de forma más productiva. Al alinear la gestión de ECM y SOP, las organizaciones están logrando una mayor transparencia, auditoría, archivo, seguridad, colaboración y gestión de procesos.

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M-Files para mejorar la gestión de servicios empresariales

Administrar manualmente los procesos diarios no es un buen uso del tiempo. M-Files automatiza los flujos de trabajo logísticos relacionados con la planificación de la producción, el procesamiento de pedidos y la gestión de proveedores. Eso significa que puede garantizar la coherencia mientras M-Files verifica que se sigan todos los pasos del proceso comercial.

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Consulta la información original en inglés.

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