Automatización de workplace en toda la empresa

HIXSA

2 noviembre, 2020

Es probable que al oír el término automatización, pienses en una tendencia tecnológica del futuro que reemplazará la mano de obra humana. Esta idea es completamente errónea, la automatización busca ayudar a los empleados a realizar su trabajo de forma más eficiente al mismo tiempo que ahorra costos y mejora la calidad de los procesos. Muchas empresas ya han implementado estas herramientas como chatbots o gestión de la información. En este artículo te contamos como beneficia la automatización del workplace a los negocios actualmente.

La automatización en workplace ocurre cuando las computadoras realizan los tipos de tareas que normalmente requerirían la intervención humana, ahorrando tiempo a los empleados para que puedan enfocarse en tareas de mayor valor. En estos días, los sistemas de automatización aprovechan la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para realizar todo tipo de tareas, desde el reconocimiento de voz hasta la traducción entre idiomas y tareas que requieren percepción visual y mucho, mucho más.

Pero realmente, el beneficio aquí es más que simplemente permitir que los empleados trabajen “de manera más inteligente”. La automatización del workplace no solo elimina los procesos manuales y repetitivos, también reduce los errores comunes. No se trata de reemplazar a los empleados en absoluto, se trata de apoyarlos y empoderarlos de una manera que les permita hacer un mejor trabajo a diario, mientras obtienen resultados constantes y garantizados con las soluciones de automatización de flujo de trabajo adecuadas.

También es algo que afecta a todos los departamentos de una empresa: desde recursos humanos, atención al cliente, finanzas y más.

El impacto de la automatización en RRHH

Un estudio reciente asegura que cada vez que haya que cambiar de asalariado, se necesitarán de seis a nueve meses de ese salario. Por ejemplo, si deseas reemplazar a un empleado que solía ganar $ 60,000 por año, le costará entre $ 30,000 y $ 45,000 para cubrir el puesto después de tener en cuenta los costos de contratación y capacitación.

Es exactamente este tipo de problemas que la automatización del workplace puede ayudar a resolver, gracias al éxito que las empresas ya han tenido con los bots habilitados por IA que han mejorado significativamente su proceso de adquisición de talento. No solo se puede capacitar a un bot para rastrear candidatos de alto valor en función de ciertas palabras clave tanto en su currículum como en la descripción del trabajo que están solicitando, también pueden ayudar a programar entrevistas. Todo esto libera a los empleados de recursos humanos para que pasen más tiempo trabajando individualmente con esos candidatos, en lugar de abrirse paso entre grandes volúmenes de papeleo en un esfuerzo por encontrarlos en primer lugar.

Mejor tecnología, mejor servicio al cliente

El servicio al cliente ha sido durante mucho tiempo una de las principales ventajas competitivas para la mayoría de las empresas, ya que un 42% de los consumidores dicen que con gusto pagarían más dinero por una experiencia amigable y acogedora. Otro 52% dice que pagaría más por una experiencia de cliente rápida y eficiente, según la misma fuente.

Esta también es un área que puede ser mejorada por la automatización del workplace, ya que los desarrolladores estiman que hasta el 80% de las interacciones entre una marca y un cliente se pueden manejar con éxito a través de chatbots. Estos aprovechan los datos que su empresa genera para ayudar a los clientes a manejar automáticamente todo, desde el pago de facturas, la resolución de problemas y otros asuntos de las cuentas, todo sin necesidad de levantar el teléfono. Además de liberar tiempo a los agentes de servicio al cliente para que se concentren en asuntos que realmente requieren atención inmediata, también es una excelente manera de reducir costos que luego pueden canalizarse a otras áreas del negocio.

Automatización en finanzas

La automatización también puede ser una herramienta crítica en términos de gestión de procesos financieros, una de las principales causas de estrés para la mayoría de las empresas, independientemente de la industria. Las empresas pueden utilizar la automatización de procesos financieros para tareas esenciales como conciliación de cuentas, entradas diarias, realizar estados financieros y más, todo de una manera que prácticamente elimina el riesgo de error humano (y costosos errores contables).

La automatización también se puede utilizar para enviar facturas automáticamente a los clientes después de que se haya realizado el trabajo y verificar periódicamente que los pagos se realicen. Cada minuto que un empleado no tiene que dedicar a buscar una factura es un minuto que puede utilizar para concentrarse en trabajos más avanzados para su empresa. Del mismo modo, esta también es una excelente manera de asegurarse de que esas facturas se paguen, poniendo así más dinero en los bolsillos al mismo tiempo.

Impulsa la automatización en el lugar de trabajo con M-Files

Los flujos de trabajo de M-Files aumentan la productividad al automatizar los procesos comerciales. Como aprobaciones de contratos, contenido controlado y facturación, para que los equipos puedan trabajar en tareas de valor agregado. M-Files envía automáticamente una notificación cuando hay una tarea que debe procesarse.

M-Files monitorea automáticamente cada paso del proceso comercial. El historial de versiones de cada archivo, rastrea todos los pasos del flujo de trabajo. Las organizaciones pueden hacer que sus negocios sean a prueba de auditorías mientras logran una visibilidad total de los procesos comerciales importantes.

El impacto a largo plazo de la revolución de la automatización

En total, se estima que un 45% de TODAS las actividades realizadas por empleados a diario se pueden automatizar utilizando tecnologías que ya están disponibles. Para poner eso en perspectiva, eso significa potencialmente ahorrar hasta $ 2 billones en salarios anuales solo en los Estados Unidos.

Pero de nuevo, la razón por la que la automatización del workplace puede ayudar a todo tipo de empresa no es porque reemplazará a los empleados humanos con robots. En cambio, se trata de asegurarse de que esos empleados humanos tengan acceso a las herramientas que necesitan para hacer su trabajo de manera más eficaz.

Al utilizar la tecnología para apoyar a los trabajadores, son libres de hacer un mejor trabajo y crear relaciones más sólidas a diario. Las marcas inteligentes que entienden esto y adoptan la automatización del workplace, pronto serán las que creen una base de éxito que les durará una década o más en el futuro. Los que no lo hacen, que todavía piensan que la automatización del lugar de trabajo es una tendencia, pronto se verán abandonados por sus competidores más inteligentes.

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Consulta la información original en inglés.