Workplace o lugar de trabajo es cualquier parte donde el trabajador realiza sus activas y cuenta con su equipo para realizarla. Sin embargo exiten diversas tareas que pueden aminorar la carga de trabajo de los emleado, mejroando su expereicnia laboral, los tiempo de entrega y permitiendoles enfocarse en tareasd e mayo valor. En este artíuclo analizaremos la automatización del lugar de trabajo y como pude implementarse en cualquier área de negocio.
La automatización en el lugar de trabajo ocurre cuando las computadoras realizan los tipos de tareas que normalmente requerirían la intervención humana, liberando así el valioso tiempo de los empleados para que puedan concentrarse en aquellos asuntos que realmente los necesitan. En estos días, los sistemas de automatización aprovechan la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para realizar todo, desde el reconocimiento de voz hasta la traducción de idiomas y las tareas que requieren percepción visual y mucho, mucho más.
Pero realmente, el beneficio aquí es más que solo permitir que los empleados trabajen “de manera más inteligente, no más difícil”. La automatización del workplace no solo elimina los procesos manuales y repetitivos, también elimina los propensos a errores. No se trata de reemplazar a sus empleados humanos en absoluto, se trata de apoyarlos y empoderarlos de una manera que les permita hacer un mejor trabajo a diario, todo mientras obtienen resultados garantizados y repetibles con las soluciones de automatización de flujo de trabajo adecuadas a su lado.
También es algo que afecta a todos los departamentos de una empresa: desde recursos humanos hasta atención al cliente, finanzas y más.
El impacto de la automatización en los recursos humanos en workplace
Según un estudio reciente , se estima que cada vez que tengas que reemplazar a un empleado asalariado, te costará el equivalente a entre seis y nueve meses de ese salario para hacerlo. Si estás reemplazando a un empleado que anteriormente ganaba $ 60,000 al año, por ejemplo, te costará entre $ 30,000 y $ 45,000 cubrir ese puesto una vez que se tengan en cuenta cosas como los gastos de reclutamiento y capacitación.
Es exactamente este tipo de problemas que la automatización del lugar de trabajo puede ayudar a resolver, ya que las empresas ya han tenido un gran éxito con los bots habilitados para IA que han mejorado significativamente su proceso de adquisición de talento. No solo se puede capacitar a un bot para rastrear candidatos de alto valor en función de ciertas palabras clave tanto en su currículum como en la descripción del trabajo que están solicitando, sino que también pueden ayudar a programar entrevistas. Todo esto libera a los empleados reales de recursos humanos para que pasen más tiempo trabajando individualmente con esos candidatos, en lugar de abrirse paso entre grandes volúmenes de papeleo en un esfuerzo por encontrarlos en primer lugar.
Mejor tecnología, mejor servicio al cliente
El servicio al cliente ha sido durante mucho tiempo una de las principales ventajas competitivas para la mayoría de las empresas, ya que un 42% de los consumidores dicen que con gusto pagarían más dinero por una experiencia amigable y acogedora. Otro 52% dice que pagaría más por una experiencia de cliente rápida y eficiente, según la misma fuente.
Esta también es un área que puede verse afectada positivamente por la automatización en el lugar de trabajo, ya que los desarrolladores estiman que hasta el 80% de TODAS las interacciones entre una marca y un cliente se pueden manejar con éxito a través de chatbots. Los chatbots aprovechan los datos reales que tu empresa ya está creando para ayudar a los clientes a manejar automáticamente todo, desde el pago de facturas hasta la resolución de problemas y otros problemas de la cuenta, todo sin necesidad de levantar el teléfono y llamar a alguien. Además de liberar el tiempo de los agentes humanos de servicio al cliente para que se concentren en aquellos asuntos que realmente requieren su atención inmediata, también es una excelente manera de reducir costos que luego pueden canalizarse a otras áreas del negocio donde pueden hacer más bien.
Automatización en finanzas
La automatización también puede ser una herramienta crítica en términos de gestión de procesos financieros , algo que es una de las principales causas de estrés para la mayoría de las empresas, independientemente de la industria. Las empresas pueden utilizar la automatización de procesos financieros para tareas esenciales como conciliación de cuentas, preparación de estados financieros y más, todo de una manera que prácticamente elimina el riesgo de error humano (y costosos errores contables).
Pero la automatización también se puede utilizar para enviar facturas automáticamente a los clientes después de que se haya realizado el trabajo y para verificar periódicamente con esos clientes para asegurarse de que paguen tan pronto como puedan. Cada minuto que un empleado no tiene que dedicar a buscar una factura es un minuto en el que puede concentrarse en trabajos más avanzados para su empresa. Del mismo modo, esta también es una excelente manera de asegurarse de que esas facturas se paguen realmente, poniendo así más dinero en su bolsillo al mismo tiempo.
Impulsa la automatización en el lugar de trabajo con M-Files
Los flujos de trabajo de M-Files aumentan la productividad al automatizar los procesos comerciales. Los procesos comerciales comunes se pueden optimizar con flujos de trabajo automatizados, como aprobaciones de contratos, contenido controlado y facturación, para que los equipos puedan trabajar en más tareas de valor agregado. M-Files envía automáticamente una notificación cuando hay una tarea que debe procesarse.
M-Files monitorea automáticamente cada paso del proceso comercial. El historial de versiones de cada archivo rastrea todos los pasos del flujo de trabajo. Las organizaciones pueden realizar auditorías a prueba de sus negocios mientras logran una visibilidad total de los procesos comerciales importantes.
El impacto a largo plazo de la revolución de la automatización
En total, se estima que un 45% masivo de TODAS las actividades realizadas por empleados humanos a diario se pueden automatizar utilizando tecnologías que ya están disponibles. Para poner eso en perspectiva, eso significa potencialmente ahorrar hasta $ 2 billones en salarios anuales solo en los Estados Unidos.
Pero, de nuevo, la razón por la que la automatización en el lugar de trabajo puede ayudar a todo tipo de empresas no es que reemplazará a sus empleados humanos con robots. En cambio, se trata de asegurarse de que esos empleados humanos tengan acceso a las herramientas que necesitan para hacer su trabajo de manera más eficaz que nunca.
Al utilizar la tecnología para apoyar a sus trabajadores, son libres de hacer un mejor trabajo y crear relaciones más sólidas a diario. Las marcas inteligentes que entienden esto y adoptan la automatización en el lugar de trabajo pronto serán las que crearán una base de éxito que les durará una década o más en el futuro. Los que no lo hacen, que todavía piensan que la automatización del lugar de trabajo es una tendencia, pronto se verán abandonados por sus competidores más inteligentes.
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