En todas las instituciones educativas los procesos administrativos pueden retrasar los procesos educativos de los alumnos y las actividades de los docentes. Los estudiantes pierden mucho tiempo en tramites manuales como los procesos de reinscripción o las solicitudes de becas, del mismo modo, los profesores pueden perder mucho tiempo en tareas como el cargar calificaciones a un sistema. En este blog exploramos cómo solucionar los problemas de administración en las instituciones educativas con el apoyo de la automatización robótica de procesos.
Muchas tareas administrativas y académicas en las universidades se pueden optimizar con la automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation o RPA). Los procesos tradicionales de muchos de los procesos en las áreas administrativas en las escuelas son engorrosos, además, consumen tiempo y recursos que podrían aprovecharse mejor.
Al utilizar soluciones de software para realizar las tareas repetitivas, no sólo se reduce la tasa de errores, también disminuye el tiempo necesario para ejecutarlas. Además, se tiene la ventaja de que los procesos pueden continuar sin interrupción durante las 24 horas del día. Esto, a largo plazo, representa ahorros sustanciales en los costos de operación de las universidades.
RPA para optimizar tareas en instituciones educativas
Varios de los procesos en las escuelas son candidatos para la automatización. RPA permite automatizar procesos repetitivos que siguen reglas sencillas, por ejemplo, el ingres de datos en hojas de cálculo, la gestión de inventarios en empresas de manufactura, la alta de pacientes en sistemas de salud o los tickets de soporte en TI.
En las escuelas existen muchos procesos manuales y repetitivos que son propensos a errores además de una mala experiencia para todos los usuarios, tanto empleados como alumnos y docentes. El software se puede usar para admisión, asistencia, programación de reuniones, envío, asignación, calificaciones, administrador, finanzas, etc. Un usuario puede conectarse, colaborar y comunicarse a través de múltiples canales a través de la nube, aplicaciones web o aplicaciones móviles.
Aquí tenemos algunos ejemplos de procesos candidatos a la automatización
Procesos administrativos en escuelas que son candidatos de la Automatización Robótica
Registro de asistencias
Ya sea que se trate de labores en el campus o a distancia, en el entorno virtual, el registro de las horas de entrada y salida es imprescindible para los departamentos administrativos de todas las instituciones educativas, independientemente de su tamaño. RPA ayuda a mantener un récord preciso en tiempo real. Esto ofrece ventajas como informes automatizados y actualizados en todo momento para el cálculo de los pagos de nómina.
Asignación de profesores
Una buena solución de RPA puede asignar automáticamente profesores a las clases. Para ello, el bot utiliza el mapeo de horarios de clase y detalles de la disponibilidad de los docentes. A su vez, mediante aplicaciones para dispositivos móviles, éstos pueden acceder fácilmente a sus horarios en cualquier momento que lo consideren necesario y administrar sus tiempos con mayor eficiencia.
Administración de juntas en instituciones educativas
Con RPA puedes enviar notificaciones siempre y revisar las confirmaciones a reuniones con alumnos o entre profesores automáticamente. Además las soluciones de RPA pueden mandar invitaciones con los archivos adjuntos necesarios a todos los participantes.
Instituciones educativas con atención eficiente
Responder a las consultas de los estudiantes generalmente involucra a un asesor. Si se utilizan herramientas de RPA como los chatbots con inteligencia artificial, se puede responder fácilmente a consultas sobre los cursos, las colegiaturas o los servicios ofrecidos. También se puede asesorar a los estudiantes, supervisar sus actividades y ayudarlos a optimizar su horario de clases.
Agilizar las inscripciones
El proceso de inscripciones es uno de los trabajos más agitados y que requieren más tiempo en las universidades. Implica recopilar y cotejar una gran cantidad de información, que se debe gestionar de la forma más eficaz posible. Ya sea para verificar que los formularios se llenen correctamente, validar los documentos o evaluar los criterios de elegibilidad, las herramientas de RPA pueden hacer que el proceso sea mucho más ágil y con un mínimo de errores.
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AutomationEdge para cambiar las instituciones educativas
Las herramientas de AutomationEdge RPA cuentan con diferentes características para respaldar a las escuelas, ya sean de educación media o de nivel superior. AutomationEdge ayuda a los estudiantes y los maestros ayuda a encontrar soluciones rápidas a sus muchas preguntas. Ayuda a las universidades a operar con recursos limitados sus tareas de administración.
Las instituciones educativas están avanzando hacia la automatización, lo que es traerá beneficios para todo el personal, los administradores y a los estudiantes para sus diversas actividades educativas.
Con la automatización robótica de procesos, los institutos pueden automatizar la TI y las actividades administrativas, lo que ahorrará tiempo y dinero, dejando más tiempo para el análisis. y actividades de mejora del servicio.
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Consulta la información original en inglés.
