La automatización de documentos tiene un objetivo concreto: mejorar los procesos de negocios. Impulsado por herramientas low-codees posible diseñar plantillas propias y bibliotecas de clausulas para acelerar la elaboración de contratos, pólizas, documentos bancarios, facturas o cualquier documento que necesite el negocio. Pero la pregunta real es ¿Cuál es verdadero beneficio para mi negocio? ¿Cuándo veré un retorno de mi inversión? En este post ofrecemos un recorrido sobre la automatización de documentos para dar respuesta a estas preguntas.
ROI en para las herramientas de automatización de documentos
Durante cualquier proceso de adquisición, la cuestión del retorno de la inversión surgirá antes de tomar cualquier decisión de compra. Después de todo, la empresa querrá saber que el dinero que estás gastando en software tiene un beneficio claro y que el dinero vale la pena por el beneficio de tener el software. El retorno de la inversión en relación con la automatización de documentos es un desafío, pero lo siguiente da una idea de los beneficios más amplios:
Tiempo
Si estás adquiriendo la automatización de documentos, entonces lo más probable es que estés buscando ahorrar tiempo en la redacción de acuerdos o contratos. Las estimaciones del tiempo ahorrado se basarán en la siguiente ecuación:
Tiempo que lleva actualmente en crear un documento
– Tiempo que lleva crear un documento con la herramienta de automatización de documentos
—————————————————————————————————————–
Ahorro de tiempo
Tiempo que lleva actualmente en crear el documento
Puede ser posible evaluar la cantidad de tiempo que lleva crear documentos actualmente a partir del registro de tiempo de los abogados relevantes, aunque por experiencia, las personas tienden a fusionar diferentes tareas en una narrativa y, por lo tanto, puede ser difícil obtener una precisión del 100%. Si no puedes obtener los datos, entonces la opción de copia de seguridad es preguntar a los abogados pertinentes cuánto tiempo estiman que lleva crear el documento.
Si usas el último enfoque, habrá todo tipo de variables que afectarán tu respuesta. Por ejemplo, alguien que reutiliza la misma plantilla de tu unidad C: y solo ajusta algunas de las partes cada vez, es probable que diga que tarda menos tiempo en redactar. Sin embargo, eso no tendrá en cuenta el tiempo necesario para los errores señalados en la etapa de aprobación, o el tiempo necesario para tratar las quejas en el futuro cuando la plantilla utilizada incluya los detalles del cliente anterior. Probablemente sea prudente tomar un promedio del tiempo que toma actualmente del equipo como un todo.
También puede haber algunos elementos que son difíciles de determinar pero que inevitablemente ahorrarán tiempo. Por ejemplo, es probable que se reduzca el tiempo que tarda un senior en aprobar un contrato antes de enviarlo si se utiliza una plantilla aprobada estándar y se generan documentos a partir de ella. Luego, pueden concentrarse solo en los puntos que son únicos, con la certeza de que la parte restante del acuerdo es la redacción estándar más reciente. Por lo tanto, el tiempo de aprobación también debe tenerse en cuenta antes de enviarlo al cliente por primera vez.
También puedes estimar el ahorro en un período de tiempo particular, por ejemplo, por mes o por año.
Tiempo que lleva crear un documento con la herramienta de automatización de documentos
En relación con la cantidad de tiempo posterior a la implementación, podría valer la pena tener una prueba piloto con el proveedor antes de firmar en la línea de puntos. Esto le dará una idea de las capacidades de la herramienta en un caso de uso de la vida real y puede proporcionar la información necesaria para determinar cuánto tiempo llevará implementarla (incluso si es solo uno o un par de documentos).
Comprender tanto el tiempo transcurrido antes como después de la implementación durante un período determinado te dará una idea del ahorro que se puede lograr por mes o año. Esta información podría permitir decisiones estratégicas sobre recursos, pero la advertencia es que el desempeño pasado no siempre es igual al desempeño futuro.
Otros factores que son difíciles de medir
Siempre que todos utilicen la herramienta de automatización de documentos que se ha implementado, cualquier cambio en la plantilla (p. ej., como resultado de un cambio regulatorio) tendrá efecto inmediato para todos los usuarios, aliviando así cualquier problema relacionado con el cumplimiento.
Dinero
Esto también es un desafío para determinar. En algunos casos la forma en que lo hemos visto calculado antes es usar tasas de costo (es decir, cuánto le cuesta a la firma contratar a un empleado). Algo como lo siguiente:
El resultado de la ecuación te da una idea de cuánto ha ahorrado la empresa en términos de costo por documento redactado. Si tienes una estimación de cuántos documentos se crean en promedio por semana, por mes, por año, etc., también podrás determinar el ahorro de costos en un período de tiempo más amplio. Algo como esto para el ahorro mensual:
La ecuación anterior da una idea de cuánto dinero se ahorra la empresa como resultado de la redacción más eficiente. Sin embargo, un ahorro de tiempo significa que existe la posibilidad de que el abogado pueda realizar otro trabajo facturable y, por lo tanto, ser más rentable individualmente (sujeto a que haya más trabajo legal que puedan hacer, por supuesto). Es probable que esto incluya la tasa de gastos y tal vez su tasa de utilización promedio para determinar esto.
Otros factores que son difíciles de medir
Ahorro de costes de cualquier queja o reclamación como resultado de errores de redacción (p. ej., utilizar los datos del cliente anterior en el contrato, no utilizar el estándar del mercado o la redacción más reciente, etc.). ¡Copiar y pegar texto tiene sus riesgos!
Recursos
El propósito de la automatización de documentos es crear eficiencias en la redacción de documentos. Sin embargo, el subproducto de esto es que es posible cambiar la generación del primer borrador de acuerdos hacia abajo en la antigüedad. Las personas mayores habrían sido parte de la creación de la plantilla en primer lugar, entender cómo funciona condicionalmente y qué entradas de datos se requieren y cuándo. Ese conocimiento se utiliza luego en la automatización de la plantilla. Luego, permite que los miembros más jóvenes del equipo redacten acuerdos rápidamente en función de las restricciones establecidas en la automatización (es decir, documento utilizado, entradas agregadas, cláusulas condicionales agregadas, etc.).
Es probable que esto no se tenga en cuenta en la ecuación de costos que habría hecho anteriormente, ya que es difícil de determinar, pero ten en cuenta que la tecnología en sí te permite generar beneficios para las “personas” y los “procesos” internos que amplificarán los ahorros de tiempo y costos.
Para los equipos internos que pueden estar al máximo de su capacidad, puede ser un beneficio implementar una solución de automatización de documentos que permita a otros dentro de la empresa crear los primeros borradores. Es difícil evaluar cuánto tiempo se ahorra, pero puede ser una forma de aumentar la capacidad del equipo y, por lo tanto, aliviar la presión de incorporar más recursos legales costosos para satisfacer las necesidades de redacción de los clientes internos.
Reputación
Un beneficio intangible de la automatización de documentos, y especialmente de las herramientas de automatización de documentos orientadas al cliente como Ment, es que se puede mejorar la reputación. Esto es por las siguientes razones:
- La salida es más consistente (la salida de cualquier miembro del equipo estará en el mismo formato, lo que es más fácil de revisar para el cliente si se trata de una relación continua);
- Siempre que las plantillas se mantengan correctamente, el documento generado siempre debe ser los últimos términos estándar del mercado;
- La recopilación de datos de cara al cliente puede facilitar mucho el proceso para que el cliente proporcione información antes de crear el borrador del acuerdo; y
- Clientes internos (para in-house) y clientes externos pueden ver que se está utilizando la tecnología para brindarles un mejor servicio más rápido.
Otros beneficios
Algo que es potencialmente difícil de medir es la satisfacción laboral. Sin embargo, es probable que el impacto de poder redactar borradores de forma más rápida y sencilla (especialmente si se suele hacer en volumen) aumente la satisfacción laboral. ¡Nadie quiere llenar casillas, lo que podría hacer una computadora y ciertamente no la misma información varias veces para el mismo documento!
El aumento general en la precisión de los documentos redactados que se han generado a partir de una plantilla base aprobada (es decir, menos errores, menos riesgo). Al responder un conjunto de preguntas, también requiere que el redactor aplique su mente, lo que da como resultado un mejor resultado.
Otro factor que es difícil de medir pero que probablemente proporcione un beneficio es el uso de la automatización de documentos de autoservicio para ayudar a los clientes con sus propias necesidades de redacción. Es probable que ofrecer un servicio como este genere una relación ‘pegajosa’ que, si se desarrolla, podría conducir a oportunidades de trabajo/venta cruzada más lucrativas.
Algunos puntos finales
Es probable que el cálculo del retorno de la inversión sea una instantánea en el tiempo en función de las prácticas laborales y el entorno laboral de los abogados que desea adoptar. Por lo tanto, el retorno de la inversión es una estimación que podría aumentar o disminuir en función de los siguientes factores:
- Qué tan exitosa fue la implementación dentro de la organización
- Qué tan exitosa fue la organización en la gestión del cambio y, por lo tanto, lograr que los usuarios usaran la nueva herramienta
- Cuán diligente es la organización para asegurarse de que las plantillas sean las plantillas más recientes (si no se actualizan periódicamente, la gente volverá a impulsar las malas prácticas)
- Cuánto trabajo tienes en tu pipeline
También te puede interesar: El futuro del Enterprise Content Management web client de M-Files
Cómo te puede ayudar Ment
- Podemos apoyarte de las siguientes maneras:
- Podemos brindar soporte para tu caso de negocios y los cálculos que necesitas para tu retorno de la inversión
- Podemos trabajar en un piloto para evaluar si Ment es adecuado para ti y así podrás evaluar las posibles ganancias de eficiencia.
- Podemos trabajar para administrar el cambio dentro de tu organización para maximizar tu retorno de la inversión
M-Files Ment ayuda a generar sin problemas documentos complejos basados en datos de forma rápida y consistente. Agenda una demostración y conoce M-Files Ment, la primera herramienta de interfaz de automatización 100 % visual y sin código que elimina las barreras de los complejos procesos de automatización de documentos.
Consulta la información original en inglés.
