En este post compartimos cómo funciona esta capacidad de búsqueda globa para mejorar el procesamiento de facturas y los beneficios para tu organización.
Cómo funciona la búsqueda federada
La comparación más sencilla es la siguiente: la búsqueda federada empresarial es similar a la forma en que los principales motores de búsqueda devuelven resultados. Por ejemplo, una búsqueda de “Lamborghini” en Google arroja el sitio web de la empresa, tal vez algunas discusiones en foros, imágenes de automóviles, noticias y videos sobre la marca de autos. Una consulta amplia como esa también puede generar sugerencias para acotar la consulta, por ejemplo: Es posible que desees refinar tu consulta para preguntar sobre el precio o los diferentes modelos.
Ahora imagina este mismo concepto aplicado a tu empresa. Ahora piensa en los beneficios de la búsqueda federada para el procesamiento de facturas. La mayoría de las grandes organizaciones dependen de varios sistemas con datos relacionados para diferentes procesos, como la facturación. Por ejemplo, es posible que necesites encontrar la información del cliente que esta almacenada en tu CRM, datos sobre precios os descuentos de la herramienta de gestión de documentos y además de tu sistema de facturación. Entonces tienes que realizar consultas individuales en cada sistema y luego agregar los resultados manualmente.
El alto costo de los silos de información
CMS Wire publicó algunas estadísticas sobre la cantidad de fuentes que las empresas típicas necesitaban buscar información:
90% de la información
corporativa no estaba estructurada y se encontraba en una variedad de tipos de documentos y aplicaciones.
60% de los trabajadores
de la información necesitaban acceder al menos a cuatro sistemas.
15% consultó
hasta 11 sistemas diferentes para realizar su trabajo.
Los beneficios de la búsqueda federada para las empresas
La idea de la búsqueda federada en un contexto empresarial es dominar el caos de múltiples repositorios. De manera predeterminada, las capacidades de búsqueda federada están integradas en la solución M-Files. Puedes encontrar documentos en todos los silos de información de la empresa para obtener resultados, independientemente de dónde se encuentren los archivos. Ese es el poder de priorizar el contenido sobre la ubicación.
Búsqueda federada para la gestión de facturas
No necesitas alternar manualmente entre diversos sistemas para encontrar la información para crear una factura, sino que simplemente podrás solicitar una consulta global para obtener resultados agregados.
Lo más importante es que no es necesario invertir en una costosa y lenta migración de datos a un único sistema o almacén de datos para disfrutar de la capacidad de realizar dichas búsquedas universales.
Si aún depende de sistemas heredados, puedes acceder a la información desde una única plataforma sin necesidad de actualizar.
No es necesario realizar migraciones de datos costosas
¡Qué idea tan potente! No importa si los distintos departamentos prefieren utilizar sus propios sistemas. Si el departamento de ventas quiere almacenar datos en su CRM, perfecto. Si el departamento de contabilidad quiere utilizar su ERP, no hay problema. M-Files no tiene por qué sustituir esas inversiones. Simplemente ayuda a maximizarlas.
Detrás de escena de la búsqueda federada
Tener que realizar múltiples búsquedas en sistemas desconectados y, lo que es peor, no encontrar la información que se necesita tiene un coste muy real. La encuesta publicada por CMS Wire reveló que los trabajadores de la información dedicaban aproximadamente un tercio de su día a buscar información relevante. Peor aún, no podían encontrar lo que necesitaban aproximadamente el 44% del tiempo. Esto se tradujo en pérdidas calculadas de casi 6.000 dólares al año en esfuerzo desperdiciado para cada uno de estos trabajadores. Incluso una empresa de tamaño modesto con 100 trabajadores del conocimiento sufriría pérdidas anuales de unos 600.000 dólares solo en tiempo desperdiciado.
Además de los esfuerzos desperdiciados, el costo intangible de no encontrar la información necesaria es difícil de calcular. Varía según la importancia de los datos para una aplicación y un requisito empresarial en particular. Esto no significa que la empresa no tenga la información correcta. Simplemente que los datos pueden estar almacenados en un repositorio en el que los sistemas de conocimiento disponibles no realizan búsquedas.
También es probable que la información difícil de localizar no esté debidamente protegida ni tenga un control de calidad adecuado, por lo que el costo inicial de recopilar y almacenar esta información es otra pérdida. El no encontrar los datos también expone a las organizaciones a riesgos de violaciones de seguridad y problemas regulatorios. Incluso si tu estrategia de gestión de la información no incluye necesariamente la reunión de todas las fuentes dispares de datos, es preciso incluir una visibilidad simple de dónde reside la información y si está controlada adecuadamente.
Como ejecutar la búsqueda federada empresarial
La mayoría de los sistemas de gestión de documentos ejecutan la búsqueda federada como una función de dos arquitecturas principales que se utilizan para ofrecer esta función:
Búsqueda federada por tiempo de consulta:
El sistema de búsqueda simplemente envía consultas a varios sistemas. En el momento de la consulta, esperará una cierta cantidad de tiempo para obtener respuestas, reunirá los resultados más relevantes y luego los devolverá al usuario. Puede ver los resultados en una variedad de formatos. Por supuesto, la relevancia se basará en la determinación de cada sistema consultado.
Arquitectura por Tiempo de indexación:
Este tipo de sistema de búsqueda se basa en un índice maestro predefinido de varias fuentes de información. El índice debería ayudar a mejorar el rendimiento de las consultas. Una variación del tiempo de indexación utiliza el índice de cada sistema y no el maestro para la búsqueda federada, por lo que es una especie de híbrido entre el tiempo de indexación y el tiempo de consulta.
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Cómo implementar la búsqueda federada en su empresa
Podrás disfrutar de los principales beneficios de encontrar la información que tu empresa necesita con menos pérdida de tiempo. Encuentra una solución como M-Files con una búsqueda global que te da la posibilidad de rastrear la información, independientemente de dónde se encuentre almacenada.
La tecnología de M-Files conecta todos los documentos y la información en todas las plataformas y repositorios, analizando cada archivo para ponerlo en contexto y permitir una búsqueda y recuperación más rápidas. Contáctanos y programa una reunión para saber más.
Consulta la información original en inglés.
