Cómo adoptar la automatización de procesos digitales

HIXSA

22 septiembre, 2020

Las iniciativas de procesos digitales son buenas intenciones con resultados fallidos si los empleados no son esenciales para las estrategias de transformación. Pregunte a miles de organizaciones derrotadas. Pero podemos aprender de los errores y en este artículo te contaremos la importancia de tomar en cuenta a sus empleados en la estrategia de transformación digital.

Hay esperanza, tu organización puede convertirse en una de las empresas afortunadas en adoptar la automatización de procesos digitales (DPA) de la manera correcta. Pero debes seguir el camino correcto. En este blog, vamos a discutir la forma correcta e incorrecta.

Cada trimestre, las organizaciones se embarcan en DPA con poco o ningún compromiso de los empleados, una perspectiva interfuncional de los procesos comerciales y herramientas que se alinean con los objetivos empresariales clave. Meses después, se convierten en las últimas empresas en cometer errores mediante la automatización insostenible.

No es de extrañar que un informe de la industria de Everest Research descubra que casi tres cuartas partes de todos los esfuerzos de transformación digital fracasan (73 por ciento). Eso es lamentable, especialmente porque la pandemia de COVID-19 ha puesto de relieve la importancia de la DPA. La ejecución separa a las empresas que lanzaron con éxito la automatización antes de la pandemia o que giraron rápidamente durante tiempos inciertos de otras que luchan por cambiar al teletrabajo o la comunicación virtual.

Matt Klassen, vicepresidente de marketing de productos de Cherwell, dice que muchas de estas organizaciones se centraron demasiado en el compromiso del cliente y descuidaron el compromiso de los empleados.

No se dieron cuenta de que los dos están vinculados“, dice Klassen. “Las organizaciones estaban demasiado centradas en uno y no en el otro“.

Para combatir esto, Everest Research creó un camino claro hacia la transformación digital. La DPA puede funcionar, y funcionará, si tu organización está equipada con un conocimiento sólido de las mejores prácticas, muchas de las cuales giran en torno a estrategias centradas en los empleados. Miremos más de cerca.

Por qué los empleados necesitan la automatización

Frost & Sullivan informó que las organizaciones que automatizan los procesos relacionados con la gestión del compromiso de la fuerza laboral tienen más probabilidades de disfrutar de una mejor experiencia del consumidor, compromiso de los empleados y, en última instancia, mayores ingresos.

DPA no significa necesariamente automatizar todas las tareas. Los humanos son vitales para revisar la información, comunicarse con otros humanos y, por supuesto, tomar medidas. Eso no quiere decir que la automatización no agilice los procesos y procedimientos humanos. Pero minimizar las tareas tediosas o que consumen mucho tiempo coloca a las organizaciones un paso más cerca del éxito.

Cuando corresponda, equipa a los empleados en todos los niveles con herramientas de bajo código que les permitan desarrollar sus propios procesos de automatización.

Las organizaciones no pueden esperar que los trabajadores comprendan los beneficios de la automatización si no se han tomado el tiempo de explicarlos y, lo que es más importante, de explicar los roles de los empleados, antes, durante y después de las iniciativas de automatización.

Ayuda a los empleados a imaginar cómo la automatización eliminará las tareas aburridas y repetitivas, permitiéndoles concentrarse en tareas más importantes. Y así, ha identificado las partes interesadas de la automatización.

Creo que ahora más que nunca, las organizaciones se están dando cuenta de que lo que estaba bien o lo suficientemente bien en el pasado ya no es suficiente“, dice Klassen. “Cuando trabajaba en la oficina y los sistemas no funcionaban juntos; tal vez tenía un montón de sistemas inconexos. Pero tenía compañeros de trabajo sentados a su lado. Fue fácil acercarse y averiguar a través de la ósmosis cómo conseguir su trabajo hecho, incluso cuando las cosas no eran óptimas.”.

Pero ahora, desde la pandemia, las organizaciones se están dando cuenta de que no pueden darse ese lujo. Los empleados están trabajando de forma remota. Y probablemente hay menos empleados. Claramente, todo lo que está basado en la nube y es digital está funcionando mejor“.

Además, debe respetar a tu fuerza laboral lo suficiente como para darles tiempo para procesar el cambio. Después de todo, has estado dando vueltas a las ideas durante más de un año.

No permitas que la tecnología heredada y la cultura organizacional rígida saboteen los esfuerzos de automatización. Interactúa con personas de toda la empresa desde el principio y con frecuencia, transformando los silos en partes interesadas que generan claridad entre los equipos y aumentan las posibilidades de éxito. Los empleados también se asegurarán de que se creen nuevos procesos teniendo en cuenta sus necesidades, una pieza fundamental del proceso de automatización.

  • Elige un equipo que acepte el cambio
  • Apunta a unos pocos procesos dentro de un departamento
  • Guarda las tareas interdepartamentales para más tarde

Encuentra un campeón

Las iniciativas de automatización necesitan un campeón. Este empleado no tiene que ser miembro del C-suite, pero debe ser muy visible y comprometido, capaz de ayudar a definir y comunicar la visión de la organización. Esta persona debe tener la capacidad de persuadir a las partes interesadas para que superen las frustraciones y celebren la colaboración. Alguien que comprenda las operaciones y los procesos, y que también pueda ver el panorama general.

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Consulta la información original en inglés.