Cómo enfrentar la era del trabajo híbrido con la gestión de documentos

HIXSA

25 abril, 2022

Durante años, los expertos han dicho que el teletrabajo, también conocido como homeoffice, sería la “ola del futuro”. Sin embargo, pocos predijeron que la ola chocaría rápidamente con el mundo real y se convertiría en la “nueva normalidad”. En el siguiente artículo exploramos los desafíos que enfrentarán las empresas ahora que el trabajo remoto, e híbrido son algo cotidiano, los nuevos modelos que deben adoptar para el futuro y cómo superarlos con la ayuda de la gestión de documentos. Un estudio reciente mostró que alrededor del 20% de las persona trabajaban desde casa antes del comienzo del brote de COVID-19. A finales de 2021, se informó que el 71 % de los trabajadores laboraban desde casa. Otro 54% dijo que preferiría continuar trabajando de forma remota después de que la pandemia retroceda hasta convertirse en endémica. Para la mayoría de las empresas, este cambio de paradigma representa un desafío en términos de construir una nueva infraestructura tecnológica que facilite de manera uniforme al menos tres modos de trabajo: en la oficina, híbrido y remoto. Es un papel clave el de las plataformas de gestión de la información que aprovechan un nuevo sentido normal de colaboración y comunicación, especialmente en empresas con trabajadores repartidos en países y zonas horarias remotas. Steve Jobs dijo una vez: “Las grandes cosas en los negocios nunca las hace una sola persona; las hace un equipo de personas”. Pero, para hacer “grandes cosas”, una organización requiere herramientas de comunicación y colaboración “mayores”.

Enfrentando el desafío: “en cualquier lugar/en cualquier momento” con la gestión de documentos

A medida que los trabajadores continúan dispersándose en equipos remotos, no se puede subestimar la importancia y el valor de la colaboración en proyectos. Los trabajadores del conocimiento deben trabajar juntos en cualquier lugar, en cualquier momento y desde prácticamente cualquier dispositivo. Un estudio de Gartner de 2021 estimó que casi el 80 % de los trabajadores usaban herramientas de colaboración, un aumento de más del 40 % desde el primer trimestre de 2020. Junto con este cambio, surgieron desafíos nuevos y abrumadores. Por ejemplo, los trabajadores informaron que no podían acceder a documentos clave debido a la falta de sistemas de gestión de documentos colaborativos y accesibles. No solo los trabajadores estaban dispersos, también lo estaban sus documentos y datos. O peor aún, los trabajadores usaban versiones incorrectas de documentos que a menudo se podían perder en un montón de archivos adjuntos de correo electrónico.

Abordar la frustración de la colaboración

Entonces, ¿cómo abordan las empresas con visión de futuro estos desafíos y obtendrán lo mejor de sus trabajadores remotos y en la oficina? La respuesta comienza con una plataforma de gestión de información superior. Los trabajadores deben estar facultados para compartir información de manera fácil y segura, así como para trabajar juntos de manera más productiva. No pueden hacer eso si la información crucial todavía está atrapada en silos de datos o en un disco duro en una oficina en algún lugar. ¿Las buenas noticias? Las soluciones de gestión de documentos como M-Files enfrentan y vencen los desafíos de la nueva normalidad para los trabajadores remotos. No importa dónde o en qué se concentre tu equipo, tus recursos y tiempo, todos los datos cruciales se almacenan en un repositorio centralizado, para que todos tengan acceso exactamente a lo que necesitan. ¿El resultado? Mejor comunicación con los clientes y entre sí.

Mantener a los clientes informados

La primera experiencia digital ha presentado durante mucho tiempo una oportunidad para que las organizaciones creen experiencias de cliente más personalizadas. Por ejemplo, si un cliente necesita un documento, tu equipo debe contar con un sistema optimizado para que la recuperación sea simple y segura. Las soluciones como M-Files mitigan los problemas en estas áreas al hacer que el contenido esté disponible interna y externamente, pero solo para aquellos que necesitan acceso. Avances como estos son, en última instancia, la razón por la cual la colaboración ha seguido aumentando durante los dos años anteriores, a pesar de la interrupción masiva provocada por COVID-19. Cuando les das a las personas los recursos que necesitan para rendir al máximo, lo harán. M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Comienza tu transformación digital y cambia tu forma de hacer negocios. Contacta con nuestro equipo de especialistas y solicita una demostración personalizada.

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