Poner la información a disposición en el momento y el contexto adecuados permite ahorrar tiempo a los trabajadores del conocimiento. Además, pueden ayudar a mejorar la seguridad de los documentos.
Gestión de información en la Manufactura
Las tecnologías de la información modernas y el software de gestión de documentos pueden mejorar el acceso a la información, la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo. También pueden mejorar la eficiencia al automatizar los procesos empresariales habituales.
Acceso
Los programas de gestión de documentos facilitan la búsqueda y el uso de los documentos, lo que pone fin al caos informativo. Esto reduce la cantidad de tiempo que los trabajadores dedican a buscar las carpetas, los archivos o las versiones correctas.
Seguridad de los datos
El software de gestión de conocimiento moderno ofrece funciones de control de documentos que simplifican la seguridad. El sistema granular basado en permisos permite a las empresas limitar el acceso de documentos a los usuarios para que solo a aquellos que lo necesitan accedan a los archivos. De manera similar, un registro de auditoría realiza un seguimiento completo de quién accedió o realizó cambios en un documento determinado y cuándo.
Cumplimiento normativo
Una plataforma de gestión de documentos en la nube permite a las empresas realizar un seguimiento y un control sencillos de los procesos de gestión de calidad.
Un buen sistema de gestión de documentos puede ayudar a cumplir con la norma ISO 9001, por ejemplo. Mediante el modelado de procesos empresariales (modelado BPM), los fabricantes pueden crear flujos de trabajo definidos para que las auditorías se realicen sin problemas de principio a fin.
Automatización de flujos de trabajo
Los sistemas de gestión de la información permiten a las empresas crear flujos de trabajo automatizados, lo que permite ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la gestión de proyectos.
Normalmente, los trabajadores del conocimiento pierden tiempo realizando tareas como pasar documentos manualmente, hacer un seguimiento de las versiones y buscar aprobaciones. En comparación, el software de gestión de documentos proporciona información automáticamente a quienes la necesitan cuando la necesitan.
IA y automatización
Desde el procesamiento de alimentos hasta la manufactura automotriz, las plantas de fabricación modernas son una maravilla de la automatización. Sin embargo, la automatización del trabajo del conocimiento en esta industria ha tendido a quedarse atrás.
Pero, esto a cambiado ahora, gracias a los recientes avances en Inteligencia Artificial. Los chatbots de IA generativa como ChatGPT están sorprendiendo tanto a los trabajadores del conocimiento como a los líderes empresariales. Ofrecen impresionantes capacidades creativas, colaborativas y de resolución de problemas. Los trabajadores pueden recibir información, sugerencias e ideas de los chatbots simplemente escribiendo una pregunta en la interfaz de usuario.
Hay muchas tecnologías avanzadas que funcionan detrás de escena para que ChatGPT sea posible. La más importante es su modelo de lenguaje extenso (LLM). Este tipo de de chatbots se entrenan con grandes conjuntos de datos y, con el tiempo, aprenden a producir texto similar al humano. Actualmente, esta tecnología está dando forma al futuro de la automatización, más allá de los avances en robótica.
Automatización de la IA y gestión de la información
Los sistemas de gestión de información empresarial organizan los documentos para que los usuarios puedan encontrarlos y utilizarlos en el contexto adecuado. También mejoran la eficiencia al automatizar los flujos de trabajo centrados en los documentos, como la creación, el uso compartido, la colaboración y la aprobación de estos.
Por otro lado, la gestión del conocimiento basada en IA ayuda a los trabajadores a organizar mejor la información y a comprender el contexto de los documentos. También les permite interactuar con el conocimiento empresarial mediante lenguaje natural.
Por ejemplo, la incorporación de un chatbot de IA al sistema de gestión de información permite a los trabajadores encontrar documentos con solo pedirlos. También pueden utilizar el chatbot para resumir documentos, extraer respuestas a consultas de datos o traducir contenido a otros idiomas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema de gestión de información?
Es el proceso de almacenar, organizar y compartir información para que el equipo la encuentre y utilice eficientemente. La automatización, a través de metadatos, clasifica grandes volúmenes de datos, facilitando el acceso rápido y mejorando la productividad.
¿Qué es la automatización de documentos?
¿Cómo automatizar un documento en una empresa de manufactura?
¿Qué pueden ganar los trabajadores del conocimiento con la automatización?
4 Desafíos de la Transformación Digital de la Industria Contable
(y Cómo la Gestión de la Información Puede Resolverlos Instantáneamente)
M-Files para las empresas de manufactura
Con M-Files, el personal en las empresas de manufactura puede acceder a la información que necesita y enviar problemas digitalmente para acciones adicionales. Además, permite a los gerentes distribuir procedimientos de calidad mientras rastrean y registran lo aprendido.
El incumplimiento de la normativa es costoso y arriesgado. Nuestro trabajo es ayudarlo a cumplir. M-Files ayuda a reducir el riesgo de auditorías insatisfactorias y el incumplimiento normativo al organizar, registrar y automatizar todo en su negocio.
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Consulta la información original en inglés.
