En muchas organizaciones, y tal vez te ha sucedido, que intentas encontrar un archivo de hace mucho tiempo, pero debido a la cantidad de información que manejas a diario, no recuerdas dónde esta almacenado ni el nombre del archivo, pero sí recuerdas el autor y vagamente recuerdas un poco de su contenido, es aquí donde entran los metadatos. Gracias a los metadatos es posible encontrar exactamente la información que buscas. En este artículo te contamos cómo transformar los metadatos en ganancias para tu negocio.
En caso de que sea nuevo en el tema, los metadatos se refieren a datos acerca de los datos dentro de los documentos que has almacenado. Algunos ejemplos simples pueden incluir el título del documento, las palabras clave y los nombres de los contribuyentes o propietarios. Las discusiones iniciales sobre los metadatos tienden a girar en torno a las formas en que los datos adecuados hacen que las búsquedas funcionen mejor y más rápido, y cómo los metadatos estructuran la información no estructurada.
Al mismo tiempo, debes considerar los metadatos como algo más que una entrada para los tipos de búsquedas que realiza como parte del flujo de trabajo de rutina. Debes hacer un esfuerzo para planificar la estrategia de metadatos, si no, podrías lamentar haber dejado de lado información importante que podría servirle, a los clientes o a los socios más adelante.
¿Cómo traducir los metadatos en ganancias o pérdidas?
Obviamente, si los buscadores pueden encontrar la información de manera más rápida y eficiente, pueden trabajar de forma más productiva. La estadística de IDC citada con frecuencia dice que “el trabajador del conocimiento gasta aproximadamente 2.5 horas por día, o aproximadamente el 30% de la jornada laboral, buscando información”. Si esa cifra es incluso la mitad correcta, las consecuencias de no encontrar la información adecuada en el momento oportuno son enormes.
En el contexto de la posibilidad de encontrar información, los metadatos son como una llave meteorológica que señala a los usuarios a contenido relevante, y con M-Files que los señala a ese contenido, independientemente del sistema en el que pueda residir ese contenido. Su organización debería tener la facilidad de traducir ese beneficio en ganancias adicionales. Aún así, los metadatos mejorados pueden traducirse aún más directamente en ganancias mejoradas, mejores datos y seguridad, y llevar a que el dinero se pague o se gaste donde se supone que debe estar.
Un ejemplo de problemas de metadatos en la industria de la música
CMSWire abordó este tema utilizando el ejemplo de transmisión de música con servicios como iTunes, Pandora y Spotify. La mayoría de las personas que usan estos servicios buscan con etiquetas obvias como músico, título de la canción o género musical. Aún así, un contrato para pagar regalías por cada vez que se reproduce la música puede incluir muchas personas además de los músicos. A veces, el ingeniero de sonido, el productor y otros ganan una parte. En estos días, el contenido de transmisión no es solo para aficionados, por lo que los datos necesarios para pagar regalías se han vuelto más complejos y masivos desde que comenzaron algunos de estos servicios.
Aparentemente, asegurarse de que todos los que merecen un pago de regalías se grabe en los metadatos de la canción se ha convertido en un problema real en la industria de la música. Por lo tanto, miles de millones de dólares de ingresos perdidos se hunden en un agujero negro digital debido a las diferentes formas en que varios servicios registran o no registran este tipo de información.
Los servicios de transmisión pueden enfrentar problemas legales y daños a su reputación si no pagan a todos en el contrato. Los profesionales expertos pueden perder sus regalías ganadas con tanto esfuerzo. Los servicios de pago como este deben asegurarse de que puedan rastrear su contenido de manera confiable.
Guardar metadatos para el futuro
La mayoría de nosotros probablemente nos centremos en administrar los datos empresariales para uso interno, por lo que el sueldo directo de nadie depende de ello. Al mismo tiempo, es posible que se le presenten etiquetas adicionales de ciertos sistemas que no necesita actualmente para alimentar las funciones de su sistema. La decisión de incluir o excluir esa información puede tener un impacto en su balance actual o futuro y, por supuesto, afectar las ganancias y tal vez, los cheques de pago.
Ciertamente, debe tener en cuenta las características que mejoran la experiencia actual del usuario y respaldan las funciones empresariales. También debe evitar el uso de etiquetas que podrían tener un impacto negativo. Por ejemplo, es posible que deba asegurarse de que los datos personales de los clientes no constituyan una violación de la privacidad. Sin embargo, también debe mirar hacia adelante para pensar en algunas características futuras que pueda necesitar.
Un ejemplo de metadatos que podría considerar no solo puede incluir autores de documentos sino también todos los editores de documentos. Digamos que ciertos errores se han introducido constantemente en ciertos documentos, y debe encontrar la fuente de ellos para proporcionar capacitación. En un caso potencialmente peor, podría necesitar rastrear una cadena de custodia para obtener información en caso de sospecha de fraude. Incluso si no necesita conocer a todos los que editaron un documento para su proceso comercial de rutina, podría ahorrarse mucho problemas si lo tiene a mano cuando lo necesite.
Y no olvidemos el tremendo impacto que tiene la inteligencia artificial al sugerir automáticamente valores de metadatos. La inteligencia artificial de hoy ayudará a crear y agregar mejores metadatos con menos esfuerzo. Además, funcionará con todo tipo de archivos, incluidos texto, gráficos, audio y video.
La estrategia de metadatos tiene un impacto financiero real
No siempre se puede predecir el futuro; sin embargo, puedes prepararte para ello siguiendo estos pasos para desarrollar tu estrategia de metadatos:
- Involucra a las partes interesadas al desarrollar tus requisitos de metadatos. Podrías invitar a los usuarios típicos del sistema y también a las personas que trabajan arriba y abajo del área comercial. Incluso puedes llamar a un abogado para discutir el cumplimiento y otras áreas legales.
- Además de considerar prácticas comerciales de rutina, trata de pensar en usos más inusuales pero esenciales de las etiquetas de búsqueda. ¿Qué tipo de información debe mantener en caso de errores, auditorías o incluso infiltraciones digitales?
- Finalmente, considera la dirección de las tendencias de crecimiento en tu negocio o industria para asegurarte de capturar datos cuando los tengas y no te arrepentirás de no haberlos capturado en un par de meses o años. El esfuerzo adicional que realizas para planificar tu estrategia de metadatos hoy puede ahorrarte dinero, trabajo y, en algunos casos, muchos problemas a tu organización.
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