La transformación digital en la gestión documental se refiere al uso de la inteligencia artificial (IA) para ayudar a resolver problemas y trabajar de manera más eficiente. De acuerdo con Xerox, el 46% de los empleados de las pequeñas y medianas empresas todavía pierden tiempo a diario en flujos de trabajo ineficientes relacionados con el papel. Eso significa que los sistemas inteligentes de gestión de documentos pueden hacer mucho para mejorar estos procesos.
Las empresas que ya emplean sofisticados sistemas de gestión documental obtienen una ventaja competitiva. La buena noticia es que estas herramientas inteligentes pueden ser de gran ayuda cuando las organizaciones no han dependido mucho de la tecnología en el pasado y necesitan ponerse al día. Aún mejor, los sistemas inteligentes de gestión de documentos se han vuelto accesibles y útiles para empresas de todos los tamaños y tipos.
Impulsos vitales de la eficiencia gracias a la IA en la gestión documental
Muchas organizaciones e industrias todavía luchan con los documentos en papel. Incluso si la empresa no los genera, es posible que necesiten utilizar formularios en papel del gobierno o de socios comerciales. Además, algunas empresas se han alejado del papel físico. Al mismo tiempo, es posible que solo hayan dado un pequeño paso hacia la digitalización al adjuntar hojas de cálculo o formularios escaneados a los correos electrónicos y almacenarlos en varias unidades de disco de manera aleatoria y desorganizada. Todas estas prácticas hacen perder tiempo porque pueden dar lugar a un tipo de gestión de datos deficiente que provoca documentos redundantes, incorrectos, perdidos e inseguros.
Por el contrario, consideremos sólo algunas formas revolucionarias en las que el uso de la IA en sistemas de gestión documental como M-Files puede acelerar y mejorar la integridad de las prácticas comerciales comunes:
Mejores prácticas de la IA en la gestión documental
Automatizar procesos manuales
Después de escanear o ingresar el documento, el sistema de inteligencia artificial puede automatizar gran parte del trabajo pesado y al mismo tiempo hacer cumplir buenos estándares. Los ejemplos incluyen el uso de sistemas inteligentes para ayudar a categorizar y etiquetar las entradas, para que sean fáciles de encontrar la próxima vez. Esta capacidad puede acelerar los esfuerzos iniciales de digitalización y ayudar con tareas futuras.
A medida que los empleados utilizan el sistema, las búsquedas eficientes a menudo dependen del etiquetado y categorización correcta de los documentos, pero esta es un área que a menudo se descuida al momento de ingresar la información. Incluso si el sistema no etiqueta ni clasifica automáticamente, puede imponer reglas preestablecidas para garantizar que los empleados hagan este trabajo adicional cuando envíen otros nuevos.
Acelerar la inteligencia empresarial
Los sistemas inteligentes pueden acelerar la inteligencia empresarial. Por ejemplo, la IA puede detectar patrones en conjuntos de datos muy grandes mucho más rápido que las personas. Como ejemplo, un gerente de contratación podría buscar currículums con un sistema inteligente que encontrará palabras clave asociadas con personas exitosas contratadas en el pasado o basadas en reglas preestablecidas. Otro ejemplo podría incluir la búsqueda de tendencias de ventas estacionales a partir de facturas o pedidos anteriores.
Aplicar estructura a datos no estructurados
El personal de TI está acostumbrado a ver los datos organizados en bases de datos o informes formateados. Nadie puede esperar ese tipo de organización en la mayoría de los documentos. En cambio, la comunicación suele llegar en forma de correos electrónicos, mensajes de texto, cartas o formularios de otra organización. En el pasado, la gente necesitaba revisar este tipo de comunicación para extraer y organizar información. Hoy en día, la gestión inteligente de datos puede hacer gran parte del trabajo pesado. Como ejemplo, el blog de Adobe menciona un excelente caso de uso:
“En un ejemplo más dramático, algunas empresas están utilizando inteligencia artificial y aprendizaje automático para rastrear correos electrónicos, mensajes de texto y otras comunicaciones de los clientes para comprender palabras, semántica y sentimientos, y conectar esos datos con el historial de facturación y servicios para predecir quién comprará qué productos. y servicios. Lo más sorprendente es que estos modelos superan regularmente a los modelos que utilizan únicamente datos estructurados”.
Agiliza la preparación con la IA en la gestión documental
En lugar de tener que enseñar a los empleados cómo formatear correctamente varios documentos, la IA puede simplemente solicitar la información para documentos nuevos y únicos. Por ejemplo, el sistema puede generar automáticamente un contrato de trabajo para nuevas contrataciones, basado en el nombre del empleado y otra información que ya tiene del proceso de contratación.
Mejorar la seguridad de los documentos
La capacidad de la IA para proteger la información puede ser uno de sus mayores beneficios. El sistema de gestión de documentos puede escanear automáticamente en busca de información confidencial y marcar cualquier documento que la contenga. Aún mejor, el software puede detectar solicitudes inusuales de datos privados e impedir el acceso o alertar a los equipos de seguridad. Según Market Watch, muchas de las amenazas cibernéticas actuales provienen de trabajos internos, ya sea intencionalmente o no. La IA puede ofrecer un arma poderosa contra todo tipo de amenazas a la seguridad de los datos.
Mejorar la calidad de los datos
El sistema inteligente de gestión de documentos puede ayudar a reducir la redundancia de datos, detectar errores de entrada y evitar que los archivos se extravíen. Las empresas necesitan buenos datos para una toma de decisiones y un procesamiento empresarial eficientes, y esa es otra característica que la IA puede ofrecer.
La transformación digital basada en documentos puede optimizar la mayoría de las empresas
Desde equipos legales que necesitan analizar documentos de descubrimiento hasta tiendas minoristas que deben predecir tendencias de ventas, la IA en la gestión de documentos puede mejorar la eficiencia de maneras revolucionarias. Puede poner orden en el caos, ofrecer información útil e incluso ayudar a prevenir sucesos tan comunes como errores en la entrada de datos. Para aprovechar al máximo sus valiosos datos, debería considerar obtener ayuda de un sistema de gestión de documentos inteligente.
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M-Files Gestión documental impulsada por IA
6. Administrar manualmente los procesos diarios no es un buen uso del tiempo. M-Files automatiza los flujos de trabajo logísticos relacionados con la planificación de la producción, el procesamiento de pedidos y la gestión de proveedores. Eso significa que puede garantizar la coherencia mientras M-Files verifica que se sigan todos los pasos del proceso comercial.
A veces, encontrar el documento correcto cuando lo necesitas parece imposible ¿Dónde se guardó ese archivo? ¿Quién lo editó por última vez? ¿Y si no importara? Agenda una llamada y conoce cómo M-Files elimina el caos de las carpetas tradicionales al organizar el contenido en función de lo que es, para que nunca tengas que recordar dónde está guardado o qué versión es la correcta.
Consulta la información original en inglés.
