Cómo la gestión de documentos ayuda a tu empresa a ser mas sustentable

Cómo la gestión de documentos ayuda a tu empresa a ser mas sustentable

HIXSA

27 diciembre, 2022

 

El cambio climático es uno de los principales motores de cambio en las empresas, preocupadas por reducir su huella de carbón y ayudar a frenar el problema. La automatización del área de TI es una de las áreas que pueden ayudar en cambio y hacer a tu empresa mas sustentable. En este artículo hablaremos de cómo la gestión de documentos puede ayudar a tu empresa a ser más sustentable.

Sin duda, la lucha contra el cambio climático se ha convertido, y con razón, en uno de los principales impulsores del comportamiento de las personas en los últimos años. Al mismo tiempo, también ha aumentado la importancia de la sostenibilidad para las empresas. Si bien las empresas se han dado cuenta en gran medida de su responsabilidad con la sostenibilidad, la capacidad de encontrar formas de ser cada vez más saludables para el medio ambiente sigue siendo un desafío.

Sustentabilidad en las empresas

Muchas empresas tienen o están iniciando sus políticas ambientales, alineadas con una cantidad cada vez mayor de requisitos similares de sus socios comerciales, lo que impone exigencias a tus propios procesos internos. Por lo tanto, la sostenibilidad se ha convertido en un factor claro en las ventas B2B, no solo B2C.

Dado que las personas otorgan cada vez más importancia a estos temas en su vida personal, los valores ecológicos se han convertido en un factor importante. Las demandas de los empleados para el cambio de sostenibilidad se están convirtiendo en criterios de selección cuando solicitan un nuevo trabajo. Esto pone mucho más énfasis en un posible empleador para mostrar un enfoque progresivo a estas demandas si quieren persuadir a nuevos talentos para que se unan.

Desafíos para la sostenibilidad en la gestión de documentos

El papel de la gestión de la información a menudo no es el más obvio cuando se trata de una forma de trabajo sostenible. El efecto más notable de los sistemas de TI modernos es claramente su capacidad para soportar la colaboración a grandes distancias, es decir, como facilitador del trabajo remoto y evitando viajes innecesarios a reuniones de negocios. La epidemia de COVID-19 naturalmente ha acelerado la transformación hacia el trabajo remoto, por lo que las comunicaciones a través de reuniones remotas con Teams, Zoom, etc., se han convertido prácticamente en la norma.

Aunque los sistemas modernos de reuniones remotas permiten las comunicaciones a través de conexiones remotas, no son muy buenos para las comunicaciones no formales que solemos hacer mientras estamos en la oficina o nos reunimos con clientes o socios en el sitio. La falta de dicha comunicación no formal otorga aún más importancia a los procesos de gestión de la información, incluidas las herramientas para que los empleados puedan llevar a cabo fácilmente sus responsabilidades.

Gestión de documentos críticos

Tradicionalmente, la gestión de los documentos críticos para el negocio de la empresa se ha basado especialmente en las comunicaciones no formales que tienen lugar en el lugar de trabajo y en las reuniones físicas. Encontrar los documentos correctos o el trabajo previo se ha realizado preguntando en la oficina. Una gran cantidad de documentación simplemente se replica, y los procesos de aprobación se completan en gran medida mediante la firma de copias en papel en la oficina. Por lo tanto, mejores medios para la gestión de documentos y contenido son sin duda un desafío que las empresas deben abordar, lo que permite operaciones con gastos generales reducidos.

Además de proporcionar medios para el trabajo a distancia, existen otros factores en los sistemas de Gestión de la Información que afectan la huella total de CO2 de una empresa. Dado que estos sistemas consumen cantidades sustanciales de energía, optimizar el uso de los recursos informáticos y el almacenamiento digital resultaría en un lugar de trabajo más sostenible. Lamentablemente, estos problemas se pasaron por alto en gran medida cuando las empresas establecieron inicialmente sus sistemas de gestión de la información y, por lo tanto, ofrecen un margen considerable para mejorar la sostenibilidad.

Los desafíos de sostenibilidad han ganado más atención últimamente. Por ejemplo, Capgemini ha elaborado recientemente un informe y un artículo sobre “TI sostenible” que describe conclusiones muy similares a las que se mencionan aquí: La TI sostenible genera beneficios significativos, pero aún no es un enfoque para la mayoría de las organizaciones .

Cómo hacer de la gestión de documentos un activo para la sustentabilidad

La gestión de información de vanguardia generalmente se basa en Enterprise Content Management (ECM), es decir, la gestión de los documentos de una empresa y la información relacionada con ellos. La pregunta es: ¿Cómo puede una empresa volverse más sostenible mejorando la forma en que utiliza y gestiona su documentación?

Reflejando los desafíos descritos anteriormente, los beneficios de un sistema ECM para una empresa desde el punto de vista de la sostenibilidad se pueden resumir en los siguientes tres puntos:

Sustentabilidad en tres puntos 

Un sistema común para acceder a documentos y respaldar procesos digitalizados. Este enfoque permite una colaboración eficaz en los documentos, que generalmente implica procesos de revisión y aprobación, incluso cuando se trabaja de forma remota. Por lo tanto, un sistema ECM puede actuar como un habilitador importante para el trabajo remoto, evitando viajes para reunirse con clientes y socios al tiempo que mejora el servicio al cliente.

Evitar copias de documentos. La gestión de versiones de documentos en los sistemas ECM y la capacidad de utilizar enlaces de documentos en lugar de archivos adjuntos de correo electrónico, reducen los requisitos de almacenamiento y, por lo tanto, ahorran la energía necesaria para mantener varios repositorios de documentos. En la práctica, esto significa que las empresas pueden reducir la cantidad de unidades de red y otros repositorios utilizando sistemas ECM modernos.

Los entornos en la nube permiten que los recursos informáticos se compartan de forma segura. Una solución basada en la nube es un recurso colaborativo distribuido entre muchos usuarios / clientes, por lo que utiliza la potencia de procesamiento de manera mucho más eficiente que los sistemas que dependen de los procesadores en las PC de cada usuario o en los servidores de la empresa. De esta manera, el uso de soluciones ECM basadas en la nube puede reducir drásticamente la potencia informática general necesaria para la gestión de documentos.

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Resumen

Mejorar la sostenibilidad de una empresa puede verse como un efecto dominó: los cambios que por sí mismos parecen pequeños pero combinados marcan una diferencia real. La aplicación de la tecnología ECM moderna para permitir la gestión inteligente de la información es una parte importante del esfuerzo por lograr una forma de trabajo más saludable para el medio ambiente.

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