El proceso de cuentas por pagar (Accounts Payable – AP) es de hecho la columna vertebral de una organización, ya que afecta directamente la optimización del flujo de caja, la prevención del fraude y la relación con el cliente. Además, el proceso de cuentas por pagar es específicamente desafiante debido a la alta dependencia de métodos humanos y basados en papel para completar el proceso. Con el aumento de las preferencias de los clientes por la comodidad, los errores de datos de gran volumen y el riesgo de amenazas de datos, los servicios bancarios y financieros se están dando cuenta del hecho de que el proceso basado en papel impulsado manualmente también conduce a costos operativos más altos y oportunidades comerciales perdidas.
Esa es la razón por la que las organizaciones esperan aprovechar la RPA en el proceso de cuentas por pagar. RPA descarta el requerimiento de empleados que manejen el proceso y reduce los costos operativos. Repasemos este blog y descubramos cómo la automatización en el proceso de cuentas por pagar beneficia a las organizaciones y agiliza los procesos generales.
Desafíos con el proceso manual de cuentas por pagar
El procesamiento manual de cuentas por pagar puede ser un proceso lento y propenso a errores. Aquí hay algunos desafíos que pueden surgir del procesamiento manual de CP:
Errores de entrada de datos
La entrada manual de datos puede dar lugar a errores, como errores tipográficos o números transpuestos, que pueden provocar discrepancias en los registros contables.
Pagos Duplicados
Sin sistemas automatizados para detectar y prevenir pagos duplicados, el procesamiento manual de cuentas por pagar puede resultar en pagos duplicados, causando pérdidas financieras innecesarias.
Retrasos en el procesamiento de pagos
El proceso manual de cuentas por pagar puede ser lento e ineficiente, lo que genera demoras en el procesamiento de pagos y en los pagos a proveedores.
Visibilidad y control limitados
El procesamiento manual CP puede carecer de transparencia y visibilidad del estado de las facturas, los pagos y las aprobaciones. Esto puede conducir a una falta de control y un mayor riesgo de errores.
Altos costos de procesamiento
Debido al tiempo y los recursos necesarios para administrar el procesamiento manual de CP como la entrada manual de datos, la conciliación manual de facturas y el procesamiento manual de pagos, el procesamiento manual de cuentas por pagar puede ser costoso. Además, las cuentas manuales aumentan el riesgo de problemas normativos y de cumplimiento, como la falta de deducciones fiscales, pagos atrasados o informes financieros incorrectos.
¿Por qué RPA en el Proceso de Cuentas por Pagar?
El manejo de facturas de manera eficiente e inteligente es una de las principales prioridades para los directores financieros de una organización. Además, el equipo de cuentas por pagar tiene que depender de proveedores externos para capturar y extraer información y procesar las facturas para el pago.
Hay al menos 4-5 partes interesadas que están involucradas en el proceso de Cp, por lo tanto, la integración dentro del proceso de la organización y la cooperación con los empleados y la tecnología es vital.
Sin embargo, existen múltiples tecnologías en el mercado para agilizar el proceso de cuentas por pagar (AP) para automatizar, pero lo que hace que RPA sea la solución ideal para la automatización de AP es la flexibilidad, la facilidad de uso y la alta integración del flujo de trabajo que facilita RPA.
Si hay que creer en los informes, se espera que el crecimiento de la RPA en los servicios financieros alcance los 12.000 millones de dólares para 2023. Además, la automatización en los departamentos financieros puede controlar y automatizar fácilmente los procesos basados en reglas, incluida la gestión de cobranzas y deducciones.
Al tener robots en el proceso repetitivo, RPA permite una resolución más rápida, un bajo volumen de errores y un fácil acceso a la información requerida para realizar el proceso de cuentas por pagar.
¿Cómo funciona la automatización de procesos de cuentas por pagar?
La automatización en el departamento de finanzas es, de hecho, un factor estratégico para mejorar la eficiencia de los procesos y garantizar que el equipo de finanzas pueda concentrarse en las tareas que realmente requieren su atención. Aprovechar la RPA en el proceso de cuentas por pagar puede ayudar al equipo de finanzas a deshacerse de los procesos mundanos y repetitivos y permitir una mejor experiencia laboral. Veamos cómo funciona la automatización de cuentas por pagar:
Extracción y aprobación de facturas
Este es el primer paso y el más complejo en el proceso de CP que implica administrar y hacer malabarismos con una gran cantidad de hilos de correo electrónico y esfuerzos manuales para hacer un seguimiento con los clientes y los departamentos. Además de eso, el equipo de finanzas recibe facturas de diferentes rutas, incluidos correo electrónico, fax, portal de correo electrónico, pdf, texto y también de proveedores que deben ser aprobados por los jefes del departamento de finanzas.
Todo este proceso paso a paso es increíblemente tedioso y requiere esfuerzos manuales para hacer un seguimiento con varias personas en todos los departamentos. Además, hace que sea difícil ubicar dónde se encuentran las facturas en el proceso de aprobación en caso de que los proveedores llamen para verificar el estado.
La aplicación de RPA en este paso del proceso de cuentas por pagar permite una mejor gestión de la aprobación de facturas y el proceso de coincidencia de órdenes de compra. RPA en integración con soluciones inteligentes de procesamiento de documentos puede extraer datos de cualquier forma de documento y procesarlos para la persona a la que tiene derecho.
Además, los bots RPA se pueden usar para enviar recordatorios sobre los plazos para la aprobación de facturas sin ninguna intervención manual. Del mismo modo, la automatización de la coincidencia de pedidos de compra mediante algoritmos para comparar rápidamente las facturas con sus órdenes de compra correspondientes y marcar las discrepancias para una revisión adicional debería ser otra prioridad para las organizaciones.
Entrada de datos y coincidencia en cuentas por pagar
Este es otro paso desafiante en el proceso de cuentas por pagar en el que se deben codificar con precisión todos los datos de las facturas en el sistema de contabilidad de las organizaciones. Con un gran volumen de datos de facturas, lleva mucho tiempo introducir todos los datos en el sistema de contabilidad sin errores y con menos recursos.
Al implementar RPA en el proceso de entrada de datos, el equipo de finanzas puede asegurarse de que ya no se requieran recursos ni tiempo adicionales para alimentar los datos, ya que los bots RPA pueden encargarse de esto, los bots RPA pueden agregar datos de forma autónoma tan pronto como se aprueben las facturas. A medida que los bots manejan este proceso, se mantiene la precisión de los datos y también aumenta la eficiencia general del proceso de cuentas por pagar. Además, los bots RPA también pueden realizar coincidencias/desajustes de datos y eliminar el riesgo de fraude y generar alertas a tiempo.
Ejecución de pago
Después de ingresar los datos en el sistema de contabilidad, la ejecución del pago en el proceso de cuentas por pagar es otro paso que requiere el enfoque y la atención de los empleados. Una vez que las facturas son autorizadas por los equipos de cuentas por pagar, las facturas van a la persona que las procesa mediante la ejecución del pago. Pero antes de iniciar el pago, los empleados interesados deben tener una visibilidad clara de las fechas de vencimiento del pago. Con cientos de facturas mensuales, hacer un seguimiento de la ejecución del pago y su fecha límite mensual es tedioso.
La implementación de RPA en este paso del proceso de cuentas por pagar programa automáticamente los pagos y los envía en la fecha límite o determinada. Además, la automatización de procesos de cuentas por pagar con bots RPA ofrece una ubicación centralizada para que el equipo de finanzas elija las opciones de pago. Esto hace que sea mucho más sencillo eliminar el riesgo de fraude y reducir los costos que conlleva cada pago.
También te puede interesar: Gestión de documentos para cuentas por pagar
¿Es obligatorio el RPA en el proceso de cuentas por pagar?
Teniendo en cuenta la cantidad de beneficios que brinda RPA en los servicios financieros u otras industrias, el proceso de cuentas por pagar definitivamente se puede automatizar para una mejor precisión de los datos. Con RPA en el proceso de cuentas por pagar, las organizaciones no solo obtienen un asistente que puede encargarse de todos los procesos repetitivos, sino que también se asegura de que cada paso y proceso se realice de manera eficiente sin ninguna posibilidad de error ni riesgo. Además, con la automatización de procesos de cuentas por pagar de extremo a extremo, las empresas obtienen una mejor manera de mantener los datos de cumplimiento y mejorar las relaciones con los clientes.
Todos estos factores juntos contribuyen a una mejor gestión del efectivo. Esto significaría que no hay errores en el balance al final del año y que todo el proceso se lleva a cabo sin problemas. ¡Esto tiene sentido por qué implementar un RPA es la necesidad de la hora y el camino seguro hacia el éxito! Agenda una demostración de AutomationEdge hoy mismo, y comprueba qué otros casos de uso o procesos pueden ser automatizados con RPA.
La automatización robótica de procesos es una de las tecnologías cruciales para lograr la Hiperautomatización en cualquier organización. Agenda una llamada para conocer más sobre RPA AutomationEdge y como utiliza robots de software (bots o software de computadora) para automatizar tareas mundanas y repetitivas emulando acciones humanas con los sistemas digitales.
Consula la información original en inglés
