Cómo superar los desafíos del trabajo en casa con la gestión de contenido

HIXSA

13 diciembre, 2021

Es un hecho que un gran porcentaje de las empresas han encontrado grandes beneficios en el trabajo remoto durante los últimos años, especialmente porque las conexiones a Internet de alta velocidad se han convertido en una parte omnipresente de nuestras vidas. Todos sabían que este era el camino del futuro; sin embargo, la pandemia mundial hizo que “el futuro” llegara más rápido de lo que la mayoría de la gente probablemente esperaba. Si bien, después de dos años de que las empresas se vieran obligadas a cambiar su dinámica de trabajo, aún hay algunos desafíos que se deben afrontar para el trabajo remoto, en este post plantearemos cómo superarlos con la gestión de contenidos.

Según un estudio reciente, en el punto más alto de la pandemia en mayo de 2020, aproximadamente el 35% de las personas se encontraron trabajando desde casa por tiempo indefinido. Se espera que un porcentaje significativo de ellos continúe haciéndolo mucho después de que la pandemia haya pasado de largo.

Por supuesto, esto no es necesariamente algo malo. Otro estudio estimó que trabajar desde casa tiene el potencial de aumentar la productividad hasta en un 13%. Aproximadamente el 77% de los encuestados en un estudio de Stanford dijeron que trabajar desde casa al menos algunas veces al mes aumentaba su productividad, lo que les permitía hacer más trabajo en menos tiempo. También mejoró la satisfacción de los empleados, al tiempo que redujo las tasas de deserción hasta en un 50%.

Trabajar desde casa también conlleva una gran cantidad de desafíos, especialmente para las organizaciones que se ocupan de información intrínsecamente sensible, como las empresas de contabilidad. Todos los beneficios de productividad y rendimiento en el mundo, en última instancia, no significarán nada si los empleados de repente comparten y trabajan con información confidencial en un entorno inseguro.

Recientemente, el equipo de M-Files realizó una encuesta con Accountancy Age sobre los problemas relacionados con la seguridad de los datos que enfrentan las firmas de contabilidad en particular cuando tienen empleados que trabajan de forma remota. Los hallazgos de la encuesta pintan una imagen vívida e importante sobre qué tan lejos ha llegado el teletrabajo, hacia dónde podría dirigirse todo y los desafíos que tendremos que enfrentar en el camino.

El problema con los métodos de comunicación y colaboración de la “vieja escuela”

Obviamente, es de vital importancia que los profesionales de la contabilidad tengan la capacidad de crear, compartir y colaborar en datos entre sí, independientemente de dónde se encuentren. Cuando todo se cerró y la gente de repente se encontró trabajando desde casa indefinidamente durante el inicio de la pandemia, las empresas recurrieron a una serie de “soluciones” para ayudar a hacer esto posible, con resultados mixtos en el camino.

Según el estudio mencionado, algunas firmas se dedicaron a enviar documentos importantes y otros datos a través del servicio postal para ponerlo todo en manos de las personas que más lo necesitaban. El problema aquí es que simplemente lleva demasiado tiempo entregar artículos a los empleados que dependen de ellos para hacer su trabajo, por no hablar de cómo este método hace que la colaboración sea esencialmente imposible.

No solo eso, sino que un retraso repentino en las entregas postales, como las experimentadas durante la última mitad de 2020, podría frenar la productividad. A principios de 2020 , el servicio de correo de USPS de tres días ya estaba tomando cuatro o cinco días adicionales para llegar al 99% de los destinatarios. Avance rápido hasta el final del año, y estaba tomando 14 días adicionales. Esto, junto con la posibilidad de que un elemento sensible siempre se pierda en el correo y no haya forma de recuperarlo, hace que este método sea esencialmente inútil.

Otras empresas recurrieron al correo electrónico, una herramienta que han utilizado con éxito en el pasado. Esto también trae consigo una serie de problemas, principalmente la confidencialidad. Es demasiado fácil hacer clic en un botón incorrecto o escribir mal un carácter y enviar información confidencial del cliente a la persona equivocada.

Si estás intentando colaborar en un proyecto con otros empleados, esto tampoco es ideal porque crea demasiados pasos innecesarios. Si tres personas necesitan firmar un documento antes de que pueda ser aprobado, la Persona A tiene que enviarlo a la Persona B, momento en el que comienza la espera. Quizás la Persona B llegue hoy, quizás no. Independientemente, la Persona C literalmente no puede hacer nada porque está esperando que alguien actúe sobre un elemento que esta persona puede o no haber visto todavía.

Además de todo esto, los correos electrónicos son intrínsecamente inseguros. A menos que puedas garantizar que todos los empleados remotos estén utilizando métodos de seguridad avanzados como la autenticación de dos factores, siempre existe la posibilidad de que una cuenta de correo electrónico se vea comprometida, exponiendo toda la información confidencial y confidencial que haya pasado. a través de él al mismo tiempo.

Finalmente, la revolución del trabajo desde casa ha expuesto un problema importante en el núcleo mismo de muchas firmas de contabilidad: para empezar, están usando demasiadas aplicaciones o sistemas para administrar y compartir documentos comerciales y de clientes. Según el estudio de M-Files, el 23% de las empresas utilizan al menos tres de estos sistemas a diario. Esto puede incluir cosas como carpetas de correo electrónico, archivos y carpetas en unidades de red compartidas, sistemas CRM y ERP, una solución de contabilidad dedicada, aplicaciones para compartir archivos como Dropbox y más.

En ese momento, simplemente saber dónde encontrar un documento esencial se convierte en una batalla cuesta arriba. Del mismo modo, si algo importante está almacenado en una unidad de red compartida local y ahora está trabajando desde casa, ¿cómo puede acceder a él? La respuesta es clara:

Derribando la vieja escuela para construir la nueva con gestión de contenido

Afortunadamente, existen soluciones modernas creadas con este tipo de seguridad de datos, sin mencionar la comunicación y la colaboración. Simplemente depende de las firmas de contabilidad aceptarlos.

Una solución de gestión de documentos como M-Files, por ejemplo, puede consolidar todos los datos de una empresa en un único sistema fácil de usar. Permite a las empresas de contabilidad organizar la información no en función de dónde se encuentra, sino de lo que es, al mismo tiempo que brinda a las personas la oportunidad de acceder a ella a través de una única vista sin necesidad de una migración de datos costosa o que consuma mucho tiempo.

Ten en cuenta que si la información se comparte entre empleados con una herramienta privada como Dropbox, el liderazgo de la empresa de repente no tiene control sobre qué es y qué se le está haciendo. Se puede perder fácilmente o comprometer de alguna manera y esta es en realidad una fuente importante de problemas de duplicación y versión. Pero con M-Files, puede aprovechar características como permisos organizativos dinámicos y contenido y contexto basados en permisos para proteger documentos y carpetas según quién necesita acceder a ellos para hacer su trabajo. Para la persona adecuada, esa información es más fácil de encontrar que nunca. Para la persona “equivocada”, está totalmente desconectada de ella, exactamente como debería ser.

Al final, trabajar desde casa no va a desaparecer pronto, y eso puede ser algo muy bueno en las condiciones adecuadas. Tratar de administrar la información confidencial de la empresa de contabilidad utilizando métodos que fueron diseñados para una época en la que todos estaban todavía en la oficina es solo una invitación al desastre. En cambio, se necesitas una verdadera gestión de contendidos y administración de documentos, las herramientas como M-Files pueden ayudar a las firmas de contabilidad en todas partes de la manera más fácil y rentable posible.

M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Consulta a nuestro equipo de expertos para encontrar la solución de gestión documental que mejor se adecue a las necesidades de tu negocio.

Consulta la información original en inglés.