Las organizaciones financieras, para ganar un ventaja competitiva y no perder terreno frente a la feroz competencia, deben de mejorar sus procesos manuales para emplear de mejor forma su tiempo, disminuir errores y ofrecer un mejor servicio a sus clientes. Todo esto se puede lograr gracias a la Automatización Robótica de Procesos (o Robotic Process Automation – RPA). En el siguiente artículo te contamos como RPA puede mejorar la eficiencia en las organizaciones financieras al optimizar los procesos de conciliación bancaria.
Una gran cantidad de organizaciones financieras invierten la mayoría de su tiempo en la administración de cosas, sin importar el tamaño, localización o el número de transacciones en cuestión, el escenario es el mismo para todos cuando se trata de revisar y relacionar transacciones de forma manual, preparando y publicando diarios para completar las conciliaciones bancarias requeridas.
Aunque el tamaño no importa, varias empresas medianas y organizaciones empresariales encuentran las conciliaciones bancarias cada vez más difíciles, esto se debe a que se ocupan de un mayor número de tipos de cuenta, instituciones, tipos de pago, zonas horarias y complejidades de pago que hacen que las conciliaciones de correspondencia sean una tarea difícil.
Los desafíos actuales en el proceso de conciliación de cuentas
Algunos de los desafíos que se encuentran comúnmente en el proceso de conciliaciones bancarias son;
- Entradas duplicadas: esto podría ocurrir debido a un error del sistema o humano.
- Discrepancias de fecha / hora: estas diferencias a menudo surgen debido a la las zonas horarias, los relojes del sistema, el tiempo de transacción y los cortes de hora local.
- Discrepancias en los formatos de fecha: la mayoría de las veces, los diferentes formatos de fecha en los sistemas crean discrepancias y confusión.
- Errores de datos generados por el ser humano: discrepancias mínimas como la colocación de una coma adicional, la presencia de un carácter inadvertido o un error ortográfico simple.
- Múltiples transacciones: una sola factura que se encuentra en múltiples transacciones complica el proceso de conciliación
Todos estos desafíos han estado presentes en el proceso de conciliación bancaria por años. La mayoría de las organizaciones financieras enfrentan estos problemas con métodos manuales, que van desde la limpieza de datos hasta la transformación forzada de datos para bancos que todos sigan el mismo formato. Además, algunas organizaciones optan por procesos de automatización a pequeña escala, como hojas y macros de Excel y scripts de Visual Basic.
La automatización robótica para las conciliaciones bancarias
Aunque el uso de macros de Excel puede ayudarlo a automatizar las tareas a pequeña escala, todo el proceso es realmente engorroso. No todos los empleados se sienten cómodos con este enfoque, y es cuando RPA la automatización robótica de procesos simplifica las cosas.
Un RPA es la automatización generada por el uso correcto de la inteligencia artificial (AI) y las capacidades de Machine Learning. Estas tecnologías son capaces de analizar y evaluar un gran volumen de datos. Pueden realizar tareas repetitivas con cero margen de error: de forma rápida, precisa y efectiva.
Esencialmente, un RPA funciona mediante la extracción de los documentos y datos relevantes. Esto podría ser en forma de archivos de datos bancarios, archivos de datos de registro o similares. Luego, realiza una verificación rápida para detectar cualquier discrepancia. A continuación, los datos se conectan a través de los diferentes niveles de transacción, se desconectan y se identifican discrepancias. El RPA luego investiga los elementos de las conciliaciones, corrige los errores y obtiene las aprobaciones.
Una vez aprobadas, se finalizan las entradas y se cierran las actualizaciones.
La automatización de los procesos de solitudes presenta una serie de ventajas como:
- Asegurar mayor robustez y precisión.
- Mejor coincidencia de registros con menos excepciones.
- Fácil de usar y mantener configurada.
- Ahorro de tiempo y recursos
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