consejos antes de firmar un acuerdo de confidencialidad

Consejos antes de firmar un acuerdo de confidencialidad

HIXSA

18 enero, 2024

Un acuerdo de confidencialidad o NDA por sus siglas en inglés (Non-Disclosure Agreement) es la garantía de que ningún contenido o elemento relacionado con procesos de negocio e información interna sea divulgado al público. Mediante este documento, se establecen sanciones, castigos y multas, en caso de que la contraparte rompa este contrato. Esto asegura que la información de tu empresa permanezca segura.

Sin embargo, los NDA han tenido mala reputación últimamente, y con razón. El movimiento #MeToo destacó cómo se han utilizado indebidamente para intimidar y silenciar a denunciantes y víctimas de delitos en la industria del entretenimiento.

Pero si se emplea correctamente, el acuerdo de confidencialidad puede convertirse en una poderosa herramienta para proteger el valor de la información confidencial en una variedad de escenarios. Si se usan mal, podrías estar suscribiéndote a restricciones irrazonables.

No firmes un acuerdo de confidencilidad automáticamente

Aquí, analizaremos los problemas que debes tener en cuenta, ya sea que te pidan que firmes un acuerdo de confidencialidad, que emitas uno para que lo firme otra persona, o ambas cosas.

¿Quién necesita un acuerdo de confidencialidad?

El primer paso es establecer si se necesita una NDA. Si estás emitiendo el documento, debes tener claro qué quieres proteger. Si recibiste uno, ¿Estás de acuerdo en que es válido o necesario? ¿Están intentando cubrir información o conocimientos que ya han sido divulgados? No firmes, envíes ni aceptes algo automáticamente a menos que estés seguro de que es necesario.

Estructura

Hay diferentes tipos de NDA. La mayoría son unilaterales, es decir, la divulgación de información fluye en una dirección. Si eres es la parte más pequeña de las dos partes, es posible que te soliciten firmar un acuerdo de confidencialidad unilateral y, al mismo tiempo, sea la pun arte que revele la información clave. Si ese es el caso, solicita un acuerdo de confidencialidad mutuo.

Puede ser una solución rápida para equilibrar las obligaciones de ambas partes. Si una NDA es unilateral, verifica que se pase alguna “consideración” al destinatario de la información para equilibrar las obligaciones que se solicitan. De lo contrario, o si le piden que firmar una escritura, debes consultar a un abogado de propiedad intelectual.

Definición de términos en acuerdo de confidencialidad

Una talla única no sirve para todos, y cuanto más específico sea, más adecuada será tu NDA.

Si estás emitiendo una NDA, debes definir cuál es la “información confidencial”, general y específicamente (en la medida de lo posible), y quiénes son las “partes”. Además, se explícito acerca de a quién puede revelar la información de la parte receptora (por ejemplo, asesores).

Si recibiste un NDA, observa detenidamente las partes definidas. A veces hay varias partes y es posible que se espere que tengas una obligación de confidencialidad con varias corporaciones internacionales, sus afiliados, contratistas, agentes o directores. Intenta acotarlos e identificarlos en la medida de lo posible, especificando de qué parte deseas recibir información y a quién le debes la obligación de confidencialidad.

¿Quién debe firmar un acuerdo de confidencialidad?

Si la otra parte tiene oficinas en alguna otra parte del mundo, ten cuidado con la ley y la cláusula de jurisdicción de ese región Por ejemplo si quien te hace firmar el acuerdo tiene oficinas en Inglaterra y Gales, se deben especificar las “leyes de Inglaterra y Gales” y debes considerar la otra parte desea hacer cumplir la NDA en los tribunales de esa jurisdicción.

¿Se espera que firmes como tú (una persona individual) o como representante formal de tu empresa? Con empresas más pequeñas, asociaciones y negocios empresariales, estas líneas pueden volverse borrosas, así que ten cuidado con tu responsabilidad.

El “propósito permitido” y el “término” rara vez se definen claramente. En particular, los destinatarios de NDA deben asegurarse de definir claramente el propósito permitido. Si hay ciertos usos obligatorios que la divulgación no puede restringir, es importante dejarlos claros y dejar que las personas sepan qué pueden revelar.

El período de protección también es clave y a menudo se confunde con la fecha de termino del NDA. Asegúrate de comprender la diferencia y se realista acerca de la necesidad de restricciones a largo plazo y las formas en que la información podría quedar fuera de la red de restricciones.

Trampas ocultas

Es muy común que las empresas oculten cláusulas en el NDA que no son relevantes para la información confidencial. Estos podrían incluir cláusulas relacionadas con la propiedad de los derechos de propiedad intelectual o restricciones de no competencia. Insistir en un acuerdo mutuo probablemente reducirá la instancia de estas cláusulas, pero siempre verifica que exista una verdadera reciprocidad. En cualquier caso, estos tipos de cláusulas deberían eliminarse.

Organización y cultura empresarial

Para maximizar el valor de tu información confidencial y proteger la de otras personas, es importante cumplir con el nivel de protección que esperan los demás.

Organiza y educa a tu personal, deja en claro que información es confidencial. Las políticas empresariales sobre las mejores prácticas para la comunicación por correo electrónico, el trabajo a domicilio y el uso de dispositivos personales ayudarán, pero deben aplicarse claramente.

Los procesos internos deberían respaldar esto y permitir el seguimiento y control de la información confidencial. Esto puede ser tan sencillo como utilizar carpetas de acceso limitado, proteger los archivos con contraseñas y distribuir archivos PDF en lugar de documentos de Word. Si cesa una relación cubierta por la NDA, solicita que la información que has compartido sea destruida o devuelta, y confírmela con un compromiso por escrito. Haz lo mismo si eres el receptor.

Internamente, sea consciente de los contratos y de la conducta de tus funcionarios. Los acuerdos de confidencialidad (incluidas las cláusulas de los contratos laborales) no deben utilizarse para intimidar o amenazar. Fomenta un ambiente de trabajo donde los empleados y gerentes se sientan seguros y puedan compartir información.

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