Consideraciones antes de elegir un Enterprise Content Management ECM

HIXSA

31 agosto, 2021

Para las empresas de servicios profesionales como consultores, contadores, profesionales del derecho y otros, el éxito a menudo se reduce a la capacidad para forjar relaciones más profundas y duraderas con los clientes que con los competidores. Si bien, cualquiera puede proporcionar un servicio, lo que las empresas realmente deben hacer para destacarse entre la multitud es brindar una experiencia excepcional en todos los sentidos de la palabra. En este blog te presentamos algunas consideraciones a tomar en cuenta antes de elegir una solución de Enterprise Content Management (ECM) en tu negocio.

Gran parte de la capacidad para hacer esto se reduce a la información que crean y con la que trabajan todos los días. A medida que tu empresa continúe creciendo, llegará un momento en el que ya no podrás administrarla toda por tu cuenta, lo que significa que necesitará una plataforma de gestión de la información que te ayude a extraer la información que necesitas de esos datos para hacer mejores y más decisiones informadas en el futuro.

Pero al mismo tiempo, no todas las soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM) se crean por igual. Si realmente deseas asegurarte de que estás invirtiendo en la solución adecuada para tu empresa hay algunas características clave a las que debes prestar atención.

De lejos, una de las cosas más importantes que debes buscar en un ECM implica un conjunto de características que te permita finalmente romper esos silos de información de una vez por todas.

Los silos de información son más que un inconveniente menor: en realidad, le están costando a tu empresa una cantidad significativa de dinero en más de un sentido. Si la información sobre un consumidor está atrapada en tu departamento de marketing y nunca puede llegar a las ventas de la empresa, por ejemplo, este último carece de la información crítica que necesita para crear relaciones más profundas y duraderas con los clientes. Una solución ECM debería ayudarte a eliminar estas restricciones; lo último que necesitas es terminar creando accidentalmente otro silo de datos que requiere una migración masiva porque has elegido la solución incorrecta.

Un sistema como M-Files es una oportunidad perfecta para conectar a todos tus sistemas comerciales existentes de una manera que presente información a las personas que más la necesitan, independientemente de dónde viva. Mejor aún, estas capacidades de integración total pueden desbloquear el flujo libre de información en tu negocio SIN perturbar ninguno de tus sistemas existentes.

Potenciando el acceso remoto para cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier momento.

En la misma línea, cualquier solución de ECM que elijas utilizar debe permitirte el acceso remoto tanto como sea posible: las personas deben poder obtener información en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Este tipo de acceso remoto siempre ha sido el futuro del trabajo, pero gracias a la pandemia actual de COVID-19, con más personas trabajando de forma, se ha convertido en una idea aún más crítica de lo que ya era.

Una solución como M-Files no solo ofrece este acceso remoto y conectividad por diseño, sino que también lo hace de la manera más segura posible. M-Files utiliza encriptación y otros estándares de seguridad de datos para asegurarse siempre de que tu información confidencial permanezca así, pero también tiene los permisos dinámicos y los controles internos que necesita para configurar el sistema para cumplir con tus objetivos. Puede limitar el acceso a los archivos por directorio, por tipo de contenido o incluso por la descripción del trabajo de alguien que intente acceder a esa información. La elección es tuya según lo que necesites.

Por supuesto, esto se traduce directamente en otro beneficio que tu solución de gestión de documentos debe aportar: características que potencian la colaboración entre usted y los miembros de su equipo. Solo habilitando A) el acceso remoto y B) los estándares de seguridad más altos como se describió anteriormente, podrás C) crear un sistema seguro en el que puedas compartir información fácilmente con colegas tanto internamente como externamente, con los clientes según sea necesario. Esto es de suma importancia en términos de las empresas de servicios profesionales que avanzan, y también es un objetivo que un sistema de administración de información como M-Files está diseñado para ayudarlo a lograrlo.

Cualquier solución de ECM con la que elija trabajar también debe permitirte adopta por completo la automatización, minimizando esas tareas repetitivas y manuales con flujos de trabajo y automatización de procesos comerciales, todo para que puedas centrar más tu atención en aquellas tareas que realmente lo necesitan.

M-Files puede ayudar a ese fin en términos de automatización de cosas como el procesamiento de facturas, por ejemplo. M-Files puede manejar automáticamente TODAS las facturas entrantes y cubrir todos los pasos necesarios de tu departamento de cuentas por pagar, desde la extracción de datos hasta la validación, la liberación y más. Esto no solo crea un mayor grado de transparencia del proceso, también reduce los costos y elimina cosas como los errores humanos.

Ha comenzado una era de reducción de papel

Cualquier solución de ECM que valga la pena también debería ayudar con la reducción de papel, un paso que finalmente le permitirá liberarse de la forma de hacer las cosas de la “vieja escuela” para que pueda crear un lugar de negocios más eficiente y con visión de futuro.

M-Files , por ejemplo, ofrece capacidades de captura y digitalización que permiten a empresas como la tuya eliminar prácticas de documentos en papel costosas e ineficientes. No solo puede liberar un valioso espacio en el piso de tu oficina ahora que ya no se necesitan esos archivadores masivos de documentos antiguos, sino que el dinero que ahorrarás con una forma más eficiente de hacer las cosas se puede canalizar hacia otras áreas de tu oficina, donde realmente se necesita y puede hacer el mayor bien.

Escalabilidad al repuesto

Finalmente, llegamos a la idea de escalabilidad, un concepto en el que demasiadas personas tienden a no pensar demasiado hasta que es demasiado tarde.

Cualquier solución de ECM que elijas debe satisfacer tus necesidades actuales, sí. Pero también debe ser tan útil dentro de cinco años como lo es en el momento de la compra. A medida que tu negocio crezca, también crecerá el volumen de información que está creando a diario. Por lo tanto, tu plataforma de administración de información debe crecer junto a ti, lo que te permite constantemente abordar las demandas actuales y al mismo tiempo prepararse mejor para enfrentarte a los desafíos futuros.

M-Files se conecta a todos sus sistemas de información desconectados (CRM, ERP, carpetas de red, sistemas heredados, SharePoint, Google G Suite, correo electrónico) para que su empresa tenga continuidad de la información a escala, en caso de que su entorno cambie.

M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Ponte en contacto con nuestro equipo de expertos para encontrar la mejora solución de gestión de contenido para tu negocio.

Consulta la información original en inglés.