La automatización en el lugar de trabajo se produce cuando las computadoras realizan los tipos de tareas que normalmente requerirían la intervención humana, liberando así el valioso tiempo de los empleados para que puedan concentrarse en los asuntos que realmente los necesitan. En la actualidad, los sistemas de automatización modernos aprovechan la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para realizar todo, desde el reconocimiento de voz hasta la traducción entre idiomas y tareas que requieren percepción visual, procesamiento de facturas y mucho más.
Pero, en realidad, el beneficio aquí es mucho más que simplemente permitir que los empleados trabajen “de forma más fácil e inteligente”. La automatización del lugar de trabajo no solo elimina esos procesos manuales y repetitivos, sino también los que son propensos a errores. No se trata de reemplazar a sus empleados en absoluto, se trata de apoyarlos y empoderarlos para que realicen un mejor trabajo a diario, todo mientras obtienen resultados garantizados y repetibles con las soluciones de automatización de flujo de trabajo adecuadas a su lado.
También es algo que afecta a todos los departamentos de una empresa: desde recursos humanos hasta atención al cliente, finanzas y más allá.
El impacto de la automatización en el lugar de trabajo
Pongamos un ejemplo. Según un estudio reciente, se calcula que cada vez que se tiene que sustituir a un empleado, el coste es el equivalente a entre seis y nueve meses de ese salario. Si se sustituye a un empleado que antes ganaba 60.000 dólares al año, por ejemplo, el coste para cubrir ese puesto será de entre 30.000 y 45.000 dólares, una vez que se tengan en cuenta los gastos de contratación y formación.
Es exactamente este tipo de problema el que la automatización del lugar de trabajo puede ayudar a resolver, ya que las empresas ya han tenido mucho éxito con los bots habilitados con IA que han mejorado significativamente su proceso de adquisición de talento.
No solo se puede entrenar a un bot para que rastree a candidatos de alto valor en función de ciertas palabras clave tanto en su currículum como en la descripción del puesto al que se postulan, sino que también puede ayudar a programar entrevistas.
Todo esto libera a los empleados de recursos humanos reales para que pasen más tiempo trabajando uno a uno con esos candidatos, en lugar de tener que revisar enormes volúmenes de papeleo en un esfuerzo por encontrarlos en primer lugar.
Automatiza el proceso comercial con la gestión inteligente de la información
De acuerdo con Forrester, muchas empresas aun luchan con la transformación digital.
Mejor tecnología, mejor servicio al cliente
El servicio de atención al cliente ha sido durante mucho tiempo una de las principales ventajas competitivas para la mayoría de las empresas, ya que un enorme 42% de los consumidores afirma que estaría dispuesto a pagar más dinero por una experiencia amable y acogedora. Otro 52% dice que pagaría más por una experiencia de atención al cliente rápida y eficiente, según la misma fuente.
Este también es un área que puede verse afectada positivamente por la automatización en el lugar de trabajo, ya que los desarrolladores estiman que hasta el 80% de TODAS las interacciones entre una marca y un cliente se pueden gestionar con éxito a través de chatbots. Los chatbots aprovechan los datos reales que tu empresa ya está creando para ayudar a los clientes a gestionar automáticamente todo, desde pagos de facturas hasta resolución de problemas y otros problemas de cuenta, todo ello sin necesidad de levantar el teléfono y llamar a alguien. Además de liberar el tiempo de los agentes de atención al cliente para que se centren en aquellos asuntos que realmente requieren atención inmediata, también es una excelente manera de reducir los costos que luego se pueden canalizar a otras áreas de la empresa donde pueden resultar más beneficiosos.
Automatización de la gestión de facturas
La automatización también puede ser una herramienta fundamental en términos de gestión de procesos de facturas, algo que es una de las principales causas de estrés para la mayoría de las empresas, independientemente del sector. Las empresas pueden utilizar la automatización de procesos para tareas esenciales como el el envío, almacenamiento y aprobación de facturas, los asientos contables, la preparación de estados financieros y más, todo ello de una manera que prácticamente elimina el riesgo de error humano.
La automatización se puede utilizar para enviar facturas automáticamente a los clientes después de que se haya realizado el trabajo y para comprobar periódicamente que esos clientes pagan lo antes posible. Cada minuto que un empleado no tiene que dedicar a buscar una factura es un minuto que puede centrarse en tareas más innovadoras para su empresa. Asimismo, esta es también una excelente manera de asegurarse de que esas facturas se paguen realmente, lo que le permite ganar más dinero al mismo tiempo.
Impulse la automatización en el lugar de trabajo con M-Files
Los flujos de trabajo de M-Files aumentan la productividad al automatizar los procesos empresariales. Los procesos empresariales habituales se pueden optimizar con flujos de trabajo automatizados (como la gestión de facturas, aprobaciones de contratos y contenido controlado) para que los equipos puedan trabajar en tareas que agreguen más valor. M-Files envía automáticamente una notificación cuando hay una tarea que debe procesarse.
M-Files supervisa automáticamente cada paso del proceso empresarial. El historial de versiones de cada archivo rastrea todos los pasos del flujo de trabajo. Las organizaciones pueden proteger su negocio de las auditorías y, al mismo tiempo, lograr una visibilidad completa de los procesos empresariales importantes.
El impacto a largo plazo de la revolución de la automatización
En total, se estima que un 45 % de TODAS las actividades que realizan los empleados humanos a diario se pueden automatizar utilizando tecnologías que ya están disponibles. Para ponerlo en perspectiva, eso significa ahorrar potencialmente hasta 2 billones de dólares en salarios anuales solo en los Estados Unidos.
Pero, una vez más, la razón por la que la automatización en el lugar de trabajo puede ayudar a todo tipo de empresas no es que vaya a sustituir a sus empleados por robots, sino que se trata de asegurarse de que tengan acceso a las herramientas que necesitan para hacer su trabajo de forma más eficaz que nunca.
Al utilizar la tecnología para ayudar a sus trabajadores, estos pueden hacer un mejor trabajo y crear relaciones más sólidas a diario. Las marcas inteligentes que comprendan esto y adopten pronto la automatización en el lugar de trabajo serán las que creen una base de éxito que les durará una década o más en el futuro. Las que no lo hagan (que sigan pensando que la automatización en el lugar de trabajo es una tendencia) pronto se verán superadas por sus competidores más inteligentes.
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