Roal Oy es una empresa biotecnológica finlandesa dedicada a la fabricación de enzimas que son esenciales para diversas industrias, como la alimentaria, la textil, la papelera y la nutrición animal. Con una facturación aproximada de 57 millones de euros y cerca de 150 colaboradores, Roal se distingue por su compromiso con la innovación y la calidad, operando bajo rigurosos estándares internacionales. Sin embargo, para mantener estos altos estándares, enfrentaba un desafío significativo en la gestión documental y el control de calidad.
Hasta 2008, Roal confiaba en procesos manuales para la gestión de no conformidades y registros de calidad. La documentación se realizaba en hojas de papel que luego eran trasladadas a hojas de cálculo para su seguimiento.
Este método no solo consumía tiempo y recursos, sino que también incrementaba el riesgo de errores y retrasos, dificultando el cumplimiento de las estrictas certificaciones ISO que son indispensables en el sector biotecnológico.
M-Files fortalece la gestión de calidad y documentación en empresa biotecnológica con nube híbrida
M-Files, socio estratégico para la gestión documental y de calidad
Reconociendo la necesidad de optimizar estos procesos, Roal Oy decidió implementar una solución tecnológica robusta y confiable. Fue entonces cuando M-Files se convirtió en un aliado estratégico para la transformación digital de su gestión documental y de calidad.
La plataforma permitió eliminar los registros en papel, sustituyéndolos por formularios digitales intuitivos accesibles para todos los colaboradores. Esto facilitó la captura de datos en tiempo real y automatizó los flujos de trabajo, garantizando que cada reporte de no conformidad, incidente o iniciativa se registrara y gestionara de manera eficiente.
La implementación inicial de M-Files simplificó notablemente el monitoreo y reporte, pero Roal no se detuvo ahí. En 2014 amplió el uso del sistema incorporando el módulo M-Files QMS para la gestión integral de calidad. Este cambio fue fundamental para controlar cerca de 400 documentos relacionados con calidad, seguridad alimentaria, medio ambiente y políticas energéticas.
Gracias a la automatización, se establecieron ciclos de revisión periódicos con notificaciones automáticas para asegurar que los documentos estuvieran siempre actualizados y disponibles solo en su versión aprobada, evitando la circulación de información obsoleta.
Una de las ventajas clave de M-Files es su capacidad para mantener un historial completo de versiones, permitiendo rastrear cambios, autores y fechas, lo que facilita auditorías y mejora la trazabilidad.
Además, Roal fortaleció su gestión documental integrando controles de acceso y permisos para garantizar la seguridad de la información, limitando la edición y visualización según el perfil del usuario.
Para complementar esta transformación, Roal implementó una arquitectura de nube híbrida que incluye tres bóvedas de M-Files: dos alojadas localmente para la gestión interna y el sistema de calidad, y una en la nube para facilitar la colaboración segura con contratistas externos durante la expansión de la planta.
Esta solución híbrida ha permitido que todos los actores, internos y externos, accedan a la información más reciente de manera sincronizada, garantizando la eficiencia y la precisión en proyectos críticos.
Conclusión
Gracias a la digitalización y automatización de sus procesos con M-Files, Roal Oy ha logrado consolidar un sistema de gestión documental y calidad altamente eficiente, que no solo cumple con las normativas ISO, sino que también mejora la productividad operativa y la capacidad de respuesta ante incidencias.
Este caso representa un claro ejemplo de cómo la tecnología puede transformar procesos esenciales y aportar valor estratégico en la industria biotecnológica.
Al igual que Roal Oy, que enfrentó el desafío de reemplazar procesos manuales y en papel por un sistema inteligente y automatizado, tu empresa también puede dar un paso decisivo hacia la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo.
M-Files permite digitalizar y centralizar la gestión documental, asegurando el control estricto de versiones, trazabilidad completa y acceso inmediato a la información crítica. Solicita una demo personalizada y descubre cómo acompañarte en este camino.
