El futuro de la gestión de la información y la generación Z

HIXSA

17 noviembre, 2021

La tecnología cambia según las necesidades de cada generación, las nuevas, recibirán herramientas más robustas y sencillas de usar. Las nuevas generaciones buscarán en herramientas de información más prácticas y sencillas de usar donde no se pierdan en un mar de carpetas. En este articulo uno de nuestros colaboradores en M-files nos platica sobre el futuro de las herramientas de búsqueda y gestión de la información y como la nueva generación influye en los nuevos cambios.

Como padre de un niño de 13 años, a menudo me maravilla lo diferentes que somos en lo que respecta al uso de la tecnología. Llámame anticuado, pero mi hijo lo tiene bien.

Criado en lo digital

Casi todo lo que consume digitalmente es fácil de encontrar, a pedido, se puede controlar con la voz o el pulgar, es contextual en función de sus preferencias y todo lo que no puede encontrar, escribir con anticipación o navegar por carrusel se puede localizar rápidamente en segundos. – cuando lo desee y donde sea que esté (siempre que esté en una zona WiFi sólida).

Piénselo: su generación nació después de que salió el iPhone. Netflix ya estaba pasando de los DVD a la transmisión de video. Las consolas de juegos comenzaron a introducir juegos de realidad virtual de concepto temprano. Y aunque las PC domésticas ya eran la norma, solo piensa en todos los avances que hemos visto a lo largo de los años en gráficos, usabilidad, búsqueda y administración de datos. Quizás esto pueda explicar por qué cuando pasa por mi oficina en casa, llama a mi escritorio un ” museo “, ya que todavía tengo una impresora, memorias USB ocasionales por ahí, un montón de cables de alimentación y un disco duro de respaldo. Tonto de mí.

Es por eso que el reciente informe de Mónica Chin sobre The Verge titulado “Archivo no encontrado: una generación que creció en Google está obligando a los profesores a repensar su plan de lecciones” resonó tanto en mí, ya que veo esta nueva forma de buscar, organizar y ver contenido casi todos los días en mi casa y, ciertamente, es refrescante saber que no estamos solos. En este informe, Chin describe cómo los educadores de STEM han tenido que ajustar su plan de estudios técnico riguroso en base a una revelación sorprendente: sus estudiantes luchan y están muy confundidos cuando se les pide que busquen, almacenen y recuperen su trabajo en directorios de carpetas. Se obtienen conceptos extremadamente técnicos, pero ¿el concepto básico de archivos y carpetas? No tanto…

Libre de carpetas, no árbol de carpetas

Y esto no es una sorpresa, dado que la generación más joven se ha acostumbrado a usar tecnología basada en aplicaciones y espera que esto sea consistente con todo lo demás que usan a diario.

Es por eso que a los niños como mi hijo que creció digitalmente les parece inútil todo el concepto de crear directorios de carpetas y subcarpetas para organizar su contenido. En lugar de construir árboles de carpetas verticales y profundos para almacenar sus datos y documentos en sus PC, prefieren el método de “blob de datos” de escritorios dispersos o listas de contenido cada vez más largas en la misma ubicación.

Gracias en parte a la forma en que utilizan aplicaciones como Netflix y Spotify, junto con la forma en que utilizan los Chromebooks emitidos por la escuela para sus proyectos, la necesidad de directorios profundos se está convirtiendo en una cosa del pasado. Los consumidores más jóvenes están acostumbrados a tener un árbol de categorías de carrusel plano y horizontal (a la Netflix) para encontrar contenido que se puede navegar a su propia velocidad en lugar de buscar en una vista jerárquica anidada vertical de carpetas y subdirectorios.

Y si no pueden encontrar lo que buscan, ciertamente no quieren perder el tiempo buscando y buscando contenido (piense en un largo suspiro que emite la boca de un adolescente frustrado). En cambio, seguirán adelante si no pueden encontrarlo rápidamente, a menos que una búsqueda similar a la de Google pueda proporcionar resultados inmediatos. Es por eso que las recomendaciones de contenido, las sugerencias y las decisiones guiadas son tan relevantes para su flujo de trabajo: ¡es a lo que se acostumbraron y funciona!

Las fuerzas detrás de este cambio

Lo que la generación más joven puede no saber es la enorme influencia que tienen cuando se trata del diseño de usabilidad general de la gestión de contenido, incluida su forma única de acceder y categorizar el contenido en sus propios términos. Este tipo de flujo de trabajo ha influido en la forma en que las soluciones de administración de contenido empresarial de próxima generación se diseñan ahora para una forma de trabajo más rápida y eficiente.

Aprovechar las tecnologías integradas como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML), el procesamiento del lenguaje natural (NLP) y la automatización de procesos son ahora la norma cuando se trata de mejorar la productividad de los trabajadores del conocimiento. Se trata de tener menos clics para hacer para que pueda obtener sus resultados de la manera más eficiente posible. Y para hacer eso, la tecnología debe funcionar al unísono para proporcionar ese nivel personalizado de experiencia, ayudando a guiar las siguientes mejores decisiones en el camino que esperan los consumidores.

Y aquí es donde la experiencia del consumidor Gen-Z ha allanado el camino para experiencias digitales de autoservicio contextuales nuevas y mejoradas para sistemas de gestión de contenido empresarial como M-Files. Tener datos y documentos relevantes entregados en el momento adecuado para una experiencia personalizada es muy similar a la forma en que las generaciones más jóvenes consumen contenido, ya que no quieren salir y encontrar el contenido, quieren que el contenido les llegue.

Cómo M-Files puede ayudar a cerrar la brecha con la nueva forma de administrar contenido

El artículo de Verge de Monica Chinn valida completamente la forma de pensar de M-Files cuando se trata de la gestión de la información. El enfoque único de M-Files para administrar la afluencia de datos y documentos no debe depender de la búsqueda de carpetas y archivos anticuados. Los trabajadores del conocimiento de hoy exigen mucho más para poder concentrarse en lo que importa y no seguir perdiendo un tiempo valioso administrando sus vastos árboles de directorios para encontrar lo que están buscando.

Como ejemplo de este nuevo cambio en el trabajo, piense en cómo han cambiado nuestros métodos de comunicación durante la última década. ¿Sería seguro asumir que ahora envías correos electrónicos y llamas a la gente con menos frecuencia? La mensajería, los mensajes de texto y los chats flojos están cambiando la forma en que nos comunicamos, ¿Por qué? porque es más fácil y rápido. Ya hemos visto que este cambio toma un camino similar al de cómo finalmente accederemos, almacenaremos y clasificaremos nuestros datos y documentos. Personalmente, creo que tenemos que agradecerle a la Generación Z.

Ahora, volviendo a mi hijo de 13 años … sé que nunca usaré la tecnología como él. Simplemente no soy tan ágil como él cuando se trata de deslizar el pulgar en dispositivos pequeños o recordar exactamente dónde están las cosas para facilitar el acceso. Sin embargo, me ha enseñado algunas cosas y, como tecnólogos, siempre deberíamos estar abiertos a nuevas formas de trabajar, especialmente si somos más productivos con nuestro tiempo … ¡Abróchate el cinturón y disfruta de la gestión de la información 2.0!

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Consulta la información original en inglés.

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