Como señaló un observador, incluso los grandes desastres como Chernobyl no se debieron completamente a la falta de documentación. Esta crisis causó tanto daño porque la gente no siguió a tiempo los procesos planeados y documentados. Si bien es importante documentar los procesos, no hay diagramas de flujo ni instrucciones que ayuden a las empresas a funcionar de manera más eficiente o a superar obstáculos inesperados e inusuales si nadie los sigue. Por lo tanto, la gestión de procesos de negocio adecuada se refiere a más que simplemente planificar y documentar los procesos comerciales.
La gestión empresarial incluye hacer cumplir, medir y mejorar estos procesos. Revisemos algunas estadísticas de gestión de procesos de negocios para saber por qué es importante, qué tan bien lo están haciendo las organizaciones y, lo que es más importante, las herramientas que pueden hacer que la gestión de procesos de negocios sea simple y transparente.
Cómo protege la gestión de procesos empresariales a las empresas
Para ilustrar las fallas en la gestión de procesos de una manera aún más simple, podemos considerar que una falla de proceso causa un accidente automovilístico al pasar una señal de alto. Los conductores con licencia deben conocer el proceso para cruzar una intersección de manera segura. Incluso saben que pueden sufrir consecuencias como recibir una multa o dañar su vehículo al violar las reglas. Aún así, los lapsos ocurren con los procesos manuales, y estos ocurren todos los días y en todas partes. Mientras tanto, no importa quién causó la colisión; todos los involucrados pueden perder tiempo y dinero y tal vez sufrir lesiones.
En el futuro, tal vez la tecnología encuentre una manera de detener los autos en la intersección hasta que la carretera se haya despejado, como sucede con los autos sin conductor. Si bien una empresa no puede conducirse por sí misma, las empresas tienen la oportunidad de probar y hacer cumplir sus procesos comerciales de una manera bastante notable y automatizada con los sistemas correctos implementados.
Las estadísticas de gestión de procesos comerciales de una encuesta realizada por BP Trends pintan un panorama sombrío del estado de incluso la documentación de los procesos comerciales:
En general, el 96 % de las empresas informaron tener al menos algunos procesos comerciales documentados, lo que, por supuesto, es un buen primer paso.
Solo el 11 % de los encuestados dijo que nunca documentaba los procesos, pero solo el 23 % informó que lo hacía con frecuencia.
Solo el 2% de las empresas encuestadas dijeron que siempre documentaban los procesos comerciales.
Para algunos ejemplos específicos, solo el 1% mencionó siempre documentar procesos estándar, el tipo de cosas que hacen con más frecuencia. Los porcentajes de empresas ligeramente más altos, pero aún de un dígito, siempre documentaron la mejora de los procesos, la forma en que utilizaron los datos, la capacitación de los gerentes o incluso los procesos principales. En cualquier caso, esta encuesta reveló que las empresas ni siquiera están documentando los procesos de manera consistente, y mucho menos controlándolos o haciéndolos cumplir. Puedes imaginar cuántos conductores más pasarían las señales de alto si pensaran que el hexágono rojo es solo una sugerencia y no una regla.
Por qué las empresas invierten en la gestión de procesos empresariales
Red Hat ayudó a patrocinar una encuesta sobre las razones por las que las empresas eligen invertir para mejorar su propia gestión de procesos. Destacaron estos hallazgos clave:
Deseo de mejorar la satisfacción del cliente: 42%
Deseo de mejorar la eficiencia y la agilidad: 65%
Empresas con proyectos de cambio de procesos en marcha: 37%
La mayoría de los encuestados dijeron que su empresa se centró en las mejoras de procesos incrementales y no en un cambio de cultura en toda la empresa. Además, dijeron que el mayor obstáculo que enfrentaron fue simplemente vender la idea de documentar, rastrear y mejorar los procesos a los gerentes senior. Algunos mencionaron que creían que su liderazgo se confundió porque muchos departamentos habían presentado sus propios proyectos, por lo que era difícil llamar la atención. Esta idea trae a colación el punto de que la mejora de la gestión de procesos empresariales podría ganar más seguidores con un liderazgo de arriba hacia abajo y como parte de un esfuerzo de toda la empresa.
Cómo M-Files hace que la gestión de procesos comerciales sea una parte integral de un flujo de trabajo eficiente
La plataforma de administración de información inteligente de M-Files no solo organiza, mantiene y rastrea los documentos. También automatiza el proceso al mantener los flujos de trabajo al día y ayudan a mejorar el control de calidad en cada paso del proceso. No tendrás que luchar con la pérdida de documentos en la carpeta de correo no deseado del correo electrónico de la siguiente persona responsable. En cambio, esa persona recibirá una alerta de que necesita atender ese documento y una interfaz simple para usar para realizar su tarea. Funciones tales como las notificaciones automáticas de aprobación ya están incluidas en el sistema.
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Después de que ese empleado haya completado su trabajo, el proceso continúa pasando a la siguiente persona en la cadena. Mientras tanto, su valiosa información y procesos comerciales estarán protegidos por seguridad certificada, control de versiones, funciones de recuperación y un sistema automatizado. También puede integrar M-Files con otro software de escala empresarial como su CRM para que la transición sea perfecta.
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