Caso de uso: Compartir información y documentos con los clientes

HIXSA

30 noviembre, 2020

El mundo hiperconectado ahora ha presentado nuevas oportunidades para nuestro negocio gracias a que podemos trabajar de forma conjunta con personas que están en diferentes partes del mundo. Pero también ha representado un problema para el manejo de la información ya que esto puede provocar filtraciones de información, diferentes versiones de un mismo archivo o archivos perdidos por no conocer su ubicación. En este artículo analizaremos el problema de un mundo hiperconectado para los negocios y cómo resolverlo a través de una solución de gestión documental como M-Files para compartir información y documentos con los clientes de forma segura.

Gracias en gran parte al acelerado mundo digital en el que vivimos ahora, las empresas de todo tipo NECESITAN poder compartir información de manera rápida y eficiente con los clientes. Ya no es una recomendación, sino un requisito.

Si tu equipo está en medio de un proyecto importante para un cliente que vence la próxima semana, obviamente ese cliente querrá mantenerse informado a medida que avanza. Si tiene una pregunta, ellos deben conocerla para que pueda buscar la respuesta y seguir adelante. Si hay algún elemento que debe firmarse para poder continuar, o puede esperar. La comunicación y colaboración constantes son la columna vertebral de una experiencia de calidad y de una relación sana.

Pero para demasiadas organizaciones, mucho de esto es más fácil de decir que de hacer. Colaborar en un proyecto se siente como una batalla cuesta arriba cuando los empleados utilizan una solución de almacenamiento basada en la nube como Box y sus clientes utilizan una alternativa como Google Drive. Entonces, lo que debería ser un proceso sencillo de enviar un enlace a alguien ahora se convierte en tiempo dedicado a tratar de averiguar cómo hacer que los archivos cruciales estén disponibles en una plataforma, luego en otra, y todo mientras esos plazos se terminan.

La buena noticia es que un sistema de administración de información adecuado como M-Files, hace que todo esto sea más fácil de lo que jamás hubiera imaginado. M-Files es una solución de comunicación y colaboración diseñada específicamente para ayudarte a abordar problemas como los descritos anteriormente, todo para que pueda concentrarse menos en la tecnología y más en lo que la tecnología puede hacer por ti.

Comparta fácilmente y de forma segura

Quizás el mayor beneficio que M-Files trae a la mesa con ese fin es brindarle la oportunidad de compartir información con los clientes de la manera más segura posible. Incluso aquellos clientes que no son usuarios de M-Files pueden acceder al sistema y participar.

Otra de las características de M-Files es la capacidad de conectarse a un portal de información del cliente donde pueden obtener lo que necesiten en tiempo real. Con las conexiones API, los clientes de M-Files pueden canalizar documentos, archivos e información a su propio portal de cliente, poniéndolos a su disposición en tiempo real.

Además, con los metadatos, puede asignar derechos basados en roles y usuarios particulares para asegurarse de no compartir accidentalmente contenido que no está destinado a un usuario en particular. En otras palabras, puede asegurarse fácilmente de que las únicas personas que tienen acceso a un archivo son aquellas que lo necesitan para hacer su trabajo. Esta es una excelente manera de asegurarse de que la información sensible y específica del cliente nunca caiga en las manos equivocadas.

El proceso sencillo que te mereces

Del mismo modo, M-Files elimina el problema de versiones diferentes en archivos adjuntos a correos electrónicos. Todo lo que tiene que hacer es enviar un enlace de la versión maestra de un documento en M-Files al cliente y el propio sistema se encargará del resto.

Una de las principales fortalezas de M-Files consiste en su diseño, que le permite hacer seguimiento de los proyectos con flujos de trabajo, para hacerlo más accesible. Puede organizar documentos y otros tipos de contenido por proyecto, fase del proyecto, cliente, propietario o cualquier otro atributo; además, puede enrutar ese contenido a través de flujos de trabajo para asegurarse de que todos los empleados y partes interesadas externas cumplan con los procesos, los plazos y las regulaciones que se implementan. Pero la mejor parte de todo es que M-Files también captura TODOS los cambios en el historial de versiones de un documento y crea una pista de auditoría completa de la información en cuestión, mejorando así drásticamente la responsabilidad en todos los ámbitos.

Compartir información y documentos con clientes nunca ha sido tan fácil gracias a las herramientas integradas de M-Files para colaborar. ¿Necesitas varias personas para poder editar el mismo archivo al mismo tiempo, todo sin correr el riesgo de crear dos versiones en conflicto o archivos duplicados? Con M-files es posible.

Con M-Files, la co-autoría nunca ha sido tan fácil porque solo hay una versión compartida de un archivo para que todos puedan trabajar. Todos los aprobadores y comentaristas pueden anotar y marcar fácilmente documentos, todo desde cualquier dispositivo desde el que estén trabajando con una conexión a Internet. Esto significa que la retroalimentación fluye libremente y los documentos se completan más rápido que nunca. Un proceso de aprobación automatizado puede incluso garantizar que el contenido final esté listo para usarse de inmediato.

El enfoque de M-Files: construir mejores relaciones con los clientes

Todo esto se combina para crear una tormenta perfecta de la mejor manera posible. No solo es fácil mantener a los clientes informados sobre lo que está sucediendo con sus proyectos, también, les encantará lo prácticos que pueden ser y disfrutarán del hecho de que tu empresa claramente valora sus opiniones. Esto no solo ayudará a mejorar la calidad del producto terminado, además, ayudará a realizar mejoras significativas en las importantes relaciones que está forjando con estos clientes. Esa es una posición emocionante para cualquier líder empresarial, independientemente de la industria.

M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Consulta a nuestro equipo de expertos para encontrar la solución de gestión documental que mejor se adecue a las necesidades de tu negocio.

Consulta la información original en inglés.