Entrevista con Carlos Icaza - Compartir contenido en un mundo hiperconectado

Entrevista: NOM-151 y compartir contenido en un mundo hiperconectado

HIXSA

4 abril, 2024

Las empresas necesitan compartir contenido todo el tiempo con clientes y usuarios internos, sin embargo, esta tarea, que podría parecer sencilla, llega a requerir de mucho tiempo y recursos para encontrar la información que se necesita en el momento indicado. En una entrevista en colaboración con Techtegia, Carlos Icaza, director de servicios profesionales y preventa, nos habla sobre los desafíos del manejo de información en un mundo hiperconectado y cómo la NOM-151 funge como un pilar para mitigar los posibles problemas de manejo de información en las empresas mexicanas.

La legislación en México ha buscado evolucionar para regular ciertos aspectos de la transformación digital y mitigar los posibles problemas que puedan surgir con ellos. Por esta razón, fue creada la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, conocida como NOM 151.

Los múltiples repositorios de información, la infinidad de versiones de un mismo documento y los procesos de aprobación largos son solo algunos factores que las empresas deben superar para seguir el ritmo de los negocios en este mundo hiperconectado.

HIXSA es una empresa con más de 15 años de experiencia en la provisión de soluciones y en consultoría en servicios de TI, gestión de activos, gestión de servicios empresariales (seguridad, recursos humanos, facilities, atención a clientes, etc.), gestión documental, automatización de procesos robóticos y en consultoría en servicios de TI y con clientes en México y América Latina. Su enfoque se dirige hacia las personas, los procesos y la tecnología para brindar soluciones integrales que atiendan las necesidades de cada negocio desde una visión holística y con soluciones tecnológicas de amplio alcance: escalabilidad, innovación, automatización, compliance y seguridad.

Enfoque integral para generar valores agregados

En la compañía, destacó Icaza, abordan las necesidades de sus clientes con una perspectiva integral que abarca los cuatro elementos clave que componen toda organización: las personas, los procesos, la tecnología y todo lo que tiene que ver con la seguridad, cumplimiento y normatividad.

«Lo que nosotros buscamos es integrar esos cuatro puntos clave de la organización para buscar generar valores agregados. Cuando juntamos personas con procesos damos herramientas a las organizaciones para escalar. Cuando juntamos personas con tecnología buscamos innovación y cuando juntamos procesos con tecnología generamos automatización», explicó Icaza, quien es ingeniero en Sistemas Computacionales por la Universidad Panamericana y con certificaciones en mejores prácticas enfocadas a Gestión de Servicios Tecnológicos, como ITIL, IT4IT, así como en metodologías ágiles como Scrum.

Como beneficios fundamentales de la automatización, el líder tech de HIXSA mencionó la reducción del trabajo manual o trabajo repetitivo que no agrega valor si se le encarga a una persona, así como el uso de la tecnología para que una persona haga su trabajo en menos tiempo de forma más eficiente, lo que además da pie a que esa persona pueda innovar. Sumado a ello, el tema de la innovación, ahorro y tiempo genera beneficios específicos

Los retos de compartir contenido en el camino hacia la automatización

El director de servicios profesionales y preventa de HIXSA, que en más de 13 años de experiencia ha participado en más de 100 proyectos de implementación de diversas soluciones tecnológicas ayudando a empresas en México, América Latina y el Caribe a hacer más eficiente su operación con habilitadores tecnológicos claves, indicó que uno de los retos más desafiantes que enfrentan las organizaciones a escala global en el camino hacia la automatización es el manejo de la información.

«Hay estudios que indican que cada día se manejan 300.000 millones de terabytes de datos a nivel global. Es muchísima información. Mucha se genera en las organizaciones y mucha de esa información se comparte. Otros estudios que hemos revisado indican que al día se envían unos 300 millones de correos electrónicos. El gran reto que estamos teniendo es ese gran cúmulo de información, ¿cuál de ella es realmente información de valor y accionable que nos permita tomar decisiones y cuál es solo ruido?», desarrolló.

En HIXSA justamente han tratado de ayudar a sus clientes, con sus servicios y soluciones, a identificar qué información es de valor y en qué momento: «Lo que buscamos es darle a la persona acceso a la información que necesita, como la necesitan y cuando la necesitan».

Agregó el experto que es fundamental también garantizar que sea «seguro, confiable y sencillo» compartir la información.

Por otra parte, como retos más específicos al momento en el que una organización decide dar el paso de automatizar está el cómo trasladar el esquema de trabajo manual o semidigital a 100% digital. En HIXSA identifican qué información es crítica de digitalizar, y además orientan si hay algún tipo de resistencia a la adopción de tecnologías para simplificar los procesos de trabajo, aunque cada vez suele haber menos resistencia y más apertura entre los miembros de las organizaciones.

Soluciones que garantizan seguridad al compartir contenido

HIXSA se asegura de que todo el proceso de gestión de documentos o de información que se maneja de punta a punta (realización, validación, aprobación y el proceso de firma digital) cumpla con los mecanismos establecidos por la NOM-051 para el resguardo seguro de la información.

«No solo se debe tener la tecnología ni las capacidades, sino las certificaciones que avalan que las soluciones que ofrecemos a nuestros clientes aseguran el cumplimiento de estos requerimientos«, enfatizó Icaza.

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¿Cómo medir el impacto de la automatización en mi organización?

A juicio del líder tech, una métrica clásica para medir este impacto es de qué manera una organización está aumentando su productividad, o de qué manera está reduciendo tiempos de ejecución de un proceso. Al momento de cuantificarlo, estos impactos se traducen en ahorros operativos.

«En promedio, hemos identificado -tanto en la situación previa a la automatización como en la posterior- que las personas en las organizaciones toman entre 40% y el 50% de su tiempo para buscar información necesaria para realizar su trabajo. Si eso lo tomamos como eficiencia operativa, pues, estamos perdiendo valor al buscar información de forma manual o tradicional. Lo que buscamos es ver cómo podemos reducir el tiempo de consulta de información, porque si esta por ejemplo no sirve en términos de facturación, lo que vamos a entregar como beneficio a la organización es que el cashflow pueda ser más ágil, porque la información se tiene a la mano, se envía a la facturación, se realiza el proceso de cobranza y, pues, se reducen los tiempos de cobranza y aumenta el flujo de caja», desarrolló Carlos Alberto Icaza, director de servicios profesionales y preventa de HIXSA.

Soluciones «quick win»

En HIXSA proponen a los clientes soluciones quick win para tener un retorno de inversión ágil y observar beneficios tangibles. Posteriormente, se puede ir escalando.

«El tiempo promedio de retorno de inversión para un proyecto genérico de gestión documental es de aproximadamente diez meses. Obviamente, el caso de uso puede cambiar y puede aumentar o ajustarse al tiempo de retorno (…) Otro tiempo que tenemos como promedio es que, en tres años, tenemos un retorno de inversión de hasta 400%», detalló Icaza.

La automatización revoluciona la forma de compartir contenido

Los cambios tecnológicos han hecho que el futuro de la automatización de la gestión documental se convierta en presente, con la IA entrenando a las soluciones para que tengan algún tipo de aprendizaje de qué tipo de información está digitalizando. Y eso es algo que ya HIXSA ofrece a sus clientes.

«Ya las herramientas nos ofrecen capacidades para identificar qué tipo de documento es y organizarlos según sus detalles específicos de forma automática. Esto nos da más precisión y nos reduce tiempo», precisó Icaza.

IA Generativa para optimizar el procesos de compartir contenido

Además, la inteligencia artificial generativa permite tener, por ejemplo, un asistente personal al que se le puede preguntar solo los documentos que tiene una organización.

Respecto al permanente temor de la reducción de posiciones, el experto destacó que no se trata de sacrificar puestos de trabajo, sino de optimizar el trabajo que se realiza.

«Si alguien tiene como función revisar documentos, hay que buscar perfilar a esas personas para que hagan mejor uso de la inteligencia artificial generativa. Y entonces en vez de trabajar con dos documentos al día, podrá hacerlo con diez o doce y con mayor precisión.

La IA viene a facilitar el trabajo

Lo que buscamos hacer en estos casos es reenfocar la conversación y enviar el mensaje de que no vamos a sustituir ni vamos a mantener las cosas como siempre, sino que vamos a transformar la forma en la que las personas van a trabajar. Y para esto también se debe tomar en cuenta el skill set que van a tener esas personas, que va a estar más enfocado en utilizar las tecnologías de inteligencia artificial para realizar las actividades de forma más rápida», concluyó Carlos Alberto Icaza, director de servicios profesionales y preventa de HIXSA.

HIXSA es una empresa con más de 15 años de experiencia en la provisión de soluciones y en consultoría en servicios de TI, gestión de activos, gestión de servicios empresariales (seguridad, recursos humanos, facilities, atención a clientes, etc.), gestión documental, automatización de procesos robóticos y en consultoría en servicios de TI y con clientes en México y América Latina. Su enfoque se dirige hacia las personas, los procesos y la tecnología para brindar soluciones integrales que atiendan las necesidades de cada negocio desde una visión holística y con soluciones tecnológicas de amplio alcance: escalabilidad, innovación, automatización, compliance y seguridad.

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