¿Es momento de implementar una herramienta de gestión de documentos?

HIXSA

3 octubre, 2022

De acuerdo con una nueva Encuesta global de TI realizada por M-Files, casi el 70 por ciento de las organizaciones de servicios profesionales de la actualidad utilizan sistemas de administración de documentos/contenido. Los sistemas de administración de documentos pueden ayudar a que los documentos sean fáciles de encontrar, administrar y usar, lo que aumenta la productividad y reduce las frustraciones. En este post exploramos las ventajas de un software de gestión de la información con diferentes capacidades, y sobre todo, la capacidad de integrarse con otras herramientas.

Sin embargo, a menudo las empresas de servicios profesionales se sienten demasiado cómodas con la solución de Microsoft predeterminada y precargada, SharePoint, y se olvidan de hacer la pregunta: ¿SharePoint es realmente la solución adecuada para nuestras necesidades?

La mayoría de las organizaciones confían en el paquete Microsoft 365, simplemente porque cuando compran sus aplicaciones básicas de Microsoft Word, Excel y PowerPoint, las demás aplicaciones se incluyen en la misma suscripción. Y las soluciones de Microsoft son excelentes en su mayor parte: las herramientas son fáciles de usar de inmediato y no requieren mucha configuración o capacitación.

¿Por qué implementar una herramienta de gestión de documentos?

Sin embargo, a medida que estas herramientas de productividad continúan mejorando y se vuelven aún más fáciles de usar, el desafío de administrar eficientemente la producción resultante solo se vuelve más agudo. Los riesgos de la proliferación de documentos, la información en silos y las brechas de cumplimiento aumentan a medida que se vuelve más fácil para cualquier miembro de la organización crear, duplicar y compartir contenido rápidamente.

Agrega una gran firma de servicios profesionales con necesidades más exigentes, y ahí es cuando comienza el verdadero problema. Por ejemplo, las empresas de servicios profesionales a menudo trabajan en industrias reguladas con reglas estrictas para la confidencialidad y retención de datos. Si bien Microsoft puede tener capacidades en las suscripciones premium para respaldar algunos de estos requisitos, muy pocas empresas son competentes en la implementación de esas capacidades. Y si alguien invierte en la gestión de registros, por ejemplo, necesitas tener una herramienta diseñada para ello.

El otro gran desafío con el uso de aplicaciones de Microsoft para la gestión de la información gira en torno al hecho de que Microsoft no se centra en la organización de datos. La información sobre Microsoft 365 se extiende muy fácilmente a través de cuentas, equipos y carpetas personales de OneDrive.

El desafío de la integración de una herramienta de gestión de documentos

Al crear nuevos documentos y guardarlos en Microsoft 365, no es fácil saber dónde debe ir cada información. Y, dado que normalmente no se aplica la ley sobre dónde almacenar la información, esa información a menudo se pierde, lo que lleva a la duplicación y a una pesadilla en el control de versiones. Combina unidades de red heredadas y otras aplicaciones comerciales como CRM, y tendrás un completo caos de información.

¿Moraleja de la historia? El hecho de que SharePoint sea gratuito con la compra de Microsoft 365 no significa que sea la mejor solución para la gestión de documentos. Es probable que SharePoint no pueda adaptarse a tus necesidades comerciales cambiantes sin invertir mucho en desarrolladores para modificar o agregar, una solución insostenible que genera insatisfacción.

De hecho, los resultados de la Encuesta global de TI de M-Files 2022 indicaron que solo el 35,6 % de los trabajadores de servicios profesionales estaban muy satisfechos con su solución de gestión de documentos/contenido.

Las soluciones que se especializan en la gestión de la información, como M-Files, están diseñadas específicamente para mejorar el poder del trabajador del conocimiento, aumentar la coherencia, reducir los errores y mejorar la experiencia del personal.

M-Files es la herramienta de gestión de documentos

M-Files permite que la información se clasifique sin problemas y se etiquete fácilmente para su descubrimiento, todo mientras se aplican las reglas comerciales y las políticas de seguridad. Aprovecha los metadatos para optimizar la organización, la búsqueda y el uso compartido de documentos para aprender y ayudar a etiquetar documentos automáticamente, lo que permite a los empleados concentrarse en el trabajo real.

¿La mejor parte? M-Files se integra a la perfección en la suite de Microsoft 365 y ofrece una forma más eficiente de almacenar información en los repositorios. Nuestros clientes protegen sus procesos de información y garantizan el cumplimiento sin sacrificar los beneficios de productividad de su inversión en Microsoft 365.

El treinta y tres por ciento de las empresas de servicios profesionales encuestadas en la Encuesta global de TI de M-Files 2022 indicaron que sus organizaciones confían en las integraciones entre sistemas. Esto reafirma la necesidad de plataformas de gestión de documentos que se integren fácilmente con las principales plataformas digitales de trabajo de la actualidad, lo que permite a los trabajadores realizar sus labores diarias utilizando sus aplicaciones preferidas.

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Empresas de servicios profesionales que aprovechan M-Files además de la suite Microsoft 365:

  • Resuelve el desafío de la información aislada y el control de versiones
  • Automatiza los procesos que capturan todo el ciclo de vida del documento, teniendo en cuenta la evolución de los grupos de partes interesadas, sin duplicar el contenido.
  • Mantén una estructura de gestión de la información que sirva a toda la organización y que pueda evolucionar con las demandas cambiantes.
  • Garantiza el cumplimiento de los requisitos de indexación, capacitación, retención y otros requisitos de gestión de registros
  • Información segura con derechos de acceso dinámicos a nivel de documento que permiten un acceso temporal auditable sin copiar contenido
  • Evita la duplicación y la “gestión de contenido en la sombra” a través de herramientas de colaboración

Integra con aplicaciones de línea de negocios fuera del ecosistema de Microsoft para conectar y enriquecer documentos con sus contrapartes de bases de datos (por ejemplo, documentación tal como está construida con etiquetas ERP relevantes)

M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Ponte en contacto con nuestro equipo de asesores quienes te orientarán sobre cómo puedes empezar el el viaje de tu empresa hacía la transformación digital.

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