Es momento de reconsiderar tu estrategia de gestión de documentos

HIXSA

20 abril, 2020

Una mala gestión de documentos puede representar enormes pérdidas de dinero y recursos para una empresa, como un correo que no se envió de forma correcta o con información incorrecta o facturas perdidas entre varios repositorios de información. Por otro lado, una buena gestión de flujos de documentos puede darle a tu negocio una ventaja competitiva y aumentar la productividad. En este artículo te contamos cómo puedes mejorar la gestión de documentos con herramientas de automatización.

Esta es una época en que la competitividad de las empresas depende de la eficiencia. Aun así, existen nuevos desafíos para la productividad debido a problemas con los flujos de trabajo en la gestión de documentos. Por el contrario, las herramientas y tácticas de gestión de flujo de trabajo de documentos avanzadas pueden ofrecer incrementos increíbles de productividad. Descubre cómo la gestión adecuada del flujo de documentos aumenta la eficiencia y aún más, cómo la tecnología adecuada puede ayudarte a mejorar todas las áreas de tu negocio

Haz tu negocio más eficiente mejorando la gestión de documentos

La gestión del flujo de trabajo del documento simplemente se refiere al proceso de transferir información de una persona a otra durante varias etapas del proceso de negocio. Por lo general, el trabajo debe ser aprobado antes de que pase a la siguiente etapa. Por ejemplo, un proveedor puede enviar una factura a un comprador. Es posible que el comprador deba aprobarlo para que coincida con el pedido y enviar este documento al inventario para confirmar la entrega. Una vez confirmado, el inventario lo aprobará y enrutará la factura a las cuentas por pagar.

Este ejemplo puede parecer simple, pero probablemente ya conozcas los problemas que las ineficiencias en tu propio sistema de gestión de documentos pueden presentar a una empresa. En el ejemplo, las fallas en el proceso pueden conducir a violaciones de los términos de pago, problemas con pedidos futuros y mayores cargas de trabajo.

Problemas de mal manejo de documentos
Los problemas comunes incluyen la imposibilidad de encontrar documentos, problemas para abrir documentos enviados por correo electrónico de otros y la duplicación de información incorrecta en varios documentos. De cualquier manera, estos desafíos llevaron a una pérdida estimada de productividad de más del 20%, según una encuesta global de TI.

Colaboración mediante correo electrónico
Todavía es común encontrar empresas que envían documentos por correo electrónico de un lado a otro para colaborar. Esto genera múltiples copias del documento, ya que está en proceso de ser enviado por correo electrónico. En general, las discusiones también se producen en largos y engorrosos hilos de correo electrónico. Tampoco hay forma de asegurar que la versión final terminó en la bandeja de entrada de la persona que tiene la propiedad sobre los datos.

Problemas de versiones
Los métodos anticuados para compartir documentos crean problemas de versiones. Hacen que sea difícil asegurarse de que todos estén trabajando en la última iteración o incluso sepan cómo encontrarla. Bussines.com mencionó en una encuesta de Harris que el 83 por ciento de los encuestados dijo que las versiones de seguimiento causaban problemas.

Perdida de tiempo en búsquedas
Los trabajadores del conocimiento informaron que pasaron una cantidad excesiva de tiempo buscando los documentos que necesitaban para continuar con las tareas. Tratar con documentos extraviados o perdidos les llevó aún más tiempo. Cuando los empleados clave se van o se transfieren fuera de los departamentos, los archivos a menudo se pierden.

Falta de acceso remoto
Cada vez más, la fuerza laboral actual se ejecuta de forma remota. Confiar en copias impresas o incluso archivos electrónicos almacenados en la unidad de disco de alguien puede limitar la accesibilidad a los documentos necesarios. Tener un sistema solo en las instalaciones también puede alentar a los empleados a crear aún más copias no gestionadas de documentos, para que puedan llevarlos a casa o en viajes de negocios.

Gastos de aprobaciones y firmas manuales
Un proceso de aprobación y firma electrónica automatizado y conveniente puede ahorrar tiempo, garantizar resultados más rápidos y reducir los costos para manejar cada documento. De lo contrario, los empleados pierden aún más tiempo entregando documentos, pidiendo aprobaciones y luego esperándolos.

Seguridad y cumplimiento
En esta era de BYOD, la seguridad se ha vuelto cada vez más desafiante. Es comprensible que los empleados traten de descargar documentos en sus propios dispositivos para llevarlos a trabajar fuera de la oficina. Sin embargo, es difícil para las compañías proteger la información en dispositivos dispersos y también asegurarse de que el documento solo se use de la manera adecuada.

La gestión del flujo de trabajo de documentos hará que tu negocio sea más productivo

Los sistemas de gestión de documentos modernos, inteligentes y basados en la nube pueden abordar problemas comunes. Por ejemplo, el sistema puede tener reglas de entrada que minimizan los errores humanos y ayudan a garantizar que los empleados usen la última versión del documento correcto. Incorporan características como notificaciones y aprobaciones electrónicas para mantener el proceso de aprobación simplificado. También vienen con herramientas de colaboración incorporadas que eliminan la necesidad de requerir hilos de correo electrónico engorrosos.

Aún mejor, estos sistemas se ejecutan desde la nube, por lo que permiten acceder a los archivos desde casi cualquier lugar y en cualquier momento. Nadie tiene que viajar de regreso a la oficina o, lo que es peor, esperar a que alguien abra la puerta. Al mismo tiempo que mejoran la accesibilidad, estos sistemas de administración de documentos incorporan seguridad inteligente, por lo que la administración puede establecer reglas para garantizar que solo las personas adecuadas vean la información confidencial. Esto ayuda a garantizar la seguridad y el cumplimiento de las normas legales.

El sistema también mantiene un historial de versiones completo, por lo que es sencillo realizar un seguimiento de los cambios y ver el historial del documento en caso de problemas o auditorías. Finalmente, estos sistemas permiten a las empresas clasificar y etiquetar documentos. Esto garantiza que sea fácil para los empleados encontrar lo que necesitan y nunca perder el tiempo buscando documentos perdidos.

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Consulta la información original en inglés.