Preguntas más frecuentas sobre el uso de firmas electrónicas

Firma Electrónica Avanzada: Todo lo que tienes que saber

HIXSA

15 noviembre, 2023

Las firma electrónica avanzada es el punto final de cualquier proceso de negocio, y tal ves la parte más importante, sin embargo, aún en la llegada de 2024 resulta ser un reto para las empresas. la firma electrónica es un proceso que requiere, dinero, insumos, que corre el riesgo de errores, la pérdida de documentos, o simplemente que las agendas de ambas partes tarden en coincidir para cerrar el trato. Aunque ya existen las firmas electrónicas con las cuáles se podría acelerar rápidamente este proceso aun hay dudas sobre su seguridad y cómo usarlas.

Sin embargo, a pesar de todas las ventajas, existen muchas dudas sobre este método. En este post reunimos 8 de las preguntas más frecuentas acerca del uso de firmas electrónicas.

Preguntas más frecuentas sobre el uso de firmas electrónicas

1. ¿Las firmas electrónicas son iguales a las manuscritas?

Al igual que la firma manuscrita, la electrónica demuestra la decisión de una persona para autenticar el contenido de un documento. A nivel legal, son válidas, aunque hay varios tipos de firmas virtuales. Sin embargo, a nivel práctico no son iguales, aunque ambas puedan tener propósitos similares.

La firma manuscrita implica la acción física de escribir y en documento con tinta y en papel. Es una forma tradicional de autenticación y representa la identidad del firmante. Mientras que la firma electrónica es una versión digital de esta. Se crea y valida electrónicamente utilizando diferentes métodos que verifican la identidad del firmante.

2. ¿Cuántos tipos de firmas electrónicas hay en México?

Unas de las dudas más frecuentes sobre esta herramienta son acerca de los tipos, y es que no existe una sola clase. Estas se clasifican en niveles de acuerdo con la seguridad y tipo de documentos donde se pueden utilizar. En México se reconocen legalmente el uso de estas:

Firma Electrónica Simple (FES)

Se utiliza comúnmente en transacciones como contratos de arriendo, promesas de compra, declaraciones juradas, poderes simples, contratos de trabajo, renuncias, órdenes de compra… Se trata de un conjunto de datos electrónicos asociados a un documento que permite identificar al firmante y garantizar la integridad del contenido.

FEA (Firma Electrónica Avanzada)

Es un nivel más alto, ofrece un mayor grado de seguridad y autenticidad. Se basa en certificados digitales emitidos por autoridades acreditadas y utiliza tecnologías criptográficas para verificar la identidad del firmante y garantizar la integridad del documento firmado. En México, también se le conoce como Firma Digital.

Cualificada (FEC)

La de mayor nivel de seguridad y validez legal en el país. Se emite por un prestador de servicios de certificación acreditado y cumple con los requisitos establecidos en la legislación mexicana. La FEC utiliza certificados digitales que vinculan de manera única la identidad del firmante con la firma electrónica realizada.

e.Firma

Modalidad de la FEA, segura y confiable, que se tramita por medio del Servicio de Administración Tributaria (SAT) de forma gratuita con requisitos básicos como la Clave Única de Registro de Población (CURP) o con un Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Se emplea en diferentes trámites con entes del gobierno, así como para autenticar documentos financieros, fiscales e incluso jurídicos.

3. ¿Es legal la firma electrónica? ¿En qué trámites la puedo utilizar?

Si tienes dudas sobre la firma electrónica y su legalidad, debes saber que es completamente legal en México. Está respaldada por un marco específico como la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA) y su reglamento, así como otras disposiciones como el Código de Comercio. Estos reglamentos reconocen su validez y le otorgan valor jurídico.

4. ¿Qué tan segura es?

La firma electrónica cuando se emplea por los medios correctos es completamente segura y verificable, la propia ley establece los requisitos que debe cumplir para esto. De este modo tendrás acceso a un recurso legal y seguro que se ajusta al ISO/IEC 27001, así como un riguroso proceso de autenticación, verificación de identidad, clave de acceso, criptografía avanzada.

5. ¿Quién puede usarla?

En general, cualquier persona que tenga acceso a una plataforma o servicio de firma electrónica puede utilizarla. Esta no está limitada a un grupo específico de personas y puede ser utilizada por individuos, empresas, organizaciones gubernamentales y cualquier entidad que desee firmar documentos de manera electrónica.

6. ¿Qué tan rápido es el proceso de la firma de un documento?

En realidad, es algo muy rápido, que ahorra tiempo de diferentes formas, no es necesario imprimir el documento, llevarlo a un lugar específico y tampoco citar a los firmantes a una reunión o en su defecto enviar el documento hasta ellos.

7. ¿Cómo se utiliza?

El proceso de utilizar una firma electrónica puede variar dependiendo de la plataforma o servicio utilizado. Sin embargo, hay algunos pasos básicos que siempre deberás hacer:

  • Preparar del documento que deseas firmar electrónicamente en formato electrónico.
  • Selección del método de firma
  • Identificación y autenticación
  • Carga el o los documentos a firmar en formato Word o PDF junto con el documento de identidad de los firmantes escaneado por ambas caras.
  • Firma del documento desde cualquier dispositivo.
  • Espera su aprobación y la recepción de el mismo en tu correo electrónico.

8. ¿En qué trámites puedo usarla como persona física?

Como persona física, puedes utilizarla en una amplia gama de trámites y situaciones, por ejemplo:

  • Contratos, acuerdos y otros documentos legales.
  • Transacciones financieras.
  • Documentos laborales.
  • Declaraciones de impuestos.

Firmas electrónicas y digitalización

A pesar de las ventajas que existen en el uso de esta herramienta, aún no es muy común en los negocios. Es lógico si pensamos que muchas empresas tienen procesos heredados basados en papel e introducir un sistema puede producir grandes cambios y muchos negocios se resisten a eso. Es por ello que junto al proceso de implementar las firmas electrónicas también debe de existir un plan para digitalizar todos los procesos.

Actualmente existen múltiples herramientas que nos permiten cambiar nuestros sistemas de archivo basados en papel a sistemas digitales. Esto tiene muchas ventajas, como ahorros de tiempo al buscar un archivo, menor riesgo de alguna filtración o extravío además de procesos empresariales más eficientes, lo que influye directamente en la calidad del servicio o producto.

También te puede interesar: Caso de uso: Firma electrónica y enrutamiento de documentos

M-Files y Adobe Acrobat Sign

Las funciones de firma electrónica que ofrece el módulo Adobe Acrobat Sign amplían los flujos de trabajo de M-Files. La integración de M-Files se puede utilizar para cumplir con diversas especificaciones, buenas prácticas de fabricación, procedimientos generales y documentación de acuerdo con diversos estándares.

Descubre lo fácil que es para tus clientes, tus compañeros de trabajo y para ti enviar y firmar documentos electrónicamente desde cualquier dispositivo o navegador, o desde cualquier aplicación popular. Agenda una llamada y comprueba como puedes conseguir que firmen y se entreguen los documentos importantes en minutos, no días.

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