Gestión de contenido digital vs archivadores físicos

HIXSA

13 enero, 2022

Parece increíble que aún existan empresas que manejan los documentos de sus negocios en archivadores físicos. Si bien, los archivadores físicos pueden resultar costosos, imprácticos e incluso inseguros, en este post te compartimos las principales ventajas de las herramientas de gestión de contenido digital que te ayudarán a decidirte por iniciar la transformación de tu negocio.

Cualquiera que haya trabajado alguna vez en una oficina puede decirle que los archivadores son increíblemente comunes. Algunos los tienen ubicados estratégicamente en toda la oficina, otros los tienen en salas enteras dedicadas a la gestión de registros. Pero independientemente, son una parte necesaria de hacer negocios de la que los líderes en casi todas las industrias pueden dar fe.

Mucha gente no se da cuenta de que vivir en un mundo de documentos y procesos en papel, los enfrenta a diario a un tremendo volumen de costos ocultos, y esos archivadores de recursos humanos son los principales. De hecho, confiar en esos archivadores te está costando dinero en una amplia gama de formas diferentes, todas las cuales valen la pena explorar.

Los costos ocultos de vivir en un mundo basado en papel

Por mucho, uno de los mayores problemas asociados con los archivadores (y los registros en papel que se supone que ayudan a organizar) es que el papel se archiva incorrectamente. Los archivos que deberían estar en una ubicación muy específica no se encuentran en ninguna parte porque se colocaron en el archivador equivocado, se dejaron en el escritorio de alguien o se dejaron en la fotocopiadora después de que se realizó el trabajo administrativo.

Este es un problema importante, porque por cada minuto que alguien dedica a intentar localizar un registro, dedica menos tiempo a actuar sobre la información contenida en ese documento. Las personas que necesitan esa información para hacer su trabajo simplemente no la tienen y todos, incluidos los clientes a los que se ha dedicado a servir, sufrirán por ello.

Asimismo, esos archivadores hacen poco para abordar uno de los temas más importantes en la mente de los líderes organizacionales en todas partes: la seguridad. Claro, puedes poner un candado en ese archivador o establecer reglas sobre quién tiene acceso a cierta información, dónde y por qué. Pero tus archivadores no son rivales contra el hecho de que alguien puede simplemente entrar y sacar documentos cuando lo desees.

¿Qué sucede si tu lugar físico de negocios se incendia repentinamente y se quema hasta los cimientos? ¿Qué sucede si tu ciudad es azotada por un terremoto o un huracán y terminas sufriendo una pérdida total? La respuesta: pierdes toda esa información importante y el trabajo que representa, casi en un instante.

Pero tal vez la idea más condenatoria es el hecho de que los documentos en papel (y sus archivadores) simplemente ocupan demasiado espacio del que valen. Se ha estimado que cada archivador puede contener alrededor de 18 000 registros de recursos humanos o, aproximadamente, lo suficiente para representar a 90 empleados. ¿Sabía que solo 10 de estos archivadores pueden costar casi $ 3,000 por año solo en oficinas? Esto se debe a que un archivador suele tener unos siete pies cuadrados, y el costo promedio del espacio de oficina es de aproximadamente $40 por pie cuadrado, o aproximadamente $280 por archivador. Multiplica eso por el número total de archivadores en tu oficina y podrás ver cómo este problema puede salirse de control tan rápido.

Gestión Inteligente de Documentos

Sin embargo, cuando dejas atrás el mundo del papel y adoptas una solución inteligente de administración de documentos como M-Files, todos estos problemas se eliminan. Una solución como M-Files puede traer una era completamente nueva a la administración de documentos, ofreciéndote a ti y tus equipos de archivos la posibilidad de buscar de forma simple y que están organizados de manera consistente, lo que garantiza que toda la información que necesitas esté siempre allí.

Asimismo, este tipo de soluciones son inherentemente seguras. Los archivos están respaldados y protegidos de una manera que no solo te permite limitar el acceso a ciertos documentos en función de quién necesita o no usarlos, también, te permite volver a estar en funcionamiento rápidamente por medio de recuperación ante desastres y continuidad de los servicios comerciales.

Pero el beneficio más importante de todos es que una plataforma de administración inteligente como M-Files es exactamente eso: inteligente. Elimina el papeleo manual en favor de un sistema que siempre esté organizado, que envía la información a las personas adecuadas exactamente cuando la necesiten y que permita la automatización inteligente y características similares para agilizar los flujos de trabajo y ahorrar tanto tiempo como sea posible.

Entonces, si bien puede haber una época en la que esos archivadores de recursos humanos realmente eran un “costo de hacer negocios”, afortunadamente ese tiempo ya pasó. La era de la gestión inteligente de documentos está aquí, y el momento de aprovecharla es ahora.

M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Comienza tu transformación digital y cambia tu forma de hacer negocios. Contacta a nuestros experto y solicita una demostración personalizada.

Consulta la información original en inglés.

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