Gestión de contenido empresarial para alcanzar el éxito en el negocio

HIXSA

13 mayo, 2020

Los desafíos que trae esta nueva era digital parecen ir en aumento, todos los días las empresas enfrentan nuevos retos y es la misma tecnología la que les da el apoyo a las empresas para poder superarlos. La gestión de contenido es una de las áreas que más problemas enfrenta y donde ha habido mayor desarrollo en herramientas para la gestión correcta. En este artículo te contamos las claves para el éxito en la gestión correcta de la información.

La industria de servicios profesionales se ha transformado significativamente en la última década. Las interrupciones digitales, el aumento de la competencia y las demandas cambiantes del mercado están obligando a las empresas a cambiar la forma en que operan y atienden a los clientes. La industria de la consultoría de gestión empresarial no es una excepción a esto y existe una presión creciente para hacer más con menos para seguir siendo competitivos.

Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas para navegar en este panorama transformador? ¿Cómo pueden las empresas frenar la competencia?

La perspectiva de proyectos y documentos

En el mundo de la consultoría de gestión, la experiencia del cliente lo es todo. Por tanto, la capacidad de una empresa para cumplir de acuerdo con las expectativas del cliente está directamente relacionada con lo bien que una empresa puede administrar y cumplir con los proyectos, por consiguiente, los proyectos que se están presentando en esta industria son cada vez más complejos.

Un caso para la gestión de contenido del proyecto

Ahora, cuando las personas piensan en la gestión de proyectos, a menudo solo consideran aspectos como la gestión de tareas, la planificación, el establecimiento de hitos, la delegación, etc. Todo esto es importante, por supuesto, pero dentro de todas estas discusiones sobre la gestión de proyectos, hay una pieza de gestión de información que a menudo se pasa por alto. Y merece atención porque la mayoría de los proyectos de consultoría de gestión empresarial están envueltos en documentos.

Cualquier proyecto de cliente puede generar cientos de documentos. Muchos de estos documentos fluyen desde las fases iniciales del proyecto hasta el cierre, tocando los escritorios de varias personas en el medio. Muchos de estos documentos tienen un ciclo de vida y contexto particulares que deben ser administrados. Por ejemplo, un documento puede tener requisitos e información sobre cómo acceder y cuándo; o podría ser eliminado o retenido de acuerdo con un estándar particular. Todo esto es para señalar que los documentos del proyecto requieren su propio tipo de gestión y cuando las empresas lo hacen bien, puede tener un impacto significativo en sus capacidades de entrega y en cómo sirven a sus clientes.

Lo que hace un sistema de gestión de la información es ayudar a las empresas de consultoría a gestionar la documentación de sus proyectos para que sea accesible para las personas adecuadas, organizada de la manera correcta y gestionada de la manera que debería ser. Todo esto se hace con muy poco esfuerzo humano, lo que facilita los ciclos de vida de los proyectos y reduce la carga del trabajo manual en el personal.

Desde el punto de vista operativo de la empresa, una estrategia de gestión de la información puede sentar las bases de cómo se ejecutan los proyectos. Las características comunes de automatización y gobernanza, como los permisos de documentos y los flujos de trabajo, permiten a las empresas automatizar y estandarizar la forma en que se llevan a cabo los proyectos, con la capacidad de demostrar fácilmente a los clientes cómo se protege y gestiona su información confidencial.

Para aquellos que gestionan el proyecto, la gestión de la información brinda visibilidad de lo que sucede con el proyecto para que puedan trabajar mejor con el cliente y dirigir el proyecto en consecuencia.

Para aquellos que ejecutan el proyecto, la documentación fluye fácilmente a todos aquellos que tienen interés en el proyecto sin problemas de versiones desordenadas. Las funciones de colaboración, como la coautoría de documentos, el uso compartido y el control de versiones, eliminan las dolencias típicas que son el resultado de la colaboración de documentos, como la incapacidad de dar sentido a quién ha hecho qué y cuándo, o averiguar qué versión es la última y correcta.

En general, lo que espero comunicar en esta publicación es cómo usar un sistema de gestión de información para proyectos como M-Files, puede resolver muchos desafíos de entrega de proyectos. Además, es importante tener en cuenta que cuando los documentos y la información del proyecto se gestionan de manera eficiente y los procesos se automatizan, no solo reduce el desperdicio operativo, sino que permite al personal hacer más con su tiempo. Esto da como resultado un mejor servicio al cliente y una mayor eficiencia en toda la organización.

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Consulta la información original en inglés.