Un sistema de archivo digital, como su nombre indica, es una forma de utilizar la tecnología para convertir algunos de los sistemas de archivo más tradicionales con los que estás tratando, que van desde los archivadores normales hasta las pilas de carpetas que ensucian tu oficina, en un formato digital. Esto no solo facilita la búsqueda de la información que necesitas cuando más la necesitas, también facilita el proceso de almacenamiento de esos documentos a largo plazo. Un sistema de gestión de contenido empresarial (también llamado ECM), por otro lado, lleva este concepto un paso más allá. Sí, hace absolutamente todo lo que puede hacer un sistema de archivo digital, pero también trae consigo una amplia gama de características adicionales que debe tener en cuenta en el futuro.
Sistemas de archivo digital frente a gestión de contenido empresarial: descripción general
En términos generales, una solución de gestión de contenido empresarial aporta capas adicionales de seguridad, herramientas administrativas e incluso colaborativas que están perfectamente diseñadas para un entorno de oficina. Además de ser una gran oportunidad para ayudarte y a tus empleados a ser más organizados, también es un sistema escalable y eficiente que crece y evoluciona a medida que tu organización hace lo mismo.
Un sistema de archivo digital le brinda la capacidad de escanear y capturar documentos en papel o incluso digitales, creando un depósito central para almacenar y compartir esta información. Muchas empresas de todo tipo lo utilizan como una forma de reducir el desorden, al mismo tiempo que preservan adecuadamente su información y registros para que sea más fácil encontrar el avance.
Un sistema de gestión de contenido empresarial lleva esto al siguiente nivel al permitirle completar información detallada sobre cada documento o registro, también conocido como metadatos. Esto contribuye en gran medida a que el contenido sea mucho más fácil de buscar, lo que hace que sea más fácil de encontrar e incluso más fácil de extraer valor. Un sistema de gestión de contenido empresarial de calidad también incluirá características adicionales como el reconocimiento óptico de caracteres (u OCR) que pueden extraer información de un documento automáticamente y generar sus metadatos al instante.
Para obtener un ejemplo de cuán valioso puede ser esto, considera el tipo de trabajo que se está realizando en tu departamento de cuentas por pagar en este momento. Regularmente tienen la tarea de procesar facturas y compararlas con las órdenes de compra que envía a tus proveedores. Si tuvieras una solución de administración de contenido empresarial con OCR, podría automatizar en gran medida todo este proceso, liberando así la mayor cantidad de tiempo posible para que sus empleados de cuentas por pagar puedan concentrarse en asuntos más importantes.
Como se dijo, uno de los principales beneficios de un sistema de administración de contenido empresarial es que le permite buscar y almacenar documentos más fácilmente, especialmente en comparación con los registros en papel con los que está acostumbrado a tratar. En un nivel básico, un sistema de archivo digital puede ayudarlo a hacer esto al brindarle la oportunidad de buscar documentos según el nombre del archivo que estás buscando, el contenido y los metadatos asociados.
Sin embargo, con un sistema de gestión de contenido empresarial, también, puedes utilizar funciones como la coautoría y el control de versiones para ayudar a potenciar la colaboración en todos los ámbitos. Independientemente del tipo de negocio que estés llevando a cabo, es muy común que varias personas trabajen juntas en los mismos documentos. Con los controles de versión, obtienes un historial preciso del documento para que puedas ver cuándo se realizaron ciertos cambios, quién ejecutó esos cambios y, lo más importante, por qué. Esta es una gran ventaja para cualquier empresa que opere en una industria fuertemente regulada, siendo las finanzas la principal de ellas. El sistema de administración de contenido empresarial adecuado puede ayudarte a mantenerte actualizado en términos de cumplimiento, al mismo tiempo que te aseguras de que tu gente tenga la información más completa y útil para trabajar.
La facilidad de acceder a la información, el mayor beneficio
Para la mayoría de las empresas, el mayor beneficio de una solución de gestión de contenido empresarial tiene que ver con lo fácil que es acceder a tu información desde prácticamente cualquier lugar. Sí, un sistema de archivo digital probablemente ofrecerá aplicaciones de escritorio, web e incluso móviles. Pero solo un ECM también te brinda herramientas para restringir el acceso a los documentos, asegurándose de que las únicas personas que pueden acceder a ellos son las que necesitan expresamente esa información para hacer su trabajo.
Al final, tanto un sistema de archivo digital como una plataforma de gestión de contenido empresarial serán una situación significativamente mejor que una en la que todavía se trata de registros en papel. Pero para la mayoría de las empresas, solo un ECM ofrecerá la facilidad de uso, la facilidad de acceso, la colaboración, el cumplimiento y otras características necesarias para trabajar de manera más inteligente, no más difícil, todos los días.
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