Gestión de documentos, en la nube vs local

HIXSA

21 mayo, 2020

El migrar archivos e incluso la arquitectura del negocio a la nube, es una tendencia que ha crecido en los últimos años y todo indica que seguirá en aumento, aun así, eso no significa que debas migrar todos los archivos ahora mismo a la nube, es probable que no sea lo mejor para su negocio. En este artículo te contamos cuáles son las ventajas de una gestión en la nube o local.

La administración de documentos local versus en la nube … más una tercera opción de implementación híbrida, ¿cuál servirá mejor a tu organización?, nadie duda de que las empresas hayan mudado cada vez más su información y, a veces, incluso su arquitectura a la nube. Para fines de 2020, se espera que el 83 por ciento de las cargas de trabajo empresariales sean procesadas con computación y almacenamiento en la nube. Aún así, algunas organizaciones se han quedado con sus soluciones locales. Otros han dado un paso atrás para reconsiderar su rápida carrera hacia la nube por las preocupaciones sobre seguridad y control. En este artículo vamos a analizar cuales son las ventajas de una y de otra para encontrar la que se adapte mejor a las necesidades de tu organización.

Soluciones en la nube vs locales

Para comenzar, considera esta comparativa de alto nivel de soluciones locales versus soluciones en la nube:

Gestión de documentos local

En general, estos factores motivan a las empresas a mantener el software local:

  • La organización ya tiene un software heredado local que parece satisfacer sus necesidades
  • La organización tiene inquietudes sobre la seguridad, el control, la accesibilidad y el cumplimiento normativo en la nube.
  • Las normas de cumplimiento exigen que la organización mantenga ciertos datos en las instalaciones

Los sistemas de gestión de documentos locales requieren que las empresas instalen software con licencia en sus propias computadoras o red. También son totalmente responsables del mantenimiento de las versiones actuales, y algunos proveedores de software pueden cobrar tarifas adicionales por las actualizaciones. Además de comprar el sistema de software, la organización también necesita hardware para el almacenamiento y procesamiento; además de pagar para alimentar ese hardware.

Igual de importante, las empresas deben asegurarse de que tanto sus datos como su software estén protegidos contra una variedad de amenazas físicas y de seguridad contra computadoras, redes y bases de datos. Para manejar todas estas tareas, las organizaciones con administración de documentos local necesitan empleados de TI para mantener el hardware, el software, los datos y la seguridad.

Por lo general, todas las responsabilidades de hospedar sistemas locales se sumarán a mayores cargas de mano de obra y presupuestos. Aún así, esta elección asegura que la organización conserva el mayor control sobre su información. Pueden asegurarse de que la gestión de los sistemas y los datos se ajuste a las políticas de gobernanza únicas. Las empresas en industrias con regulaciones estrictas o sistemas particularmente sensibles pueden preferir atender personalmente esta tarea.

Incluso con la carga adicional, algunas compañías pueden no tener otra opción. Las regulaciones de cumplimiento pueden exigir que cierta información sea almacenada y encriptada localmente. Para estas organizaciones, una implementación híbrida puede ser una buena opción. Las soluciones híbridas ofrecen lo mejor de ambos mundos. Las soluciones híbridas pueden ofrecer control, cumplimiento y gestión de registros establecidos en las instalaciones, así como la experiencia de usuario flexible que los empleados buscan en su trabajo diario a través de aplicaciones basadas en la nube. Una infraestructura híbrida también elimina la necesidad de migración de datos, lo que permite a las organizaciones mantener el contenido heredado justo donde está.

Gestión de documentos en la nube

A diferencia de la gestión de documentos in situ, los sistemas de gestión de documentos basados en la nube asumirán la responsabilidad de instalar y mantener el sistema. Además, esta compañía de terceros proporcionará hardware para el procesamiento y el almacenamiento, incluido el mantenimiento, las actualizaciones necesarias, las ubicaciones físicas y los servicios públicos. Aunque la nube requiere datos confiables a un proveedor externo, muchas empresas de la nube pueden asumir la responsabilidad de la seguridad y las copias de seguridad.

Por lo general, la compañía simplemente paga una tarifa periódica que puede variar según su uso o la cantidad de cuentas que requieren. En general, las organizaciones también pueden aumentar o disminuir según sea necesario, por lo que pueden pagar solo por lo que necesitan. Eso es más difícil de hacer en una solución local. Principalmente, la gestión de documentos en la nube no requerirá un desembolso de capital para software, hardware o talento de TI. Los sistemas en la nube a menudo también ofrecen acceso remoto desde una variedad de dispositivos, por lo que pueden proporcionar más flexibilidad que los sistemas locales.

Local, en la nube o híbrida, ¿qué es mejor para el negocio?

La computación en la nube se ha vuelto cada vez más popular debido a sus beneficios. Facilita las cargas de trabajo y los presupuestos para las empresas. Esos beneficios han alimentado las predicciones de que la industria de la nube incrementará en $300 mil millones en el mercado para el próximo año.

Sin embargo, los gerentes de riesgos aún consideran que las preocupaciones sobre el acceso no autorizado a información sensible o regulada son un problema importante. La accesibilidad misma que permite a los usuarios iniciar sesión desde ubicaciones remotas puede parecer arriesgada. Pero para aquellos que el cumplimiento no requiere para mantener el almacenamiento local, un proveedor de nube de alta calidad que pueda proporcionar autenticación segura debería ser suficiente.

Por lo general, incluso las empresas con mayor aversión al riesgo pueden encontrar proveedores en la nube que brinden el nivel de seguridad que requieren. De hecho, dado que los proveedores de nube más grandes hacen que la ejecución de estos sistemas sea su negocio, tienen más recursos y mejores controles que algunos con otras prioridades. Es cierto que varias compañías aún pueden optar por priorizar su información por sensibilidad y buscar una solución híbrida que les permita mantener el nivel de control que requieren al ejecutar algunos sistemas locales y otros en la nube.

Si bien no hay una única para todas las empresas, es probable que la computación en la nube pueda beneficiar al menos algunos aspectos de la administración de sus documentos. Los servicios en la nube están siempre actualizados y lo hacen automáticamente, proporcionando siempre la experiencia más moderna y segura con la menor cantidad de esfuerzo en el mantenimiento para el cliente. Las organizaciones siempre pueden complementar la implementación en la nube con servidores locales y también migrar repositorios locales a la nube y viceversa.

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Consulta la información original en inglés.