La gestión de documentos en nube vs. local se ha convertido en una decisión crucial para las empresas, ya que facilita su transformación digital al proporcionar acceso a recursos informáticos flexibles y escalables, sin requerir grandes inversiones en infraestructura física.
Asimismo, esto permite a las empresas almacenar, procesar y analizar grandes volúmenes de datos de manera eficiente, con beneficios significativos, especialmente en términos de seguridad, control y escalabilidad; convirtiéndose en una opción atractiva para muchas empresas que buscan modernizar sus infraestructuras.
Gestión de documentos en nube vs. local: ¿cuál te conviene más?
Gestión de documentos local
En general, estos factores motivan a las empresas a mantener el software local:
- Ya tienen un software heredado local que parece satisfacer sus necesidades
- Posee inquietudes sobre la seguridad, el control, la accesibilidad y el cumplimiento normativo en la nube.
- Las normas de cumplimiento exigen ciertos datos en las instalaciones.
Los sistemas de gestión de documentos locales requieren que las empresas instalen software con licencia en sus propias computadoras o redes, asumiendo la responsabilidad total del mantenimiento y las actualizaciones. Algunos proveedores, además, pueden cobrar tarifas adicionales por estas mejoras.
Además de adquirir el software, también es necesario contar con hardware adecuado para el almacenamiento y procesamiento de datos, lo que implica costos adicionales tanto para adquirir como para mantener dicho equipo en funcionamiento.
Las empresas también deben garantizar la seguridad tanto de sus datos como de su software, protegiéndolos de amenazas físicas y digitales. Para ello, las empresas que gestionan documentos de forma local necesitan un equipo de TI dedicado que mantenga el hardware, software y la seguridad de los sistemas.
Otro factor es que la gestión de documentos local conlleva mayores costos de personal y recursos, pero asegura un mayor control sobre la información. Sin embargo, aunque permite que las empresas ajusten la gestión de datos a sus políticas de gobernanza, esta opción no siempre es la más eficiente.
Ante este escenario, las empresas se ven limitadas por la infraestructura y el mantenimiento constante del hardware y software. Además, el riesgo de vulnerabilidades y la dificultad para escalar según las necesidades del negocio hacen que la gestión local no sea la solución más óptima, incluso para aquellas en sectores con regulaciones estrictas o que manejan información sensible.
Una posible solución podría ser una tecnología híbrida, la cual combine el control y cumplimiento local con la flexibilidad y experiencia de usuario que ofrecen las aplicaciones en la nube, sin necesidad de migrar datos heredados.
Gestión de documentos en la nube
A diferencia de la gestión de documentos in situ, los sistemas de gestión de documentos basados en la nube asumirán la responsabilidad de instalar y mantener el sistema. Además, esta compañía de terceros proporcionará hardware para el procesamiento y el almacenamiento, incluido el mantenimiento, las actualizaciones necesarias, las ubicaciones físicas y los servicios públicos.
Aunque la nube requiere datos confiables a un proveedor externo, muchas empresas de la nube pueden asumir la responsabilidad de la seguridad y las copias de seguridad.
Por lo general, la compañía simplemente paga una tarifa periódica que puede variar según su uso o la cantidad de cuentas que requieren. En general, las organizaciones también pueden aumentar o disminuir según sea necesario, por lo que pueden pagar solo por lo que necesitan.
Eso es más difícil de hacer en una solución local. Principalmente, la gestión de documentos en la nube no requerirá un desembolso de capital para software, hardware o talento de TI. Los sistemas en la nube a menudo también ofrecen acceso remoto desde una variedad de dispositivos, por lo que pueden proporcionar más flexibilidad que los sistemas locales.
Local, en la nube o híbrida, ¿qué es mejor para el negocio?
La computación en la nube ha ganado popularidad gracias a sus numerosos beneficios, que simplifican las cargas de trabajo y optimizan la gestión de presupuestos para las empresas. Esta tecnología no solo ofrece flexibilidad y escalabilidad, sino que se considera superior a las soluciones locales en muchos aspectos.
A pesar de los avances en la nube, algunos gerentes de riesgos siguen identificando las preocupaciones sobre el acceso no autorizado a información sensible o regulada como un problema crítico. Sin embargo, para aquellas organizaciones que no están sujetas a normativas que exijan almacenamiento local, contar con un proveedor de nube de alta calidad que ofrezca autenticación segura es más que suficiente y, a menudo, más seguro que mantener sistemas locales.
Incluso las empresas más cautelosas pueden encontrar opciones en la nube que garantizan el nivel de seguridad requerido. Los grandes proveedores de servicios en la nube invierten significativamente en la eficacia de sus sistemas, superando los estándares de seguridad de las empresas que priorizan otros aspectos. Esto demuestra que la nube puede ser una solución más eficaz y segura.
Si bien algunas compañías prefieren priorizar la sensibilidad de su información y optan por soluciones híbridas, es innegable que la computación en la nube ofrece numerosos beneficios en la gestión de documentos. Los servicios en la nube se actualizan automáticamente, garantizando siempre la experiencia más moderna y segura con un mantenimiento mínimo.
Además, las organizaciones pueden complementar su infraestructura en la nube con servidores locales, permitiendo la migración de datos entre almacenamiento local y la nube según sus necesidades.
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