Gestión de documentos para cuentas por pagar

HIXSA

27 octubre, 2021

De lejos, el factor más importante que contribuye al éxito de tus esfuerzos de transformación digital se puede resumir en una sola palabra: Datos. Es por ello que la gestión correcta de tus datos puede ser la mejor herramienta para mejorar los procesos de tu empresa. Una de las áreas más rezagadas en la gestión de la información es el área de cuentas por cobrar. En este blog analizaremos la gestión de documentos en el área por cobrar, sus ventajas y cómo mejorar los procesos actuales en el negocio con el apoyo de herramientas tecnológicas.

El tipo de datos que tu empresa crea, almacena y comparte a diario es intrínsecamente valioso. Pero al mismo tiempo, los volúmenes de datos se están disparando, lo que significa que la mayoría de las empresas están teniendo dificultades para descubrir cómo procesar esos datos, y mucho menos para aprovechar todo su potencial para tomar decisiones mejores y más informadas en el futuro.

Por eso, si estás buscando oportunidades en toda tu empresa para extraer más valor que nunca de tus datos, debes comenzar tus esfuerzos con tu departamento de cuentas por pagar. Tu departamento de cuentas por pagar tiene la clave de toda la información financiera importante relacionada con tu negocio. Pueden brindarte información importante sobre las tendencias de los clientes e incluso las preferencias de pago que de otro modo no se habrían descubierto. También pueden ayudarte a capitalizar las posibles oportunidades de ahorro de costos dentro de tu negocio, algo que es especialmente importante dado todo lo que está sucediendo en el mundo en este momento.

Aprovechar los datos de tus cuentas a pagar

El tipo de datos que genera tu departamento de cuentas por pagar va mucho más allá de las transacciones financieras dentro de tu empresa. Puedes descubrir información invaluable relacionada con los tipos de compras que se realizan dentro de tu negocio. Puedes mostrarle los métodos y plazos de compra preferidos y más utilizados. También puedes mejorar tu comprensión del flujo de caja de tu empresa.

Esto trae consigo una amplia gama de beneficios, todos los cuales vale la pena explorar. Puede brindarte la información que necesitas para reconocer oportunidades para negociar condiciones de pago, por ejemplo, y así ahorrar dinero de inmediato. Puede ayudarte a aprovechar los descuentos de proveedores a los que puedes acceder y que, de otro modo, no hubieras conocido. Puede mostrarte aquellos servicios que pueden no ser tan rentables como crees que son, lo que significa que deben retirarse.

Pero lo más importante es que todo esto puede ayudarte a maximizar tu capital de trabajo de una manera que pueda brindarte seguridad sobre tu deuda a corto plazo y tus gastos mensuales.

Por supuesto, para llegar a este punto, deberás estar en condiciones de adoptar la automatización tanto como sea posible, todo de una manera que respalde el uso de datos de las cuentas por pagar de una manera mejor que nunca. Al digitalizar y automatizar los procesos comerciales clave dentro de tu departamento de cuentas por pagar mediante un sistema de administración de contenido empresarial o un sistema de administración de información inteligente como M-Files, puedes rastrear fácilmente la cantidad total de facturas que se procesan durante un período de tiempo preciso. Desde la perspectiva de tu equipo de cuentas por pagar, esto les da la oportunidad de evaluar mejor los recursos para tomar mejores decisiones en lo que respecta a la asignación.

Incluso pueden utilizar esta información para identificar los tipos de cuellos de botella de productividad que simplemente ya no tienen por qué existir. A través de una combinación de informes de procesos automatizados, los gerentes pueden ajustar las cargas de trabajo para tener en cuenta los momentos de mayor trabajo y los más lentos a lo largo del año, maximizando así la productividad de una manera significativa.

Pero aprovechar al máximo los datos de tus cuentas por pagar también implica maximizar los tipos de información y recomendaciones obtenidas de esos datos, lo que significa que debes asegurarte de que fluya hacia la cima de tu negocio, donde perteneces. Al trabajar en estrecha colaboración con los equipos ejecutivos, el departamento de cuentas por pagar puede utilizar estos datos como una herramienta estratégica legítima para el crecimiento empresarial.

Todo esto depende de la capacidad de una empresa para modelar y ejecutar rápidamente los procesos comerciales, lo que ayuda a la organización a mejorar constantemente la experiencia del cliente y a seguir siendo competitiva. Al utilizar datos para optimizar las operaciones de una manera más orgánica e inteligente, puedes ayudar a ser un factor importante que contribuya a una ventaja significativa en tu mercado.

Al final, siempre es importante recordar que una de las principales prioridades de cualquier negocio consiste en comunicarse y distribuir a los clientes de manera más eficiente todo el tiempo. Esa, en esencia, es la razón por la que los datos que genera tu departamento de cuentas por pagar son tan cruciales. Permite que el propio departamento vaya más allá de su función tradicional en el back office, alineándose más estrechamente con el liderazgo ejecutivo de una manera que impulse el crecimiento comercial legítimo tanto como sea posible. Cuando también consideras que es un factor clave que contribuye al éxito de la transformación digital de tu organización, es fácil ver por qué este es un concepto al que debes prestar mucha atención en el futuro.

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