La gestión de la información digital es uno de los principales retos de seguridad que enfrentan las empresas hoy en día debido a la enorme cantidad de datos que generan. Pero, ¿cómo pueden administrar estos recursos de manera efectiva en entornos de trabajo remoto, híbrido o presencial?
Es esencial que las empresas faciliten el acceso a los datos clave cuando se necesitan, garantizando que la información sea precisa, segura y esté disponible en tiempo real.
Esto no solo mejora su eficiencia operativa, sino que también reduce los riesgos asociados con la gestión manual de documentos, permitiendo una toma de decisiones más rápida y confiable.
Gestión de la información digital, clave para las empresas
Desde la pandemia, las empresas se han dado cuenta de la realidad del acceso y la gestión de la información digital en un entorno laboral cambiante; detectando tres factores clave que deben considerarse:
- La información está dispersa en toda la empresa, en carpetas de red, en la nube o en sistemas on-premise, lo que dificulta su localización.
- Los miembros del equipo también están dispersos por todo el mundo, ya no están confinados de forma segura dentro de la red de la oficina.
- La seguridad de los datos y el riesgo de cumplimiento adquieren aún más importancia, lo que obliga a las organizaciones a fortalecer sus medidas de protección y gestión de la información.
Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas para gestionar la información de manera efectiva en un entorno laboral cambiante? Una de las claves es facilitar el acceso a la información crítica en el momento en que se requiera, asegurando que todos los empleados puedan encontrar lo que necesitan sin complicaciones.
Asimismo, es esencial respaldar los métodos de trabajo establecidos, incluyendo protocolos de gobernanza y cumplimiento que garanticen la integridad y la seguridad de los datos.
La información debe considerarse un activo valioso que beneficie a los empleados, empoderándolos en sus tareas, en lugar de que estos se vean obligados a esforzarse para acceder a ella.
Al adoptar este enfoque, las empresas no solo mejoran su eficiencia, sino que también fomentan una cultura de colaboración y responsabilidad.
Visibilidad y control para la organización
La empresa necesita visibilidad sobre qué información hay, dónde está, quién interactúa con ella y cómo interactúan con ella. Cuando hay visibilidad completa sobre los activos de información, las empresas están en mejores condiciones para identificar y abordar las vulnerabilidades de seguridad.
Y como beneficio adicional, con esta visibilidad, también existe la posibilidad de proporcionar fácilmente evidencia de cumplimiento de los estándares de seguridad de la información. Esto, por ejemplo, hace que sea fácil demostrarle a un cliente cómo se maneja y protege su información confidencial.
Además, la empresa necesita control sobre cómo se crea, almacena, archiva, retiene, accede, comparte y procesa la información. Es imposible asegurar algo sobre lo que no se tiene control. Pero con las herramientas y prácticas adecuadas de gestión de la información, toda la información se controla de forma segura.
No hay seguridad sin una gestión adecuada de la información. No hay una gestión adecuada de la información sin control. Y no hay control sin visibilidad. Es un ciclo donde todas las piezas son codependientes y deben estar en su lugar correcto.
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