Según un estudio de IBM , el 24% de las violaciones de datos son causadas por errores humanos. Algunas de estas infracciones son el resultado de ataques de phishing o una protección deficiente del dispositivo, mientras que otras son el resultado de una mala gestión de documentos de rutina. En otras palabras, una gran parte de las violaciones de datos son el resultado de comportamientos humanos específicos. Entonces, ¿Qué pasaría si hubiera una forma de eliminar el error humano de la ecuación?
Eso no significa que la gente no cree, edite y comparta documentos. Lo harían. Pero en lugar de utilizar el tiempo para pensar en buenas prácticas de archivo o intercambio de datos, podrían centrarse en sus tareas centrales y en el trabajo que requiere la interacción humana. Entonces, ¿cómo terminamos en una situación en la que los humanos son el eslabón más débil?
Para entender cómo llegamos aquí, debemos retroceder a un tiempo antes de las computadoras, cuando había una sala de archivos llena de carpetas de papel y un empleado encargado de gestionarlas. Esta persona sabía dónde estaba cada cosa y quién podía acceder a la información, utilizando sus propios métodos.
Con la llegada de unidades y carpetas de red, trasladamos esa sala de archivos al ámbito digital, pero dejamos al empleado a cargo. Ahora, el personal debe controlar y gobernar la información, y aquí es donde surge el problema. Las empresas necesitan un controlador de información, y afortunadamente, la tecnología moderna nos ofrece una excelente solución.
Llamadas de trabajo remotas para mejorar el control
En la actualidad que existe cada vez más trabajo remoto la necesidad de controlar cómo se encuentran, acceden, editan, comparten y almacenan los documentos es más grande que nunca. Es mucho más difícil preguntarle a un colega sobre un documento ahora que ya no comparte el mismo espacio de trabajo.
Debido a que las personas tienden a buscar el camino de menor resistencia, es crucial implementar buenas prácticas de gestión de documentos. Las soluciones personales para compartir archivos pueden causar fugas de datos, mientras que enviar documentos como archivos adjuntos genera confusión de versiones. Además, tener versiones duplicadas dificulta saber en cuál confiar. Sin herramientas fáciles de usar para automatizar y guiar la gestión de documentos, estos problemas pueden complicar las estrategias de cumplimiento y podrían evitarse.
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Gestión de la información: nuevo encargado del almacén de archivos
Una forma de controlar cómo se comporta el personal es crear un protocolo, procedimiento, y capacitar al personal sobre la importancia de la seguridad de la información y su adecuada gestión.
Sin embargo, otra forma es aprovechar la tecnología y específicamente la tecnología de gestión de la información para automatizar el comportamiento y la interacción de las personas con la información. Con este enfoque, el personal no tiene que pensar en buenas prácticas de archivo o intercambio de datos, y en su lugar puede concentrarse en sus tareas y trabajo principales.
La gestión de la información no solo asegura el control del contenido confidencial, sino que también mejora cómo el personal interactúa con la información. Cuando el sistema gestiona automáticamente los documentos, los empleados no tienen que preocuparse por su almacenamiento, permitiéndoles enfocarse en su tarea principal.
Estos sistemas definen cómo el personal almacena, accede, comparte y gestiona documentos y contenido según los estándares de la empresa. Las organizaciones pueden implementar políticas de retención, automatizar procesos de edición y aprobación, y respaldar flujos de trabajo comerciales. Además, el control de derechos de usuario y acceso se facilita con metadatos, mientras que la gestión de versiones y auditorías se vuelve automatizada.
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